Você fez a reunião de descoberta no Teams, no Zoom, no Meet ou gravou com um gravador, e tem a transcrição em texto. Na ficha do negócio, a aba Transcrições lê esse texto e devolve o que interessa para vender, cada item com o trecho literal de onde saiu. Se você grava as reuniões com o Fireflies, elas também podem entrar nessa aba sozinhas: o botão Reunião do Fireflies, ao lado, tem um artigo próprio.
Como usar
- Abra o negócio, vá à aba Transcrições e clique em Colar transcrição.
- Dê um título, se quiser. Por exemplo: “Reunião de descoberta, 21/09”.
- Cole o texto da reunião em Transcrição. O mínimo é de 200 caracteres e o máximo, de 400.000; a tela mostra quantos já tem. Só a parte comercial da conversa já chega.
- Se quiser, ligue a chave Mascarar o nome do contato e da empresa antes de a IA ler: o nome do contato e o da empresa, como estão no negócio, são trocados por “o cliente” e “a empresa”. Outros nomes ditos na reunião não são reconhecidos.
- Ligue a chave Os participantes sabem que a reunião foi gravada. Sem isso, não enviamos.
- Clique em Ler a reunião. Costuma levar de 20 segundos a 1 minuto, e a tela mostra os segundos decorridos. Você pode fechar depois: a reunião fica guardada no negócio.
O que a reunião disse
O resultado vem em seções: Dor, Situação, Urgência, Decisão, Orçamento, Objeções, Produtos mencionados, Próximos passos e Decisões. Cada item traz, entre aspas, o trecho literal da transcrição de onde saiu. O que a IA sugeriu sem um trecho na transcrição fica de fora.
Quando um produto mencionado tem o mesmo nome de um único produto da sua Tabela (o nome inteiro, como palavra), ele já vem ligado ao catálogo.
Rever a reunião depois
Cada reunião lida fica na lista da aba Transcrições, com a data e a hora, e a marca “nomes mascarados” quando foi o caso. Uma leitura que ainda não terminou aparece como “em andamento”, e uma que deu errado, como “a leitura falhou”.
Em Ver, você lê primeiro o que a IA separou, cada item com o trecho, e abaixo a transcrição na íntegra, exatamente como foi colada, com o botão Copiar. Se você mascarou os nomes, a troca valeu só para o texto que foi para a IA: a íntegra mostra os nomes como você colou.
Corrigir um nome que a transcrição ouviu errado
A transcrição às vezes ouve um nome errado, por exemplo “Ana” no lugar de “Kauana”. O nome errado vai para o resumo, para os próximos passos, para a reunião na Timeline e para as tarefas. Para trocar tudo de uma vez:
- Na aba Transcrições, clique em Ver na reunião.
- Embaixo, clique em Corrigir um nome.
- Em Nome errado, escreva o nome como aparece, por exemplo “Ana”. Em Nome certo, escreva o nome correto, por exemplo “Kauana”.
- Clique em Ver onde muda. A janela diz quantas vezes o nome aparece e onde: no resumo da reunião, na reunião da Timeline e em quantas tarefas.
- Clique em Trocar em (com o número de lugares) para gravar.
Só a palavra inteira muda: corrigir “Ana” não mexe em “Mariana” nem em “Análise”. Maiúsculas e minúsculas não importam no nome errado; o nome certo entra como você escreveu.
Não mudam: a transcrição na íntegra e os trechos literais entre “ ”, porque são o que foi dito na reunião; o título da reunião; e os registros e tarefas de outras reuniões ou de outros negócios.
Para mudar o nome do contato, use a ficha dele, em Informações › Nome.
Os próximos passos viram tarefas
Logo depois da leitura, o botão Criar tarefas (com o número de tarefas) transforma cada próximo passo em uma tarefa do negócio. Na lista da aba, o mesmo botão aparece como Tarefas.
- As tarefas ficam com o vendedor do negócio. Sem vendedor, ficam com quem clicou.
- Elas nascem sem prazo. Para marcar uma data, abra a aba Tarefas do negócio.
- Depois de criadas, no lugar do botão aparece “Tarefas em”, com a data. Se o negócio já tem uma tarefa aberta com o mesmo título de um próximo passo, ela não nasce outra vez.
Gerar a proposta ou a anteproposta
Logo depois da leitura, o botão Gerar proposta com esta reunião abre o assistente de propostas já com a reunião carregada. Na lista da aba, o mesmo caminho é o botão Proposta. A IA lê a conversa e decide o tipo do documento:
- Anteproposta, quando a conversa ainda é de descoberta ou avaliação: o cliente vai conhecer, testar ou avaliar antes de decidir, ou o escopo e o preço ainda não foram fechados. O documento fala em avaliação, as etapas do trabalho são as de depois da contratação e não há tabela de preço: os valores seguem em uma proposta, depois da avaliação.
- Proposta, quando o escopo e as condições já foram conversados e o próximo passo é o cliente aceitar.
Acima da prévia, a tela diz “A IA entendeu que isto é uma anteproposta” (ou “uma proposta”) e o motivo. Se ela errou o tipo, escreva no campo Algo a acrescentar? (“o cliente já aprovou, é hora de fechar”, por exemplo) e clique em Gerar de novo.
A IA é orientada a não afirmar condições comerciais que a reunião não trouxe, como avaliação gratuita ou prazo. Revise a prévia antes de clicar em Criar e abrir no editor.
A proposta criada pelo assistente não entra sozinha na aba Propostas do negócio. Para ligá-la, abra o negócio, vá à aba Propostas e use Vincular existente.
Os produtos da reunião
Cada produto citado que está na sua Tabela entra com a descrição e os argumentos de venda cadastrados lá, e com o que a reunião disse dele. A proposta traz a seção O produto (ou Os produtos, quando são dois ou mais), um cartão por produto, e um botão para a página de cada um. Assim a IA não mistura o que cada produto faz.
O botão da página vem dos links do produto, em Tabelas, no campo Planos e preços: vale o link cujo nome tem “página”; sem ele, o primeiro link que não seja de avaliação.
Sobre o preço:
- Produto com preço na Tabela entra na tabela de investimento com o valor de hoje.
- Produto sem preço na Tabela não entra com R$ 0: a proposta diz, por escrito, que o valor dele é definido depois de fechar o escopo.
- Na anteproposta, se o produto tiver em Planos e preços um link cujo nome tenha “avaliação”, “convidado”, “teste”, “trial”, “sandbox” ou “demonstração”, ele aparece na seção Acesso de avaliação. Sem esse link, a seção não aparece: o Hub não inventa endereço.
Onde fica guardado
As reuniões lidas ficam no negócio. Quem só vê os próprios negócios só vê as reuniões deles. Quando você apaga o contato de vez, pelo Excluir Permanentemente da lixeira, a transcrição com a fala dele é apagada junto.
O que ainda não faz
Não recebe áudio nem vídeo colados aqui: é preciso ter a transcrição em texto. O consumo de IA é o da leitura da transcrição; não há cobrança por minuto de gravação.