Este artigo cobre o cadastro de uma pessoa em um Conselho, na Diretoria ou na Alta Gestão: o formulário de "Adicionar membro", o que acontece quando o e-mail já existe em outro colegiado, e a ficha completa que se abre ao clicar no nome de alguém, com a classificação de governança, os documentos do titular, a área do cônjuge e o envio de um documento para o Data Room. Os papéis que podem ser escolhidos no cadastro estão no artigo sobre os papéis dentro do colegiado. Para incluir alguém em um comitê o caminho é outro, explicado no artigo sobre os comitês.
Adicionar e gerenciar membros
Para incluir alguém em um Conselho, na Diretoria ou na Alta Gestão, o caminho é clicar em "Adicionar membro", na aba Membros. O formulário pede:
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Nome: único campo obrigatório.
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E-mail: opcional. Quando preenchido, a pessoa recebe na hora um convite por e-mail com um link pessoal, e é ao abrir esse link que ela passa a ter acesso ao que foi dado a ela aqui. Só se cadastrar com o mesmo endereço não basta: sem abrir o link, ela entra e não vê nada da organização. Quando deixado em branco, o cadastro fica registrado mesmo assim, para ser completado depois, o que é útil quando se quer organizar a ficha e os documentos de alguém antes de essa pessoa efetivamente começar a usar o sistema.
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Telefone: opcional.
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Empresa: opcional.
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Papel: por padrão, vem marcado como Conselheiro, mas pode ser alterado para qualquer um dos outros papéis, respeitando a regra sobre o Presidente explicada no artigo sobre os papéis dentro do colegiado.
Se o e-mail informado já pertencer a alguém cadastrado em outro ponto da organização, por exemplo, alguém que já participa de outro colegiado, o sistema reconhece essa coincidência e reaproveita o cadastro existente, em vez de criar uma pessoa duplicada. Isso importa porque é comum a mesma pessoa participar de mais de um órgão ao mesmo tempo, e o produto prefere manter um único perfil sempre atualizado, em vez de espalhar várias versões incompletas da mesma pessoa pela organização.
Clicar no nome de qualquer membro, na tabela de Membros, abre a ficha completa dessa pessoa, com bastante informação organizada.
Primeiro, uma classificação em forma de chips, que aceita mais de uma marcação ao mesmo tempo: Estatutário, Não estatutário, Independente e Consultivo. Registrar essa classificação diretamente na ficha da pessoa ajuda a manter essa informação, que costuma importar para fins de governança e conformidade, por exemplo, se um conselheiro é ou não independente, sempre organizada e fácil de consultar, em vez de depender da memória de quem administra o colegiado.
Depois, uma área de documentos do próprio titular, com upload em lote: é possível anexar de uma vez currículo, diploma ou certificado, documento de identidade, CPF, comprovante de endereço, declaração, certidão, contrato ou termo de posse, foto, entre outros. Os tipos de documento disponíveis nessa lista podem ser ajustados pelo Administrador da organização, então cada empresa pode adaptar essa lista ao que sua própria prática de governança exige.
Existe ainda um espaço específico para documentos do cônjuge da pessoa, visível apenas a quem administra aquele cadastro especificamente. Essa separação existe porque informação sobre o cônjuge é, na prática, um dado pessoal de outra pessoa, não do próprio membro, então o sistema só mostra essa área a quem tem, de fato, permissão para administrar aquele cadastro, e não a qualquer pessoa com acesso ao colegiado.
Cada documento da ficha tem um botão para enviá-lo ao Data Room geral da empresa: na primeira vez, o botão aparece como "Compartilhar no Data Room", depois de compartilhado uma vez, o mesmo botão passa a se chamar "Republicar". Isso envia uma cópia do documento para uma pasta do Data Room sem exigir um novo upload, e o sistema evita duplicar o arquivo caso ele já esteja, exatamente igual, guardado na pasta daquela mesma pessoa no Data Room.
Por fim, os documentos da ficha podem ser tratados de duas formas bem diferentes. Podem ser arquivados, o que os move para uma pasta chamada "Itens arquivados": essa ação é reversível, e o documento pode ser restaurado a qualquer momento. Ou podem ser apagados de vez, ação que só o Administrador da organização pode realizar, e que não pode ser desfeita depois de confirmada. Essa diferença existe porque a maioria dos casos do dia a dia é apenas um documento que ficou desatualizado, como uma versão antiga de um contrato, e para isso arquivar já resolve, mantendo o histórico à mão. Apagar de vez é reservado para situações em que o documento realmente precisa deixar de existir no sistema, por isso fica restrito a quem administra a organização como um todo.
O convite por e-mail e o link de confirmação
Quem é cadastrado com e-mail recebe uma mensagem com o botão Confirmar e entrar. Esse link é o que liga a pessoa ao lugar que você preparou para ela: a cadeira no colegiado, os projetos, as votações e as mensagens. Ele vale uma vez e expira em 30 dias.
Por que pedimos essa confirmação. A cadeira de um membro leva junto tudo o que está pendurado nela: as votações, os projetos e as mensagens. O link prova que a caixa de e-mail é mesmo de quem está entrando, e por isso ele vale uma vez só.
Como saber em que pé está cada convite
Em Configurações > Pessoas e papéis, o cartão de cada pessoa mostra um distintivo:
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Tem conta: a pessoa já confirmou e está usando a plataforma.
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Convite enviado em (data): o e-mail saiu e o link está esperando ser aberto.
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Convite não enviado: ainda não saiu e-mail nenhum para essa pessoa.
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Sem e-mail: não há para onde enviar. O cadastro existe e aparece na composição do colegiado, mas essa pessoa nunca vai conseguir entrar enquanto não houver um endereço.
Reenviar o convite
No menu do cartão da pessoa, em Reenviar convite, sai um e-mail novo. O link anterior deixa de valer na hora. Se alguém disser que o link não funciona, peça que use sempre a mensagem mais recente: as antigas mostram a tela "Este link não vale mais".
O convite é pessoal e não deve ser encaminhado. Quem repassa o próprio e-mail de convite entrega junto a cadeira: quem abrir o link primeiro fica com o acesso.
Quando a pessoa entra e não vê nada
Se alguém se autenticar antes de abrir o link, cai em uma tela explicando que falta confirmar o e-mail, e um link novo é enviado automaticamente (no máximo um a cada 10 minutos). Não é erro nem falta de permissão: é só a confirmação pendente. Quem já trabalha na organização nunca é barrado por isso, apenas recebe o link do convite novo.
Veja também
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Conselho, Diretoria, Alta Gestão e Comitês: como funciona o Colegiado (o artigo principal, com a estrutura comum a todos os órgãos)
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Os papéis dentro de um colegiado: Presidente, Secretário, Conselheiro, Convidado e Advisors (o que cada papel pode fazer dentro do colegiado)
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Os documentos privados do colegiado: pastas, acesso restrito e o painel Quem viu (a área privada de documentos do colegiado)
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Como organizo as pastas e os documentos do Data Room? (para onde vai o documento publicado no Data Room)