Gestão eletrônica de documentos
Gestão eletrônica de documentos preparada para a auditoria
Cada documento guarda as versões, a aprovação que o sustenta e o registro de quem o abriu.
O repositório
Organização e localização dos documentos
Navegação por pastas
Pastas em árvore, favoritas e recentes; tipo, validade, tamanho e data na linha; Ver e Baixar na própria linha, com a miniatura da primeira página.
Envio de pastas inteiras
As subpastas chegam como estão, e a plataforma sugere tipo, assunto e título pelo caminho e pelo nome, para conferir antes de enviar.
Classificação e busca
Tipo, sociedade e assunto obrigatórios na entrada, e a busca global mostra onde cada arquivo está.
Visualização e reversão de movimentações
O documento abre em uma janela, com zoom e impressão, e mover para a pasta errada tem a opção de desfazer.
Aviso de vencimento
Certidões, apólices e certificados com aviso antes do prazo.
Compartilhamento por link
Link de documento ou de pasta, com código por e-mail, validade e revogação; o link de pasta é suspenso se ela passar a ser restrita.
Compliance
Requisitos de compliance
Pastas com exigência
Modelos da Lei 6.404 ou de boas práticas, e a aba “O que falta” com a situação de cada pasta.
Vínculo com a aprovação
O documento fica ligado à deliberação que o aprovou e não pode ser apagado enquanto a ligação valer.
Versões com restauração
O arquivo trocado vira versão, com autor, data e motivo, e pode ser restaurado.
Auditoria
Rastreabilidade para a auditoria
Documento retido
Em litígio, auditoria ou fiscalização, com motivo: não pode ser apagado nem ter o arquivo trocado.
Registro de acesso aos documentos
Abrir e baixar entram no registro de atividades, com a versão lida, consultado pelo administrador.
Identificação no PDF
O PDF baixado por quem está conectado leva nome, e-mail e hora. A ata assinada não recebe a marca.
O que fica de fora
O que fica de fora
Marca d’água em outros formatos
A marca vai no PDF. Planilhas, textos e PDFs entregues por link de compartilhamento não a recebem.
Perguntas frequentes
Um documento em litígio pode ser preservado?
Sim. O administrador marca o documento como retido, com o motivo. Enquanto a retenção valer, ele não pode ser apagado nem ter o arquivo trocado, e reter e liberar ficam registrados.
É possível saber quem abriu um documento?
Sim. Abrir e baixar entram no registro de atividades, com a versão lida, e o administrador consulta quem abriu cada documento.
O que acontece quando uma política é revisada?
O arquivo novo passa a valer e o anterior vira versão, com autor, data e motivo. Se a política estiver ligada a uma deliberação, a ficha mostra em qual versão a aprovação foi registrada.
Como saber o que está faltando?
Pelas pastas com exigência. A aba “O que falta” mostra as pastas sem documento, vencendo, com revisão vencida ou com validade vencida.
Sonarview Boards
A gestão de documentos do Sonarview Boards
Sonar Labs® · Sonarview® · Inteligência Antecipatória