Depois de uma reunião de conselho, é comum sair de lá com uma lista de combinados: fulano vai revisar o contrato, sicrana vai levantar os números até a próxima quinta. O problema é que, na maioria das empresas, esses combinados viram anotação solta, em um papel, em um e-mail, na memória de alguém, e acabam se perdendo pelo caminho. O Sonarview Boards resolve isso com duas áreas pessoais que ficam sempre à mão no menu: Minhas tarefas, um quadro onde o que você precisa fazer aparece sozinho, vindo de várias partes do sistema, e o Caderno, um bloco de notas totalmente privado para os rascunhos que hoje talvez estejam soltos no seu e-mail pessoal ou em um caderno físico. Este artigo explica o quadro de Minhas tarefas em detalhe: as abas, as colunas, o que cada cartão mostra e como filtrar. O Caderno é tratado no artigo sobre o Caderno.
Antes de entrar nos detalhes, vale desfazer uma confusão que o próprio nome das telas provoca. "Minhas tarefas" e "Meu caderno" começam com um possessivo, mas querem dizer coisas bem diferentes. O Caderno é seu de verdade: ninguém mais lê o que está ali, nem o administrador. Já Minhas tarefas é a sua lista de algo que pertence ao colegiado: as tarefas aparecem também para os outros membros, no quadro do colegiado. As duas telas avisam isso em uma linha, logo abaixo do título.
Minhas tarefas: o quadro onde o trabalho chega até você
No menu, essa área aparece com o nome "Minhas tarefas". O endereço da página é /minhas-acoes, e o título que você vê no alto da tela, depois de entrar, é simplesmente "Tarefas".
A ideia por trás dessa tela é simples de entender, mas poderosa na prática. Em vez de você precisar lembrar, anotar em um caderno separado ou cobrar por e-mail quem ficou responsável por qual combinado depois de uma reunião, toda tarefa dentro do Sonarview Boards nasce vinculada a um colegiado (o conselho, o comitê, a diretoria ou qualquer outro órgão colegiado cadastrado na plataforma) e aparece automaticamente para quem foi definido como responsável, dentro de um quadro visual único.
Esse tipo de quadro, dividido em colunas por onde as tarefas caminham conforme o trabalho avança, é conhecido como quadro Kanban. Não é preciso decorar esse nome, mas vale entender a lógica: cada tarefa é um cartão, e o cartão se move de uma coluna para a outra à medida que o trabalho progride.
O que torna essa tela realmente valiosa não é só ela existir, é de onde as tarefas vêm. Uma tarefa pode chegar ao seu quadro vinda de uma reunião, de uma decisão aprovada, de um documento vencendo no Data Room ou de um plano de negócio, sem que você precise criar nada manualmente, como explica o artigo sobre criar tarefas e as quatro formas automáticas. Na prática, o quadro de Minhas tarefas vira o ponto único de verdade sobre tudo que depende de você, não importa em qual parte do sistema aquilo foi originado.
Uma observação importante sobre privacidade, porque o nome da tela pode enganar: as tarefas não são secretas. Elas pertencem ao colegiado que as originou, e os membros desse colegiado veem as mesmas tarefas no quadro do órgão, com o seu nome como responsável. Isso é proposital, é assim que a governança funciona: um combinado de conselho precisa ser visível a quem cobra o resultado. O mesmo vale para "Minha agenda" e "Minhas decisões". Se o que você quer é escrever algo que ninguém mais veja, o lugar é o Caderno, explicado no artigo sobre o Caderno.
Em uma organização nova, o quadro já chega com algumas tarefas de exemplo (inclusive uma atrasada, de propósito), para você experimentar o arrastar, os prazos e os filtros antes de criar as suas. São dados de demonstração e podem ser apagados de uma vez em Configurações, no botão "Limpar exemplos".
Como o quadro funciona: as abas, as colunas e o cartão
As três abas
Ao abrir a tela de Tarefas, você vê até três abas no topo, cada uma mostrando um recorte diferente do mesmo quadro:
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Minhas tarefas: mostra só as tarefas em que você é o responsável. É a sua lista pessoal de afazeres.
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Que eu gerencio: essa aba só aparece para quem administra pelo menos um colegiado. Nela aparecem as tarefas de todos os responsáveis dentro dos colegiados que você administra, não só as suas. Serve para acompanhar se a equipe toda está dando conta do que foi combinado.
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Em que participo: uma aba de natureza diferente das outras duas, porque na verdade não é um quadro Kanban, é outro tipo de tela: ela é explicada com calma no artigo sobre criar tarefas e as quatro formas automáticas.
As quatro colunas, sempre na mesma ordem
O quadro tem quatro colunas fixas, sempre nesta ordem:
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Pendente: a tarefa existe, mas o trabalho ainda não começou.
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Em andamento: alguém já está executando.
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Em revisão: o trabalho foi feito e está sendo conferido antes de ser dado como encerrado.
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Concluída: encerrada.
Para mudar a situação de uma tarefa, basta arrastar o cartão de uma coluna para outra. Também dá para arrastar dentro da própria coluna, para reordenar os cartões manualmente, por exemplo, colocando no topo o que é mais urgente olhar primeiro.
O que aparece em cada cartão, sem precisar abrir nada
Cada cartão já mostra, de relance: as etiquetas coloridas da tarefa, o título, um selo de prioridade (que só aparece quando a prioridade é diferente de Normal, para o quadro não ficar poluído de selos em toda tarefa comum), o prazo (com o aviso "Atrasada" em vermelho se a data já passou e a tarefa não foi concluída, ou "Vence hoje" em âmbar se o prazo é hoje), o nome do responsável, o colegiado a que pertence, e um conjunto de ícones com contadores mostrando quantos itens de checklist, anexos, comentários e participantes aquele cartão tem. Com isso, dá para entender o estado de todas as suas tarefas só de olhar o quadro, sem abrir cartão por cartão.
Filtrar o quadro, e salvar o filtro que você usa sempre
Acima do quadro fica a barra de Filtros. Ao lado do título "Filtros" aparece, em vermelho, quantas tarefas estão atrasadas, para o atraso não passar despercebido mesmo que você nunca use filtro nenhum.
A barra tem cinco controles:
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A busca por texto, que procura no título e na descrição das tarefas. Ela aplica quando você aperta Enter (não a cada letra digitada, o que faria a tela piscar a cada tecla).
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Colegiado, Prioridade e Etiqueta: menus de escolha. Escolher já filtra o quadro na hora, não existe botão de "aplicar". Um menu com escolha feita fica marcado em azul, para você enxergar de relance quais recortes estão ligados.
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Na aba "Que eu gerencio" aparece também o menu Responsável, que não faz sentido na sua aba pessoal (ali todas as tarefas já são suas).
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A chave "Só atrasadas", que reduz o quadro ao que passou do prazo.
O link "Limpar filtros", no canto direito, devolve o quadro inteiro.
Filtros salvos. Quem trabalha no quadro todo dia costuma repetir sempre o mesmo recorte (as suas atrasadas de alta prioridade, por exemplo) e teria de remontá-lo menu a menu toda vez. Depois de montar um recorte, aparece o botão "Salvar este filtro": clique nele, dê um nome (por exemplo, "Minhas atrasadas") e o filtro passa a ficar guardado logo abaixo da barra, como um atalho. Um clique nele devolve exatamente aquele recorte. O filtro que está aplicado no momento aparece marcado com um visto.
Três coisas importantes sobre os filtros salvos:
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Eles são pessoais. Ninguém mais na organização vê os seus filtros, nem quem administra o colegiado.
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Eles são por aba: um filtro salvo em "Minhas tarefas" não aparece em "Que eu gerencio", justamente porque os recortes possíveis são diferentes (só a segunda tem o filtro por responsável).
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Salvar com um nome que já existe substitui o filtro anterior, em vez de criar um repetido. É assim que você atualiza um filtro salvo: monte o novo recorte e salve com o mesmo nome.
Para remover um filtro salvo, use o "x" ao lado do nome dele. O sistema pede uma confirmação antes, porque a remoção não tem como ser desfeita.
Abrindo o detalhe de uma tarefa
Clicar em um cartão abre a tela de detalhe, com tudo que existe sobre aquela tarefa:
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Descrição: campo de texto editável, com a explicação completa do que precisa ser feito.
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Checklist: uma lista de itens menores dentro da tarefa. Dá para adicionar itens, marcar e desmarcar cada um, e uma barra de progresso mostra visualmente quanto já foi concluído.
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Anexos: aceita arquivos de até 10 MB cada. Vale notar que esse limite é bem menor que o do Correio, que aceita até 25 MB, já que os anexos de uma tarefa servem para referências rápidas do dia a dia, e não para guardar os documentos oficiais e mais pesados da empresa, que têm seu lugar próprio no Data Room.
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Comentários: o espaço de conversa sobre aquela tarefa específica.
Na lateral da tela de detalhe ficam os controles de gestão da tarefa:
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Etiquetas: crie etiquetas com um nome à sua escolha e uma cor entre seis opções (Verde, Amarelo, Laranja, Vermelho, Roxo, Azul), para organizar as tarefas do seu jeito, por exemplo, separando por assunto ou por urgência.
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Prioridade: Baixa, Normal, Alta ou Urgente.
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Responsável: só quem administra o colegiado pode trocar quem é o responsável.
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Prazo: a data limite da tarefa.
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Participantes: pessoas que devem acompanhar aquela tarefa sem serem as responsáveis por ela. É essa lista que alimenta o feed Em que participo de cada pessoa adicionada, mesmo que ela nunca abra o cartão por conta própria.
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Mover para: um bloco com um botão para cada coluna de destino, permitindo mudar a situação da tarefa com um clique, sem precisar arrastar o cartão. Pensado para quem prefere clicar a arrastar.
No rodapé da tela de detalhe existe um link "Histórico e rastreabilidade", com o registro cronológico de tudo que aconteceu com aquele cartão, e, exclusivamente para quem administra o colegiado, um botão Excluir.
Os outros artigos deste assunto
O resto do assunto está nestas páginas:
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Tarefas: criar na mão, as quatro formas automáticas e quem pode o quê (o botão Nova tarefa, as quatro formas de uma tarefa nascer sozinha, quem pode fazer o quê e a aba Em que participo)
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O Caderno: suas notas 100% pessoais (o bloco de notas que ninguém mais lê, nem o administrador)