O Caderno do Sonarview Boards, que no menu aparece como "Meu caderno", é um bloco de notas 100% pessoal: ninguém mais lê o que você escreve ali, nem o presidente do conselho, nem o administrador da organização. Este artigo explica as duas camadas dessa promessa de privacidade, como criar e organizar as notas, e o que dá para fazer em cada uma. O outro lado do trabalho pessoal, o quadro de tarefas do colegiado, está no artigo principal sobre as tarefas.
O Caderno: suas notas 100% pessoais
No menu, essa área aparece como "Meu caderno", no endereço /notas.
O Caderno é um bloco de notas 100% pessoal e intransferível. Isso quer dizer, literalmente, que ninguém mais enxerga o que você escreve ali, nem o presidente do conselho, nem o administrador da organização. Hoje não existe nenhum recurso para compartilhar uma nota com outra pessoa. A ideia por trás disso é simples: toda empresa tem rascunhos e lembretes pessoais que hoje moram soltos no e-mail particular de alguém ou em um caderno físico de papel, muitas vezes com informações sensíveis sobre a empresa dentro. O Caderno existe para que esses rascunhos fiquem guardados dentro do ambiente seguro da governança, em vez de espalhados em lugares fora do controle da empresa.
Como o Caderno guarda as suas notas
Duas regras definem o que acontece com o que você escreve aqui, e vale entender as duas.
A primeira é a regra de acesso: toda nota é amarrada ao seu login, e o sistema só devolve as notas de quem está pedindo. Não existe uma tela de administração que liste as notas dos outros, não existe relatório e não existe exceção para o administrador da organização. Isso não é uma configuração que alguém possa mudar, é como o sistema foi construído.
A segunda é a criptografia: o título e o conteúdo de cada nota são cifrados (AES-256) antes de serem gravados, e o sistema os decifra quando você abre a nota. O arquivo anexado a uma nota também é cifrado antes de ser gravado no armazenamento. O Meu correio e as Minhas mensagens seguem a mesma regra para o que é escrito.
Um cuidado que continua sendo seu: quem entrar com o seu login verá o seu caderno, do mesmo jeito que veria o seu e-mail. Por isso, cuidar do acesso à sua conta continua sendo o primeiro passo.
A tela e como criar uma nota
A tela do Caderno tem a lista de notas à esquerda e a nota aberta à direita, para ler e escrever sem sair da página. As notas fixadas aparecem sempre primeiro, e as demais seguem ordenadas da mais recentemente atualizada para a mais antiga. Um campo de busca, acima da lista, procura no título e no conteúdo das suas notas.
Em uma organização nova, o Caderno já chega com algumas notas de exemplo, escritas do ponto de vista de um conselheiro (preparação de assembleia, perguntas para o comitê de auditoria, impressões sobre a sucessão), para mostrar o tipo de coisa que faz sentido guardar ali. Uma delas já vem fixada no topo, para você ver como o alfinete funciona. São dados de demonstração e somem junto com os demais exemplos em Configurações, no botão "Limpar exemplos".
Para criar uma nota manualmente, use o botão "Nova nota" e preencha:
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Título (obrigatório).
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Conteúdo: um campo de texto livre. A própria tela reforça a privacidade com o texto "Escreva aqui. Só você vê o que escrever."
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Anexar um documento (opcional): permite anexar um arquivo de até 25 MB.
Além do botão, existe uma segunda forma de criar notas, ainda mais rápida: uma área de arrastar e soltar que fica sempre visível na página do Caderno. Ao soltar um arquivo ali diretamente, o sistema cria uma nota nova automaticamente, usando o nome do arquivo, sem a extensão, como título. Se você soltar vários arquivos de uma vez, o sistema cria uma nota separada para cada arquivo. Soltar cinco documentos ao mesmo tempo, por exemplo, gera cinco notas distintas, cada uma já com seu anexo, sem nenhum preenchimento manual.
O que dá para fazer em cada nota
Cada nota permite:
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Editar o título diretamente na tela, com um clique.
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Fixar a nota, pelo botão próprio para isso. Uma nota fixada sobe para o topo da lista, com um destaque visual, para você achar rápido as notas que usa com mais frequência.
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Excluir a nota.
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Se a nota tiver um anexo, aparece uma linha com duas opções: Abrir, que mostra o arquivo direto no navegador (isso só funciona para tipos de arquivo considerados seguros para exibição, como PDF, um arquivo do Word, por exemplo, é sempre baixado em vez de aberto), e Baixar, que salva o arquivo no seu computador.
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Editar o corpo da nota diretamente na tela, com um clique para começar a escrever. Não existe botão de salvar: o texto é guardado sozinho.
Uma nota sem anexo funciona como um rascunho livre, sobre qualquer assunto. Uma nota com anexo muda de função: o campo de texto passa a ser o lugar onde você registra suas próprias anotações sobre aquele documento específico, por exemplo, seus comentários pessoais sobre uma minuta de contrato antes de levá-la para discussão no colegiado.
Juntas, as duas áreas cobrem dois lados do trabalho de quem participa de um colegiado. Minhas tarefas garante que nada do que foi combinado, em reunião, em votação ou por um documento vencendo, saia do radar, e por isso mesmo é visível ao colegiado. O Caderno garante que você tenha, dentro do mesmo ambiente seguro, um espaço só seu, e de mais ninguém, para os rascunhos que até hoje provavelmente estavam soltos em algum lugar fora do controle da empresa.
Veja também
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Minhas tarefas e o Caderno pessoal (o quadro de tarefas, que é visível ao colegiado)
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Tarefas: criar na mão, as quatro formas automáticas e quem pode o quê (de onde vêm as tarefas que aparecem sozinhas)