Listas de e-mail e campanhas: criar, enviar e descadastro

O que você vai aprender

Este guia mostra, passo a passo, como usar o e-mail marketing do Sonarview Hub:

• Criar uma lista de e-mail e vincular contatos do seu Hub.

• Criar e agendar uma campanha de e-mail (inclusive newsletter que repete).

• Trazer um e-mail pronto em HTML de outra ferramenta e continuar editando aqui.

• Entender de qual e-mail sai a mensagem (envio padrão da plataforma ou seu próprio servidor).

• Colocar alguém em cópia (Cc) ou cópia oculta (Cco): guia próprio, com a armadilha explicada.

• Como funciona o descadastro (quem cancela a inscrição deixa de receber).

• Conferir os endereços da segmentação antes de disparar, e corrigir os que iriam voltar, guia próprio, em "Conferir os endereços de uma segmentação antes de enviar".

Tudo isso fica no menu Campanhas, na barra lateral.

Parte 1, Criar uma lista de e-mail

Uma lista é um grupo de contatos que vão receber a mesma campanha. Você pode ter quantas listas quiser (por exemplo: "Newsletter Semanal", "Clientes Ativos", "Leads novos").

1. No menu lateral, abra Campanhas e clique em Listas de E-mail.

2. No alto da coluna da esquerda, clique no botão + (sinal de mais).

3. Preencha o Nome da Lista (obrigatório). A Descrição é opcional.

4. Clique em Criar. A lista aparece na coluna da esquerda.

Cada lista precisa de um nome diferente. Se você tentar criar uma lista com um nome que já existe, o sistema avisa e não deixa criar a duplicada.

Colar vários e-mails de uma vez

Se você já tem uma lista de e-mails à mão (no campo Para de uma mensagem, em uma planilha, em um grupo de WhatsApp), não precisa adicionar um a um nem montar um arquivo:

1. Abra a segmentação e procure a caixa Colar vários e-mails de uma vez.

2. Cole a lista do jeito que ela estiver: separada por vírgula, por ponto e vírgula ou um por linha. O formato Maria Silva [email protected] também funciona, e nesse caso o nome entra junto com o endereço.

3. Clique em Adicionar todos.

Ao terminar, aparece um resumo com quatro números: quantos entraram, quantos contatos foram criados agora, quantos já estavam nesta segmentação e quantos endereços vinham repetidos no texto. Se algum pedaço não for um e-mail válido, ele aparece listado, para você corrigir e colar de novo apenas aquele.

Quem já é seu contato é apenas ligado a esta segmentação, sem duplicar. Quem ainda não existe entra como lead desta segmentação, do mesmo jeito que o "Adicionar contato manualmente": ele não aparece na sua página de Contatos até você promovê-lo. Os contatos criados contam no total do seu plano, então, se você estiver perto do limite, a plataforma avisa antes de criar qualquer um.

O limite é de 500 endereços por vez. Para listas maiores, use Importar CSV/Excel.

Vincular contatos do Hub à lista

Os contatos vêm do seu próprio Hub. Você não digita e-mails à mão: você seleciona contatos que já existem.

1. Na coluna da esquerda, clique na lista que você quer preencher.

2. No alto da direita, clique em Adicionar Contatos.

3. Na janela que abrir, use a busca para encontrar o contato por nome ou e-mail.

4. Clique no sinal de mais ao lado de cada contato para vinculá-lo à lista. Repita para quantos quiser.

5. Quando terminar, clique em Concluído.

Os contatos adicionados aparecem na lista com um selo de situação:

Para tirar um contato da lista, passe o mouse sobre ele e clique no ícone de remover. Isso desvincula o contato da lista, mas não apaga o contato do seu Hub.

Observações úteis: só é possível vincular contatos ativos do Hub. Contatos arquivados não aparecem. E o número de contatos de cada lista aparece embaixo do nome dela, na coluna da esquerda.

Favoritar e reordenar as suas listas

Para achar suas listas mais usadas rapidamente:

• Favoritar: clique na estrela ao lado do nome da lista para fixá-la no topo da coluna. Você pode ter até 3 listas favoritas. Clique na estrela de novo para desafixar.

• Reordenar: arraste a lista pela alça (os pontinhos à esquerda do nome) para cima ou para baixo e solte na posição que quiser. A ordem fica salva automaticamente.

Mover vários contatos para outra lista

Você pode levar vários contatos de uma lista para outra de uma só vez:

1. Abra a lista de origem e clique em Selecionar (no alto, ao lado dos botões de visualização).

2. Clique nos contatos que quiser, cada um fica marcado. O contador mostra quantos você já escolheu.

3. Clique em Mover para outra segmentação e escolha a lista de destino.

4. Escolha Mover (tira os contatos da lista de origem) ou Copiar (mantém nas duas listas). Confirme.

Para sair do modo de seleção sem mover nada, clique em Cancelar.

Parte 2, Criar uma campanha de e-mail

1. No menu Campanhas, abra Campanhas de E-mail.

2. Clique em Criar Campanha (canto superior direito).

3. Preencha:

   • Título interno (obrigatório): só para você se organizar. O cliente não vê. Ex.: "Newsletter Maio - Ed. 1".

   • Assunto do E-mail (obrigatório): é o título que o destinatário vê na caixa de entrada.

   • Canal: deixe em E-mail.

   • Usar Template (opcional): se você tiver um modelo salvo, pode começar por ele. Senão, começa em branco.

   • Lista de Destinatários: escolha a lista criada na Parte 1. Você pode deixar "Nenhuma" agora e definir depois, mas só consegue agendar quando houver uma lista escolhida.

4. Clique em Criar Campanha. A campanha é criada como rascunho e o editor de layout abre automaticamente.

Montar o conteúdo do e-mail

No editor, você monta o e-mail por blocos (cabeçalho, textos, rodapé). Para personalizar com o nome de cada pessoa, use a marcação {{nome}} no texto, na hora do envio, ela é trocada pelo nome do contato.

Quando terminar, salve a campanha.

Escrever com a ajuda da IA (assunto, e-mail completo, título, texto e botão)

Se você não sabe como começar, a IA escreve para você, e você sempre revisa antes de usar. Há dois lugares:

1) No primeiro passo do envio: escolha o que a IA vai gerar. No editor, clique em Preparar para envio. No primeiro passo (o do assunto), clique em Escrever com IA. Aparecem duas opções:

• Assunto e texto: a IA preenche o assunto e o primeiro bloco de texto do e-mail. É a opção mais econômica, boa quando o e-mail já está montado e falta o conteúdo.

• E-mail completo: a IA monta o e-mail inteiro em blocos, do zero: título, os parágrafos de texto e o botão de chamada para ação, na ordem certa. É a opção para quando você tem só a ideia e quer o e-mail pronto para revisar.

Em qualquer uma das duas, descreva em poucas palavras sobre o que é a campanha, escolha o tom e confirme.

Atenção ao usar o E-mail completo: os blocos que já estiverem no e-mail são substituídos pelos novos (o rodapé permanece). Se você já escreveu algo que quer manter, copie antes. A tela avisa quando isso vai acontecer.

Imagem de destaque (opcional): ao escolher E-mail completo, aparece uma chave para a IA criar também uma imagem para o topo do e-mail. Ela vem desligada de propósito: a imagem é cobrada à parte, como as demais imagens de IA da plataforma. Se a imagem não puder ser criada (crédito de imagem ou espaço de armazenamento no limite), o e-mail é montado do mesmo jeito, sem ela, e a tela avisa, você pode subir uma imagem no bloco depois.

Sobre links: a IA nunca inventa endereços. Se você escrever o link no seu pedido (por exemplo, o endereço da página de inscrição), ele entra no botão. Se não escrever, o botão vem sem link e você escolhe o destino no painel de ajustes.

2) Bloco a bloco, no painel de Ajustes. Clique em um bloco de Cabeçalho, Texto ou Botão para selecioná-lo. No painel Ajustes do bloco (à direita), use o botão Escrever com IA daquele bloco. A IA escreve conforme o tipo:

• Cabeçalho: um título curto e forte.

• Texto: o corpo daquele bloco, em parágrafos curtos (pode usar {{nome}} para personalizar).

• Botão: um texto curto de chamada para ação (ex.: "Aproveitar agora").

Em todos os casos, descreva em poucas palavras o que você quer, escolha o tom e clique em Gerar texto. A IA substitui apenas o conteúdo daquele bloco (ou o assunto, no primeiro caso). Revise e ajuste antes de enviar. A IA é um ponto de partida, não a palavra final.

Cada geração com IA consome créditos de IA do seu plano, como as outras ajudas de inteligência da plataforma. Gerar assunto e texto ou escrever um bloco custa pouco; montar o e-mail completo custa mais, porque a IA produz o documento inteiro de uma vez. A imagem de destaque, quando você liga a chave, é cobrada à parte. Você acompanha o consumo em Meu plano.

As duas cores de texto (e por que a cor não mudava)

No bloco de Texto existem duas cores, e elas não fazem a mesma coisa:

• Cor só do trecho selecionado: é o botão Cor, na barra de formatação, logo acima da caixa de escrita. Selecione o trecho com o mouse, clique em Cor e escolha uma das cores da paleta; para uma cor exata, digite o código (por exemplo #2563EB) e clique em Aplicar. Pinta apenas o pedaço selecionado.

• Cor do Texto (bloco todo): fica mais abaixo, em Estilo e formatação. Pinta o bloco inteiro de uma vez.

A cor do trecho sempre ganha da cor do bloco. É por isso que, em um texto escrito pela IA ou vindo de um modelo, mudar a "Cor do Texto (bloco todo)" pode não mudar nada na tela: aquele trecho tem cor própria, e ela manda.

Para resolver:

1. Selecione com o mouse o texto que não quer mudar de cor.

2. Clique em Usar a cor do bloco, na barra de formatação.

3. O trecho volta a obedecer à cor do bloco. O negrito, o itálico e os links continuam como estavam.

A caixa de escrita mostra as cores reais do seu e-mail. O fundo e a cor da caixa são os mesmos que o destinatário vai ver. Então, se você escolher um texto quase branco sobre fundo branco, ele vai aparecer apagado na hora de escrever: e não só depois de enviado. Se o texto sumiu, o problema não é a tela: é a cor escolhida.

Colocar um link no texto

Você pode transformar um trecho do texto em um link clicável (por exemplo, "fale com a gente" levando ao seu site):

1. Clique no bloco de Texto para selecioná-lo.

2. Se quiser, selecione com o mouse a palavra ou frase que vai virar o link.

3. Clique no botão Inserir link, logo abaixo da caixa de texto.

4. Em 1. Texto que aparece, escreva o que a pessoa vê (ex.: fale com a gente). Se você já tinha selecionado um trecho, ele vem preenchido.

5. Em 2. Endereço (para onde leva), cole o endereço (ex.: https://suaempresa.com.br). Se você digitar só o domínio, o sistema completa com https:// sozinho.

6. Clique em Inserir link.

Fazer uma imagem virar um link

Uma imagem também pode levar a uma página quando alguém clicar nela (útil para banners):

1. Clique no bloco de Imagem para selecioná-lo.

2. No campo Link ao Clicar (opcional), cole o endereço de destino.

3. Deixe o campo vazio se quiser a imagem sem link.

Dar respiro entre os blocos (espaço em branco)

Quando dois blocos ficam colados demais, por exemplo, uma imagem em cima do botão, use o bloco Espaço em branco para afastá-los. Ele não tem texto: serve só para dar ar.

1. Na coluna de blocos, à esquerda, clique em Espaço em branco. Ele entra no fim do e-mail; arraste para a posição que quiser.

2. Com o bloco selecionado, escolha a Altura do espaço: Pequeno, Médio ou Grande. Se preferir o valor exato, escreva na caixa logo abaixo (por exemplo, 32px).

3. Se quiser uma faixa colorida separando duas partes do e-mail, escolha uma Cor de Fundo para o espaço.

No editor, o espaço aparece com uma moldura tracejada e a palavra "Espaço", só para você conseguir clicar nele. Essa moldura não vai no e-mail: quem recebe vê apenas o espaço.

Linha em branco dentro do texto. Na caixa do bloco de Texto você também pode apertar Enter para deixar uma linha vazia entre parágrafos, inclusive antes do primeiro e depois do último. Essas linhas vão para o e-mail exatamente como você deixou. Para afastar um bloco do outro, ainda assim prefira o bloco Espaço em branco: a altura fica escolhida por você e não depende de contar linhas.

Destacar um trecho para o texto não ficar corrido

Para o e-mail não virar um bloco de texto corrido, a Biblioteca de Blocos tem sete destaques prontos. Todos são um bloco de texto com moldura: dentro deles valem negrito, lista, link e os campos como {{nome}}.

• Caixa de destaque: uma caixa clara, boa para uma lista curta ou um resumo. Ela nasce cinza; se escolher uma cor, o fundo e a borda ficam em um tom claro dela.

• Destaque com barra: uma barra colorida à esquerda, com rótulo, título, texto e link. Bom para chamar para uma matéria ou um material.

• Faixa colorida: uma frase curta sobre um fundo de cor, para separar partes do e-mail.

• Título em caixa: um título grande sobre fundo escuro, com um rótulo pequeno em cima e uma linha de apoio embaixo. Bom para abrir uma seção.

• Aviso com contorno: uma caixa branca com contorno colorido, para o que a pessoa não pode deixar passar: um prazo, uma condição ou um próximo passo.

• Citação ou depoimento: a frase de um cliente, centralizada, com nome e cargo embaixo.

• Número em destaque: um número grande, como 87%, com uma linha que explica o que ele mede.

1. Na Biblioteca de Blocos, à esquerda, clique no destaque que quiser. Ele entra no fim do e-mail com um texto de exemplo; arraste para a posição certa.

2. Clique no destaque e troque o texto de exemplo pelo seu no painel da direita, em Conteúdo de Texto.

3. No painel da direita, em Moldura, você troca um destaque por outro sem perder o texto, ou escolhe Nenhuma para voltar ao texto simples.

4. Em todos, menos na citação, escolha a cor logo abaixo da moldura. No título e na faixa o texto nasce branco: escolha uma cor escura para a caixa. Os trechos coloridos do exemplo, como o rótulo, o Importante e o número, têm cor própria: selecione o trecho e troque a cor nos botões do editor.

O e-mail que chega é igual à prévia. No Outlook, os cantos aparecem retos; as cores e as bordas continuam.

Desfazer e refazer

Mudou algo e não gostou? No alto do editor, ao lado de Escrever com IA, ficam duas setas: a da esquerda desfaz a última mudança e a da direita refaz. Vale para tudo o que você faz nos blocos: incluir, apagar, mover, trocar a moldura, a cor ou o texto.

Pelo teclado: Ctrl+Z desfaz e Ctrl+Shift+Z (ou Ctrl+Y) refaz; no Mac, ⌘Z e ⌘⇧Z. Enquanto você escreve dentro de uma caixa de texto, o atalho desfaz só a digitação daquela caixa, como em qualquer editor. O texto digitado conta como uma mudança só quando você para de escrever, então desfazer volta a frase inteira, e não letra por letra.

O histórico vale enquanto a tela está aberta. Ao sair e voltar, ele começa de novo a partir do rascunho salvo.

Subtítulo

Para abrir uma parte do e-mail sem repetir o título grande, use o bloco Subtítulo, na Biblioteca de Blocos. Ele é menor que o título, fica à esquerda e não tem o traço embaixo. Um título que já está no e-mail também vira subtítulo: clique nele e, no painel da direita, em Tipo, escolha Subtítulo.

Trazer um e-mail pronto em HTML (e continuar editando aqui)

Se você já tem o e-mail montado em outra ferramenta e tem o HTML dele, não precisa refazer nada nem mexer em código:

1. Na coluna de blocos, à esquerda, desça até o fim e clique em Importar e-mail em HTML.

2. Cole o código inteiro na caixa, ou clique em Escolher arquivo .html e selecione o arquivo que você tem no computador. Pode ser o documento todo, com as marcações de página <html> e <head>: é justamente para isso que este caminho existe.

3. Assim que você colar, a tela mostra quantos blocos vão nascer e de que tipo (título, texto, imagem, botão), e avisa o que mudou de forma. Leia os avisos antes de confirmar.

4. Escolha Substituir o conteúdo (troca o que já estava montado) ou Acrescentar no fim (mantém o que existe e põe o novo embaixo).

Pronto: o e-mail que era um bloco de código vira blocos normais. Você clica em cada um e edita o texto, a cor, a imagem e o link, do mesmo jeito que faria em um e-mail montado aqui do zero.

O que a importação faz com as cores e as fontes. Um e-mail exportado por outra ferramenta guarda a formatação em uma folha de estilo, no alto do arquivo. Isso funciona em uma página de internet, mas não funciona em um e-mail: os programas de e-mail ignoram essa parte. Por isso a importação escreve a formatação dentro de cada elemento, que é a única forma que eles respeitam. É por isso que o e-mail importado aparece com as cores certas aqui e na caixa de quem recebe.

Os avisos que podem aparecer, e o que fazer com cada um:

• "As regras de celular não vieram." A formatação que só vale em tela pequena depende do tamanho da tela de quem lê, e não pode ser escrita dentro do elemento. Não é problema: o modelo do Hub já traz as regras de celular dele, e o seu e-mail continua se adaptando.

• "O e-mail traz um link de descadastro da ferramenta de origem." Este merece atenção. Esse link tira a pessoa da lista da OUTRA ferramenta, não da sua: quem clicar nele continua recebendo os seus e-mails, e é assim que uma reclamação de spam nasce. Troque o endereço desse link por {{unsubscribe}}, ou apague o link e deixe o rodapé de descadastro que a campanha já acrescenta sozinha.

• "N pedaços vieram como HTML." São partes que o Hub não soube separar em campos (uma tabela complicada, por exemplo). Elas aparecem no e-mail exatamente como estavam, e nada se perdeu: só não ganharam campos para editar. Se quiser mexer nelas, é no bloco de HTML.

• "N imagens apontam para um caminho do site de origem." Em um e-mail, uma imagem precisa de endereço completo, começando por https://. Abra cada bloco de imagem e cole o endereço certo, senão quem receber vê um quadrado vazio.

• "Havia código de programa (script)." Foi retirado. Nenhum programa de e-mail executa código, então ele só ocuparia espaço.

Personalização continua valendo. As marcações {{primeiro_nome}}, {{nome}}, {{email}} e {{empresa}} que estiverem no HTML são preservadas e funcionam normalmente.

O rodapé de descadastro continua sendo adicionado automaticamente, então o seu HTML não precisa trazer isso.

Colar um pedaço de HTML sem importar

Se o que você tem é um pedaço de código (um trecho de tabela, um selo, um rodapé) e você quer que ele fique exatamente como está, sem virar blocos:

1. Na coluna de blocos, clique em Colar HTML.

2. Selecione o bloco e cole o seu código no campo Código HTML. Ele aparece na prévia como vai ficar no e-mail.

3. Você ainda pode usar {{nome}}, {{email}} e {{empresa}} dentro do HTML para personalizar.

A diferença entre os dois caminhos, em uma linha: Importar transforma o e-mail em blocos que você edita; Colar HTML guarda o código como está, em um bloco só.

Aumentar a caixa de texto

A caixa onde você escreve pode ser ampliada: arraste o canto inferior direito dela para baixo. Assim você vê mais texto de uma vez, sem precisar rolar a caixa.

Enviar um e-mail de teste antes

Antes de disparar para a lista inteira, envie um teste para você mesmo:

1. No editor da campanha, clique em Enviar E-mail de Teste.

2. Informe um e-mail que você tenha acesso e confirme.

3. Abra sua caixa de entrada. O assunto vem com [TESTE] na frente, para você saber que é um ensaio.

Depois de importar um e-mail de fora, o teste deixa de ser opcional. Cada programa de e-mail mostra as coisas um pouco à sua maneira, e o teste é a única forma de ver o resultado com os seus próprios olhos antes de a lista inteira o receber.

Parte 3, Agendar o envio

O envio de campanha funciona por agendamento: você escolhe data e hora, e a plataforma dispara sozinha. Como marcar a data, como repetir o envio automaticamente, o que significa cada situação da campanha e onde ler o relatório estão em uma página própria:

Agendar o envio de uma campanha de e-mail e acompanhar o resultado

Quando algo dá errado