Tarefas: criar na mão, as quatro formas automáticas e quem pode o quê

No Sonarview Boards, quase nenhuma tarefa precisa ser digitada: ela nasce de uma reunião, de uma decisão aprovada, de um documento vencendo no Data Room ou de um plano de negócio, e aparece sozinha no quadro de quem é responsável. Este artigo explica o botão Nova tarefa, as quatro formas automáticas, quem pode fazer o quê dentro de uma tarefa e a aba Em que participo. O quadro em si, com as colunas, os cartões e os filtros, está no artigo principal sobre as tarefas.

Criar uma tarefa na mão, e as quatro formas automáticas de ela aparecer

Criando uma tarefa manualmente

Quem administra pelo menos um colegiado vê, na tela de Tarefas, o botão "Nova tarefa". Ao clicar, é preciso preencher:

• Colegiado (obrigatório): a tarefa sempre pertence a um colegiado específico.

• Prazo (opcional).

• Título (obrigatório).

• Descrição (opcional).

• Responsável (opcional). A própria tela já explica o que acontece em cada caso: "Quem fica encarregado. A tarefa aparece nas Minhas tarefas da pessoa. Sem responsável, fica em Que eu gerencio até alguém assumir." Ou seja, criar uma tarefa sem definir logo quem vai executá-la não faz com que ela se perca, ela apenas fica visível para qualquer um que administre aquele colegiado, até que alguém assuma.

As quatro formas automáticas

Usar o botão "Nova tarefa" é só uma das cinco formas de uma tarefa nascer no Sonarview Boards, e é justamente aqui que está um dos recursos mais úteis do produto. Na maior parte do tempo, você nem vai precisar usar esse botão, porque a tarefa vai aparecer sozinha, criada a partir de outra parte do sistema. São quatro origens automáticas:

1. Dentro de uma Reunião, pelo botão "Nova ação". Durante ou logo depois de uma reunião registrada no sistema, é possível criar uma ação direto por lá, já ligada a uma deliberação que acabou de ser votada naquela mesma reunião. Assim, o que foi decidido já vira uma tarefa rastreável no calor da reunião, sem depender de alguém lembrar de fazer isso depois, com a ata em mãos.

2. Dentro de uma Decisão aprovada, pelo botão "Gerar tarefa desta decisão". Quando uma decisão é formalmente aprovada em votação, um clique transforma essa aprovação em tarefa, já nascendo ligada ao colegiado e à votação que a originou. Meses depois, é possível olhar para qualquer tarefa criada assim e saber exatamente qual votação a gerou.

3. Dentro do Data Room, a partir de um "Lembrete de validade". Quando um documento tem data de vencimento, por exemplo, uma apólice de seguro, o lembrete criado para esse vencimento não fica só como um aviso passivo, ele vira uma tarefa de verdade, com responsável e prazo, no quadro de alguém. Isso evita o cenário clássico de um documento importante vencer sem que ninguém tenha percebido a tempo.

4. Dentro de um Plano de negócio ou de um Comitê. Esses módulos têm o seu próprio quadro de tarefas, mas funcionam com exatamente o mesmo mecanismo descrito neste artigo, só que filtrado para mostrar apenas as tarefas daquele plano ou daquele comitê específico.

O ponto mais importante para guardar é este: nos quatro casos acima, se um responsável for definido no momento da criação, a tarefa aparece automaticamente nas Minhas tarefas daquela pessoa, mesmo que ela nunca tenha aberto a reunião, a decisão ou o documento que deu origem à tarefa. Na prática, ninguém precisa ficar circulando entre reuniões, decisões e documentos para saber o que precisa fazer. O próprio sistema leva a tarefa até a pessoa certa.

Quem pode fazer o quê

O Sonarview Boards separa claramente duas categorias de permissão dentro de uma tarefa: quem administra o colegiado, e o responsável pela tarefa, que pode ou não ser a mesma pessoa.

Um exemplo prático deixa isso mais claro. Um conselheiro comum, que não administra o colegiado, mas que é o responsável por uma tarefa específica, consegue arrastar o cartão dessa tarefa entre as colunas conforme avança no trabalho, e consegue marcar os itens do checklist à medida que os completa. O que esse mesmo conselheiro não consegue fazer é reatribuir a tarefa para outra pessoa ou mudar o prazo por conta própria. Essas duas ações continuam sendo exclusivas de quem administra o colegiado.

Em que participo: acompanhando sem ser o responsável oficial

Diferente das outras duas abas, "Em que participo" não é um quadro Kanban, é um feed, uma lista única que reúne tudo em que você foi marcado como participante ou envolvido, mesmo sem ser o responsável oficial por aquilo.

Esse feed junta três áreas diferentes da plataforma:

• Tarefas: quando alguém te adiciona na seção Participantes de um cartão.

• Itens de due diligence de M&A: due diligence é a fase de checagem detalhada de documentos e riscos que acontece antes de fechar uma operação de fusão ou aquisição (M&A).

• Decisões: quando você é marcado como participante de uma votação, sem que isso signifique que você precisa votar.

Esse recurso existe porque, na vida real de um colegiado, muita gente precisa ser mantida informada ou contribuir com um assunto sem ser formalmente a dona daquele item. Um diretor pode ser chamado para opinar sobre um item de due diligence de uma aquisição sem conduzir o processo, por exemplo. O feed junta em um lugar só tudo o que o espera, em vez de obrigá-lo a percorrer uma tela por assunto.

Cada cartão do feed mostra um ícone diferente conforme o tipo de item, o rótulo correspondente (Tarefa, Item de due diligence ou Decisão), o contexto daquele item e a situação atual. Clicar em qualquer cartão leva direto para a página completa daquele item específico. Essa aba não tem filtros: é uma lista curta, por natureza.

Veja também

• Minhas tarefas e o Caderno pessoal (o quadro, as colunas, o cartão e os filtros salvos)

• O Caderno: suas notas 100% pessoais (as notas que só você lê)