KPI (key performance indicator, ou indicador-chave de desempenho) é o número que mostra, de forma contínua, se uma atividade da empresa vai bem: margem, prazo de entrega, cancelamento de clientes. OKR (objectives and key results, ou objetivos e resultados-chave) é um método de metas: um objetivo para um ciclo, em geral de três meses, com três a cinco resultados-chave mensuráveis que dizem se ele foi alcançado. O KPI acompanha a operação o tempo todo; o OKR organiza a mudança que a empresa decidiu buscar no ciclo, e os dois funcionam juntos.
O que é KPI
Indicador é qualquer número que a empresa acompanha. KPI é o indicador escolhido porque mostra o desempenho de algo que importa para o resultado. Uma empresa pode medir dezenas de indicadores e eleger poucos como KPIs.
Um KPI útil tem seis elementos escritos:
- Fórmula: como o número é calculado, sem margem para duas leituras.
- Fonte: de onde vêm os dados.
- Frequência: diária, semanal ou mensal.
- Linha de base: o valor de partida, medido antes de definir a meta.
- Meta ou faixa aceitável: o valor esperado e o prazo.
- Dono: a pessoa que responde pelo número e explica o desvio.
Exemplos de KPIs para uma pequena e média empresa:
| Área | KPI | Fórmula resumida | |---|---|---| | Vendas | Taxa de conversão de propostas | Propostas aceitas ÷ propostas enviadas | | Financeiro | Margem bruta | (Receita − custo direto) ÷ receita | | Financeiro | Prazo médio de recebimento | Contas a receber ÷ faturamento a prazo × dias do período | | Clientes | Churn | Clientes perdidos no período ÷ clientes no início do período | | Operação | Entregas no prazo | Entregas no prazo ÷ total de entregas | | Atendimento | Tempo de primeira resposta | Média do tempo entre a chegada do pedido e a primeira resposta | | Pessoas | Rotatividade | Desligamentos no período ÷ quadro médio |
O que é OKR
O OKR foi criado por Andy Grove na Intel e levado ao Google em 1999 por John Doerr, que ajudou a difundir o método. A estrutura tem duas partes:
- Objetivo: o que a empresa quer alcançar no ciclo, escrito em uma frase qualitativa. Exemplo: “Ser o fornecedor preferido dos restaurantes da região metropolitana”.
- Resultados-chave: de três a cinco números que mostram se o objetivo foi alcançado. Exemplos: “Passar de 40 para 70 restaurantes ativos”, “Reduzir o atraso de entrega de 9% para 3%”, “Elevar a nota média de satisfação dos restaurantes de 7,8 para 8,8”.
O ciclo é normalmente trimestral. No fim do trimestre, cada resultado-chave recebe uma nota pelo quanto foi alcançado, e o objetivo pode continuar no ciclo seguinte. Iniciativas são as ações que a equipe executa para mover os resultados-chave; elas não são resultados-chave.
A diferença entre KPI e OKR
| | KPI | OKR | |---|---|---| | Pergunta que responde | A operação está saudável? | Que mudança vamos buscar neste ciclo? | | Horizonte | Contínuo | Ciclo definido, em geral um trimestre | | Natureza | Um número com meta ou faixa | Um objetivo qualitativo com resultados-chave numéricos | | Quando muda | Raramente; a fórmula fica | A cada ciclo, conforme a prioridade | | Quantidade | Poucos por área | Poucos objetivos por ciclo, cada um com 3 a 5 resultados-chave |
Para John Doerr, o KPI mede a saúde da operação, e o OKR mede a mudança buscada. Muitas vezes, um resultado-chave é o movimento de um KPI dentro do trimestre. A entrega no prazo, acompanhada todo mês como KPI, vira resultado-chave quando a empresa decide melhorá-la de 91% para 97% até o fim do ciclo.
Como usar os dois juntos
- Defina os KPIs de cada área, com os seis elementos escritos.
- Olhe os KPIs fora da faixa ou os que a estratégia pede para mover. Eles são os candidatos a objetivo do próximo ciclo.
- Escreva poucos objetivos por ciclo. Com poucos objetivos, cada um tem dono e acompanhamento semanal.
- Para cada objetivo, defina os resultados-chave com linha de base, valor-alvo e prazo.
- Desdobre em iniciativas, cada uma com responsável e prazo.
- Mantenha os KPIs que não viraram objetivo no acompanhamento mensal. Eles mostram se a mudança de uma área está piorando outra.
Como acompanhar sem planilha
O acompanhamento depende de uma rotina com data e de um lugar onde cada número tem dono e histórico.
- Toda semana: cada dono de resultado-chave atualiza o valor, marca se está no prazo, em risco ou atrasado, e diz o que travou.
- Todo mês: a diretoria revê os KPIs de todas as áreas e os resultados-chave do trimestre, e decide o que muda.
- Todo trimestre: fechamento do ciclo, nota de cada resultado-chave, lições registradas e novos objetivos.
Na planilha compartilhada, a atualização de um número substitui o valor anterior, a menos que alguém guarde uma cópia; o dono aparece só como um nome numa coluna; e a decisão tomada na reunião fica em outro arquivo. Num quadro de execução, cada resultado-chave vira uma frente com dono, cada iniciativa vira um cartão com responsável e prazo, e o histórico de cada atualização fica guardado no próprio cartão.
Um exemplo
Pense numa distribuidora de alimentos de Goiânia, com 40 funcionários, que atende restaurantes e mercados de bairro. Os KPIs mensais são margem bruta, ruptura de estoque, prazo médio de recebimento, churn de clientes e entregas no prazo.
No fechamento do trimestre, as entregas no prazo caíram para 88% e o churn de restaurantes subiu. A diretoria define um objetivo para o ciclo seguinte, “Recuperar a confiança dos restaurantes”, com três resultados-chave: entregas no prazo de 88% para 96%, churn mensal de restaurantes de 5% para 2% e 30 visitas a restaurantes que deixaram de comprar. As iniciativas, como a nova janela de roteirização e a rotina de visita do gerente comercial, viram cartões com dono e prazo. A margem bruta e a ruptura continuam no acompanhamento mensal, para mostrar se a mudança na entrega afetou o custo.
Os erros mais comuns
- Chamar tarefa de resultado-chave, como “lançar o site novo”, que é iniciativa.
- Definir meta sem linha de base, o que impede saber se houve avanço.
- Deixar KPI sem dono, sem ninguém para explicar quando ele sai da faixa.
- Abrir objetivos demais no mesmo ciclo.
- Revisar só no fim do trimestre, quando não há mais tempo de corrigir.
Como o Sonarview Flow ajuda
No Sonarview Flow, você escolhe o framework de medição, OKR ou BSC, e ele se desdobra em metas e indicadores nas ferramentas de controle. O plano aprovado vira quadro de execução no mesmo dia, sem redigitar: cada iniciativa vira uma frente com dono, e cada ação, um cartão com responsável, prazo, prioridade, marco e métrica. Cada pessoa vê a sua frente, e o gestor acompanha num painel quem está em dia, o que travou e onde intervir.
Antes da entrega, a régua do plano aponta KPI sem linha de base, meta sem prazo, iniciativa sem dono e risco sem mitigação, com o que corrigir. Com receita, margem, churn, CAC e LTV reais, a plataforma compara o realizado com o que o plano previu, e o desvio aparece com direção e tamanho durante o ciclo. Para ver o acompanhamento de metas na prática, leia também Monitoramento de metas: acompanhar o que foi decidido.