Uma tarefa é um lembrete com responsável e prazo, ligado a um negócio, a um contato, a uma proposta ou a um contrato. Ela avisa quem precisa agir e fica registrada até alguém concluir.
Onde criar uma tarefa
- No negócio: abra o negócio, vá à aba Tarefas e clique em Nova tarefa.
- No Funil: no pé de cada cartão há o botão Tarefa. Ele abre a mesma janela, sem sair do quadro.
- Na ficha do contato: aba Tarefas, botão Nova tarefa.
- No contrato, no rastreio da proposta (a tela do mapa de calor) e na Biblioteca: no bloco Tarefas de acompanhamento. Nesses lugares a tarefa fica com quem a criou e avisa pelo sino e por e-mail quando o prazo chega.
- A partir de uma reunião: na aba Transcrições do negócio, o botão Tarefas cria uma tarefa para cada próximo passo que a reunião trouxe. Elas ficam com o vendedor do negócio (sem vendedor, com quem clicou) e nascem sem prazo.
O que preencher na Nova Tarefa
- Título da tarefa, o único campo obrigatório. Por exemplo: “Ligar para confirmar a proposta”.
- Descrição, se quiser dar mais detalhes.
- Responsável: quem recebe o lembrete. Já vem com o dono do negócio ou do contato. Se ficar “Sem responsável definido”, a tarefa fica com quem a criou.
- Data e hora limite: já vem com 24 horas à frente. Os atalhos Em 2 horas, Amanhã às 9h e Próxima semana preenchem a data sem abrir o calendário.
- Lembrar também por: ligue a chave WhatsApp, a chave E-mail ou as duas.
- Clique em Criar Tarefa.
Os lembretes
- Sino de notificações: sempre. O responsável recebe o aviso quando o prazo chega. A tarefa sem prazo, ou com um prazo que já passou, avisa na hora em que é criada.
- E-mail: vai para o e-mail do responsável.
- WhatsApp: vai para o número de avisos da organização, que o administrador cadastra em Configurações › Números e alertas. Não vai para o celular de cada pessoa. A mensagem sai pelo número da organização conectado por QR; sem esse número conectado, o lembrete por WhatsApp não sai.
Os lembretes por e-mail e por WhatsApp contam na franquia mensal do plano. Se a franquia do mês acabar, o lembrete daquele canal não sai; o aviso do sino continua.
Concluir e reabrir uma tarefa
Ao lado de cada tarefa há uma chave com a palavra Concluir.
- Clique na chave ou na palavra. A chave liga na hora, a palavra muda para Concluída e a tarefa fica riscada.
- Enquanto o Hub grava, um segundo clique na mesma tarefa não faz nada. Ele não desfaz o primeiro.
- Na aba Tarefas do negócio, a tarefa concluída mostra Concluída em e a data.
- Para reabrir, clique de novo na chave.
A mesma chave aparece na aba Tarefas do negócio, na ficha do contato, no contrato, na proposta e na Biblioteca.
Se o Hub não conseguir gravar, a chave volta para como estava e a tela diz o motivo. Por exemplo:
| O que a tela diz | O que fazer |
|---|---|
| “A tarefa não foi alterada. Você não tem permissão para esta ação.” | O seu papel não permite mexer em tarefas desta área. Fale com quem administra a organização. |
| “A tarefa não foi alterada. Este registro pertence a outra pessoa.” | A tarefa é de outra pessoa, em um negócio que não é seu. Peça ao responsável. |
| “A sua sessão expirou. Entre de novo para concluir a tarefa.” | Entre de novo no Hub e repita. |
| “Sem conexão. A tarefa não foi alterada.” | Confira a internet e repita. |
A tarefa atrasada
- No Funil: o cartão do negócio ganha a marca Tarefa atrasada quando uma tarefa dele não foi concluída e o prazo já passou.
- Na ficha do contato: o prazo vencido aparece em vermelho, com “(Atrasado)”.
As tarefas no Início
O card Tarefas do Início mostra as tarefas ainda não concluídas, as mais recentes primeiro, cada uma com o contato e o prazo.
- Quem tem a área de Vendas no papel vê as tarefas pendentes da equipe. Clicar na linha abre a ficha do contato da tarefa.
- Quem não tem a área de Vendas (por exemplo, quem é só do Marketing) vê apenas as tarefas em que é o responsável. A linha não abre a ficha do contato, porque a ficha fica na área de Vendas.
O Início não tem a chave de concluir: a tarefa se conclui no negócio, no contato, no contrato ou na proposta. Por enquanto, quem não tem a área de Vendas vê as próprias tarefas no Início, mas ainda não consegue concluí-las pelo Hub. Combine com quem criou a tarefa.
O Ver tudo do card Tarefas abre a sua Agenda, que mostra os compromissos do calendário. A lista completa de tarefas de cada negócio fica na aba Tarefas dele.
Quem pode concluir uma tarefa
Depende do papel de cada pessoa na organização. As tarefas de negócio e de contato são da área de Vendas; as de contrato e de proposta, da área de Propostas.
- Quem gerencia a área inteira conclui e reabre qualquer tarefa dela.
- Quem gerencia só os próprios registros conclui as tarefas em que é o responsável e as tarefas dos negócios que são dele (em que é o vendedor ou quem criou o negócio).
- Quem só consulta a área vê as tarefas, mas não as conclui.