Funil de vendas, propostas e contratos com assinatura no Sonarview Sign

Para que serve

O Funil de Vendas organiza suas oportunidades (negócios) em um quadro visual, dividido em etapas, do primeiro contato até o fechamento. Dentro de cada oportunidade você acompanha o andamento, liga a proposta e o contrato e, quando quiser, envia o contrato para assinatura digital pelo Sonarview Sign sem sair do sistema.

Como abrir o funil

1. No menu lateral, em Vendas, clique em Funil.
2. O quadro abre mostrando as etapas em colunas. A conta nasce com um funil chamado “Funil de Vendas”, com as etapas Novos Leads, Em Contato, Proposta e Fechado. Os nomes, as cores e a ordem das etapas você muda em Configurar. Cada cartão é uma oportunidade.
3. No topo, na tela do computador, você vê o total de oportunidades, o valor somado e o valor ponderado (“pond.”), sempre de acordo com os filtros aplicados.

Se você tiver mais de um funil, o nome do funil no topo vira um menu: clique nele para trocar de funil.

Quem vê cada funil

Um funil pode ser de todos ou só de algumas pessoas. Quem administra a organização escolhe em Configurar, no bloco Permissões de Acesso: sem ninguém marcado, o funil é de todos; com pessoas marcadas, só elas (e quem administra) o veem.

Quem não está na lista de um funil restrito não o vê no quadro, não cria oportunidade nele e não leva para ele uma oportunidade de outro funil. Quem administra vê e usa todos os funis da organização.

Criar uma oportunidade

1. Clique no botão Nova Oportunidade, no canto superior direito (ela entra na primeira etapa do funil). Para criar já dentro de uma etapa específica, clique no sinal de mais (+) no topo da coluna desejada.
2. A oportunidade é criada com o nome provisório Nova Oportunidade e o sistema abre a tela de detalhes dela.
3. No quadro Dados do Deal, clique em cada campo para editar: Título, Setup (R$), Recorrência (R$/mês), Meses de Recorrência, Carência de Recorrência, Customizações (R$), Probabilidade (%) e Fechamento Previsto. O Valor Total é calculado automaticamente quando há algum desses valores; sem eles, o negócio mostra um Valor Estimado, que você edita com um clique. Em Produtos, clique em Adicionar produto das Tabelas e escolha os itens vendidos (veja “Os produtos do negócio”, logo abaixo).
4. Mais abaixo, vincule o contato e a empresa usando a busca. Se a pessoa ou a empresa ainda não existir, você pode cadastrar na hora pela própria busca.
5. Defina também o Vendedor Atribuído na lista suspensa.

Importante: para subir um arquivo de contrato na oportunidade, ela precisa ter um contato vinculado. Para depois enviar o contrato para assinatura pela aba do negócio, esse contato precisa ter e-mail e CPF válido no cadastro. Vale a pena já deixar isso pronto.

Os produtos do negócio

Em Dados do Deal, o bloco Produtos lista os produtos das Tabelas que entraram no negócio. Clique em Adicionar produto das Tabelas, busque pelo nome e clique no produto.

• Cada produto fica listado com os valores dele, ou com “Sob medida” quando não tem preço nas Tabelas.
• Os valores entram sozinhos nos campos. O dinheiro soma; nos meses de recorrência e na carência fica o maior. Em um negócio ainda sem recorrência, valem os meses do produto.
• O mesmo produto não entra duas vezes.
• Se o produto tem itens adicionais nas Tabelas, eles aparecem embaixo dele, cada um com o seu valor. Nos itens por unidade, mude a quantidade no campo ao lado do nome e clique em Atualizar valores: os valores do negócio são refeitos. Os itens cobrados uma vez entram na Customização; os mensais, na Recorrência.
• Se o negócio já tem valores que os produtos da lista não explicam (por exemplo, um produto somado antes de a lista existir), o Hub pergunta antes de somar. Escolha Somar os valores, ou Só adicionar à lista quando os valores do negócio já incluem o produto. O produto que entra só na lista aparece com a nota “não entrou na soma: os valores do negócio já o incluíam ou foram preenchidos à mão”.

Para tirar um produto, clique no X ao lado dele e confirme. Tirar desfaz o que a entrada fez: o dinheiro que ele somou é descontado, os meses de recorrência e a carência voltam ao que eram e, no negócio que só tinha o Valor Estimado, ele volta a ser o de antes. O que alguém mudou à mão nesses campos fica como a pessoa deixou. A janela de confirmação mostra o total de agora e o que fica. O produto que entrou só na lista sai sem mexer nos valores.

O cartão no quadro

Cada cartão mostra, no alto, as marcas do negócio:

• Ativo, Pausado ou Perdido: a situação do negócio.
• Quente, Morno ou Frio: a temperatura do negócio (veja abaixo).
• Estagnado: o negócio chegou, na etapa atual, ao limite de dias que a etapa tem configurado.
• Tarefa atrasada: há uma tarefa do negócio não concluída com o prazo vencido.

Embaixo vêm a empresa, o contato, o e-mail do contato (clique nele para escrever pelo seu programa de e-mail), o vendedor, os selos da proposta e do contrato, os valores, Nesta etapa desde e Tempo decorrido, e o botão Tarefa, que cria uma tarefa sem sair do quadro.

A data da reunião no cartão

Quando o negócio tem uma reunião marcada, o cartão mostra Reunião em com o dia e a hora do call. A data vem da reunião registrada no negócio: a marcada na Timeline com Data do call, a marcada na ficha do contato ou a que o cliente marcou pelo Cal.com ou pelo Calendly. Com mais de uma, aparece a mais próxima.

Se a reunião já passou e ninguém registrou o que houve, o cartão mostra Reunião foi em, em amarelo, com “registre o que houve”. Abra o negócio, clique em Editar na reunião e salve: ela passa a Realizada, e a marca sai do cartão.

Reunião cancelada ou remarcada pelo cliente não aparece: vale a nova.

Ordenar a coluna

O ícone de setas no topo de cada coluna ordena só ela. As opções são Minha ordem (a que você arrastou), Mais nova primeiro, Mais antiga primeiro, Maior valor primeiro, Menor valor primeiro, Parado há mais tempo, Entrou há menos tempo e Próxima reunião primeiro.

Próxima reunião primeiro põe no alto o call mais próximo. Depois vêm os negócios com reunião que já passou sem registro, da mais recente para a mais antiga, e por último os negócios sem reunião. Serve, por exemplo, para a coluna Agendado.

A escolha de cada coluna fica guardada para a próxima vez.

O selo Quente, Morno ou Frio

O selo aparece no cartão do Funil e no cabeçalho do negócio. Sozinho, ele segue a pontuação do contato do negócio, a mesma da ficha do contato: Quente a partir de 50 pontos, Morno de 20 a 49 e Frio abaixo de 20. Passe o mouse sobre o selo para ver a pontuação; a conta detalhada está na ficha do contato.

Para escolher à mão, abra o negócio e clique no selo, no cabeçalho: escolha Quente, Morno ou Frio. A escolha vale no cabeçalho e no cartão do Funil, e não muda mais sozinha. Para voltar a seguir a pontuação, clique no selo e escolha Automático, pela pontuação do contato. Quem pode mexer no negócio pode escolher: o vendedor no negócio dele, e quem gerencia todos os negócios.

Sem escolha à mão, se o negócio não tem contato ou a pontuação do contato ainda não foi calculada, o selo aparece como Temperatura, para você escolher.

Não confunda com o Momento do Assistente de IA do negócio, que é a leitura da IA sobre a venda.

O limite de dias de cada etapa

Em Configurar, cada etapa tem o campo Dias Estagn.. Vazio, a marca fica desligada naquela etapa. Com um número, o cartão ganha a marca Estagnado quando o negócio completa esse número de dias na etapa.

Etapas fora da tela

Quando o funil tem mais etapas do que cabem na tela, o quadro rola para os lados. Se houver etapas escondidas, aparece acima dos títulos um aviso com o nome delas, por exemplo ‹ Novos Leads e mais 1 à esquerda. Clique nele para voltar até elas. Também dá para arrastar a barra de rolagem que fica embaixo do quadro, ou usar Shift com a roda do mouse.

Nenhuma etapa some sozinha: se uma coluna não aparece, o quadro está rolado.

Mover a oportunidade entre etapas

Há duas formas, e as duas salvam automaticamente:

• No quadro: arraste o cartão de uma coluna para outra. Ao soltar o cartão em uma etapa de ganho (a marcada em Fecha como com Ganho, como a Fechado do funil padrão, ou uma etapa com 100% de chance), o Hub pergunta se você quer marcar o negócio como ganho. Confirmando, ele é fechado com a data de hoje e as automações de pós-venda começam. Tirar o cartão da coluna depois não desfaz.
• Dentro da oportunidade: clique na etapa desejada, na faixa de etapas do cabeçalho. Cada etapa aparece com o nome inteiro; quando não cabem em uma linha, elas passam para a linha de baixo. Passe o mouse para ver “Etapa atual” ou “Mover para”. Na ficha, clicar em uma etapa muda a etapa, mas não registra a mudança na Timeline e não dispara as automações de mudança de etapa. Quando uma automação depende da etapa, mova o cartão arrastando no quadro. Clicar na etapa de ganho fecha o negócio como ganho, igual a Marcar como Vitória.

Quem ganhar um negócio entra na lista Clientes (chave)

Em Funil › Configurar, no alto da aba das etapas, fica a chave Quem ganhar um negócio entra na lista Clientes. Ligada, todo negócio marcado como ganho (pelo Marcar como Vitória, pelo arraste para a etapa de ganho ou pelo clique nela) coloca o contato na lista Clientes. Use essa lista nas campanhas e automações de pós-venda.

• Ela vem desligada: quem decide é você.
• Vale para todos os funis da organização e grava na hora, sem precisar do Salvar do funil.
• Desligar não apaga a lista nem tira ninguém dela: só para de colocar gente nova.
• Os e-mails de pós-venda são outra escolha: ficam em Automações, na automação Pós-venda: nutrição do novo cliente.

Marcar como Vitória ou Perdido, pausar e excluir

1. Abra a oportunidade (clique no cartão).
2. No alto da tela, use Marcar como Vitória para registrar o negócio como ganho, ou Marcar como Perdido, que abre a janela do Motivo da perda (opcional). Escreva, se quiser, e confirme.
3. Se precisar voltar atrás, use o botão Reabrir, que volta a oportunidade para o status ativo.
4. Você também pode Pausar e depois Retomar uma oportunidade.

Se em Configurar uma etapa estiver marcada em Fecha como com Ganho (ou Perdido), o negócio marcado como ganho (ou perdido) vai sozinho para ela.

Excluir manda a oportunidade para a lixeira, e ela sai do quadro. Dá para trazer de volta: no quadro, abra a Lixeira de oportunidades e clique em Restaurar. O que fica na lixeira é apagado de vez depois do prazo de guarda da sua conta, que é de 30 dias no padrão.

Negócios repetidos: mesclar

Às vezes o mesmo negócio aparece duas vezes no funil: um que você criou à mão e outro que o Hub criou sozinho, por exemplo quando a pessoa agendou uma reunião ou quando uma proposta foi publicada. Isso acontece quando o negócio feito à mão não tem contato: o Hub não reconhece que é a mesma pessoa.

1. Abra o negócio que deve ficar.
2. No alto da tela, clique em Mesclar.
3. Digite o nome do negócio repetido ou do contato e escolha o negócio na lista.
4. Clique em Mesclar neste.

O negócio aberto fica. O outro entrega a ele o histórico, as tarefas, os anexos, as propostas, os contratos, as reuniões, as conversas do WhatsApp, os contatos e os produtos, e vai para a lixeira, de onde dá para restaurar. A Timeline registra Negócio mesclado, com o que veio.

O que já está preenchido no negócio que fica não muda. O que estiver vazio nele (contato, vendedor, valor, previsão de fechamento, temperatura) vem do outro.

Os produtos têm uma regra própria, para o valor não ficar errado. Se o negócio que fica não tem produto nem valor, ele recebe os valores e os produtos do outro como estavam. Se já tem, os produtos do outro entram só na lista, e o valor não muda: confira o valor depois de mesclar.

Para evitar repetidos, escolha o contato quando criar um negócio à mão. Mesmo sem contato, antes de criar um negócio sozinho (reunião agendada, formulário, WhatsApp, publicação de proposta) o Hub procura um negócio aberto da mesma pessoa: pelo contato, pelos contatos do negócio e por um negócio sem contato que tenha o nome completo dela no título. Na publicação de proposta, procura também pela empresa. Achando, usa esse negócio e liga a pessoa a ele.

Tarefas do negócio

Na aba Tarefas do negócio, Nova tarefa cria um lembrete com responsável e prazo. Para concluir, use a chave Concluir ao lado da tarefa: ela muda na hora e mostra Concluída em, com a data. Há um artigo só sobre tarefas, com os lembretes e quem pode concluir.

Propostas do negócio

Na aba Propostas do negócio:

• Criar proposta abre a tela de nova proposta. A proposta que você começa ali do zero ou a partir de um modelo (dos seus ou dos prontos), e o Word que vira proposta editável, já nascem ligados a este negócio. O PDF pronto e a proposta montada com o assistente de IA nascem sem o negócio: ligue-os depois com Vincular existente.
• Vincular existente liga ao negócio uma proposta que você já escreveu. Busque pelo título ou pelo cliente e clique na proposta.

Cada proposta aparece em uma linha com o título, a situação e a data em que foi criada. Clique na linha para abrir: a proposta feita no editor abre para leitura, com o botão Editar ao lado; a proposta de arquivo abre o arquivo em uma nova aba. Aberta a partir do negócio, a proposta tem o voltar que leva de volta ao negócio.

Proposta pronta em PDF: suba o arquivo em Propostas › Nova proposta, no bloco Subir proposta pronta, e depois ligue ao negócio com Vincular existente. A área de arrastar arquivo desta aba mostra a proposta na hora, mas ela não fica ligada ao negócio: depois de atualizar a página, ligue-a com Vincular existente.

Contratos do negócio

1. Abra a oportunidade e clique na aba Contratos.
2. Clique em Criar contrato para montar um contrato ligado ao negócio, ou arraste o arquivo para a área indicada (ou clique nela para escolher). A área aceita PDF ou imagem.
3. O contrato enviado por arquivo entra na lista como rascunho, ainda não assinado. Na linha dele aparecem o nome, a data de criação, Enviar para assinatura e Ver PDF.

Enviar o contrato para assinatura (Sonarview Sign)

Enquanto o contrato ainda não foi enviado, a linha dele mostra Enviar para assinatura.

1. Na aba Contratos, localize o contrato.
2. Clique em Enviar para assinatura. O envio sai na hora, sem outra confirmação.
3. O contrato vai para o signatário (o contato que estava vinculado quando o contrato foi anexado), e a linha passa a mostrar Aguardando assinatura.
4. Quando o cliente concluir a assinatura, a situação muda sozinha para Assinado (atualize a página para ver), e Ver PDF passa a abrir a via assinada.

As situações do contrato

A via assinada fica guardada no Hub

Quando todos assinam, o Hub guarda a sua própria cópia do PDF assinado, e é ela que Ver PDF abre. Assim a via assinada fica com você, no Hub.

Se o Hub não conseguir guardar a cópia, você recebe o aviso Contrato assinado, mas sem o PDF arquivado. O contrato continua marcado como assinado, mas Ver PDF abre o arquivo original, sem as assinaturas. Nesse caso, fale com o suporte.

Acompanhar o contrato depois de enviado

Depois que o contrato sai para assinatura, a pergunta de sempre é "será que ele viu?". A tela do contrato responde isso sozinha, no quadro Acompanhamento da assinatura, na coluna da direita.

1. Abra o contrato pelo menu Contratos (em Fechamentos). Na aba do negócio, a linha do contrato não abre a tela dele.
2. Na coluna da direita, logo abaixo dos botões, está o quadro Acompanhamento da assinatura.
3. Ele mostra quatro passos, na ordem, com data e hora de cada um (sempre no horário de Brasília).

Logo abaixo, no quadro Signatário (ou Signatários, quando há mais de um), cada pessoa aparece com a sua própria história: _Abriu em_ (e quantas vezes, quando foi mais de uma) e _Assinou em_. Assim dá para cobrar exatamente quem está faltando, em vez de mandar lembrete para todo mundo.

Abriram sem estar na lista. Se aparecer esse aviso, um e-mail que não é signatário deste contrato abriu o link de assinatura. Quase sempre é encaminhamento interno do cliente (o jurídico, o sócio, o financeiro). Não é erro: é sinal de que o contrato está circulando.

Isso não é a mesma coisa que o rastreio de abertura

São duas medições diferentes, e elas nunca são somadas:

• Acompanhamento da assinatura: mede o link de assinatura, aquele que o cliente recebe por e-mail automaticamente. É o que vale para saber se o contrato andou.
• Ver rastreio de abertura (botão na tela do contrato, depois do envio): mede o link de acompanhamento, aquele que _você_ copia e envia por conta própria, por WhatsApp ou e-mail. Se você nunca enviou esse link, os números ficam em zero, e isso está certo, não é falha.

Na tela de rastreio, o caminho da assinatura aparece primeiro, no alto. Logo abaixo vêm os quatro números do link de acompanhamento: Aberturas do link, Visitantes únicos, Tempo médio e Scroll médio.

Quando der errado

• “Assinatura não contratada ou sem créditos. Faça upgrade para enviar.”: a organização ainda não contratou o serviço de assinatura ou está sem créditos. O contrato continua sem envio e nada é cobrado. Fale com o responsável pela conta para liberar a assinatura.
• “Assinatura ainda não está configurada.”: o Hub não conseguiu usar a sua conexão com o Sonarview Sign nesta sessão. Saia e entre de novo; se continuar, acione o suporte.
• O botão “Enviar para assinatura” não aparece: ele só existe para contratos ainda não enviados. Se a linha já mostra "Aguardando assinatura" ou "Assinado", o envio já foi feito.
• “informe ao menos um signatário com e-mail”: o contato do contrato está sem e-mail. Complete a ficha do contato.
• “CPF inválido ou ausente para o signatário”: o contato do contrato está sem CPF, ou com um CPF que não confere. Envie pela tela do contrato (menu Contratos): a janela de envio de lá pede o nome, o e-mail e o CPF de cada signatário.
• “contrato sem PDF para assinar”: o contrato não tem o arquivo. Anexe o PDF antes de enviar.
• Clicou duas vezes? Não há problema: um contrato já enviado não é reenviado nem cobrado de novo.
• “A data do envio não foi registrada (contrato anterior ao rastreio).” ou “Este contrato foi enviado antes do acompanhamento detalhado existir...”: o contrato foi enviado antes de o acompanhamento existir. Está tudo certo com ele; só não há como recuperar a data daquele envio. Dos próximos envios em diante, cada passo aparece.
• Está assinado, mas aparece "Abertura não registrada": a assinatura vale e o PDF assinado está guardado. O que faltou foi o aviso de abertura, que o sistema de assinatura envia sem garantia de entrega. Preferimos dizer que não sabemos a mostrar uma hora errada.
• “Funil não encontrado.” ao criar ou mover uma oportunidade: o funil é restrito e você não está na lista dele, ou ele foi excluído. Peça a quem administra para incluir você em Permissões de Acesso.
• “Essa etapa não é deste funil.”: a etapa escolhida pertence a outro funil. Escolha o funil primeiro e depois a etapa.
• “Nenhum funil desta organização está liberado para você.”: todos os funis da organização são restritos, e você não está em nenhuma lista. Peça acesso a quem administra.
• Enviei agora e o quadro não mudou: o passo Aberto para assinar só muda quando o cliente abre o e-mail e clica no link. Até lá, fica em "Ninguém abriu ainda". Atualize a página para conferir.

O envio para assinatura não pode ser desfeito pelo próprio Hub. Confira o contato, o e-mail, o CPF e o arquivo antes de clicar em Enviar para assinatura.