Esta função vive dentro do Data Room, ao lado de outras duas. A visão geral das três está em Fatos relevantes, seguros e o questionário PLD/FT no Data Room.
Seguros: apólices e cotações, e a diferença entre ver e gerenciar
As duas linhas de seguro: D&O e Cyber
A aba Seguros só aparece no Data Room para quem tem pelo menos uma das duas permissões de seguro, explicadas no próximo tópico. Dentro dela, existe uma sub-navegação em abas com duas linhas:
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D&O: seguro de responsabilidade civil de administradores e conselheiros. Protege o patrimônio pessoal desses profissionais diante de questionamentos sobre decisões de gestão.
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Cyber: seguro de riscos cibernéticos. Cobre incidentes de dados, interrupção de operação e responsabilidade digital da organização.
Cada linha tem sua própria lista de apólices e, para quem gerencia, sua própria lista de cotações solicitadas.
Ver apólices e gerenciar apólices: por que a diferença existe
Este é o ponto mais importante para entender antes de liberar esse acesso a alguém. Existem duas permissões diferentes para a área de Seguros, e elas não abrem o mesmo nível de acesso:
Ver apólices de seguro é a permissão mais aberta. Qualquer pessoa com esse acesso, como um conselheiro comum, consegue ver as apólices vigentes da empresa: a seguradora, o número da apólice, o valor de cobertura, o período de vigência e a situação de cada uma. Isso já é suficiente, por exemplo, para um conselheiro confirmar que a empresa mantém um seguro D&O ativo antes de aceitar um cargo na administração.
Gerenciar apólices de seguro é uma permissão mais restrita, e só quem tem esse acesso enxerga e mexe nas cotações solicitadas. A razão é direta: uma cotação carrega dados de terceiros, como o nome da empresa contatada, o nome do contato, o e-mail e o telefone dessa pessoa. Esse tipo de informação não precisa, e não deve, circular para todo mundo que só quer consultar uma apólice já vigente. Por isso o produto separa as duas coisas: consultar o que já existe é uma permissão, solicitar e negociar uma nova apólice é outra, com uma barreira extra porque envolve dados de outras pessoas e empresas.
Na prática, quem só tem Ver apólices de seguro abre a aba Seguros, escolhe D&O ou Cyber, e vê a lista de apólices vigentes normalmente. Mas não vê a lista de cotações solicitadas nem o botão de solicitar uma nova. No lugar, aparece um aviso informando que a solicitação de cotação é feita por quem gerencia os seguros da empresa.
Como solicitar uma cotação
Quem tem a permissão de gerenciar seguros vê o botão Solicitar cotação no topo da linha de seguro escolhida. O formulário pede:
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Empresa: a razão social da organização que está solicitando (a sua própria empresa).
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Contato: o nome de quem vai responder pela solicitação.
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E-mail: o e-mail desse contato.
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Telefone: opcional.
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Observações: opcional, para descrever coberturas desejadas ou prazos que a corretora precisa conhecer.
Ao enviar, o pedido é registrado e encaminhado a uma corretora externa. Vale saber de um detalhe importante: se essa integração com a corretora ainda não estiver ativa no sistema, o pedido continua sendo registrado normalmente dentro do Data Room, apenas não sai de fato para nenhum destinatário externo naquele momento. Mesmo assim, quem solicitou sempre vê a mesma mensagem de confirmação, "Solicitação enviada à corretora". Isso existe para que o pedido nunca se perca: quem solicita não precisa se preocupar com o estado técnico da integração, porque o registro fica sempre disponível na lista de cotações, para quem gerencia acompanhar e retomar o contato manualmente, se for o caso.
Cada cotação aparece como um cartão, com a situação Rascunho ou Encaminhada, indicando se o pedido já saiu para a corretora ou ainda está pendente, além do contato, do e-mail, do telefone e das observações.
No menu de três pontos do cartão estão Editar e Excluir. Editar não abre outra janela: os campos aparecem dentro do próprio cartão e cada um é salvo sozinho assim que você sai dele, sem botão Salvar. Clique no lápis ao lado do valor, escreva por cima e clique fora (ou tecle Enter); para desistir, tecle Esc ou clique no X, e nada é gravado. Um campo por vez: corrigir o telefone não apaga as observações. Empresa, contato e e-mail continuam obrigatórios, e um e-mail malformado é recusado na hora. Excluir sempre pede confirmação.
Como cadastrar uma apólice e o aviso de vencimento
Ainda na mesma linha de seguro, quem gerencia vê o botão Cadastrar apólice. Os campos são:
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Seguradora: obrigatório.
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Número da apólice: opcional.
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Cobertura em R$: opcional.
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Início da vigência e Fim da vigência: as datas do período coberto.
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Situação: Vigente, Vencida ou Cancelada.
Cada apólice também é um cartão, com a seguradora no título, o número logo abaixo e, no corpo, a cobertura, a vigência e a situação. Para quem gerencia, o menu de três pontos traz Editar e Excluir, com o mesmo comportamento das cotações: os campos abrem no cartão e salvam sozinhos ao sair de cada um; a situação é um menu que salva na hora em que você escolhe. Duas proteções evitam estrago: o fim da vigência não pode ficar antes do início (a conferência é feita contra a data que já está salva, mesmo que você mexa em só uma delas), e uma cobertura escrita de forma que não seja um valor em reais é recusada com aviso, em vez de apagar o valor que estava lá.
Depois de cadastrada, toda apólice marcada como Vigente ganha automaticamente um selo de vencimento, calculado a partir da data de fim de vigência: Vencida há X dias, em vermelho, se a data já passou, ou Vence em X dias, em amarelo, quando faltam até 30 dias para o vencimento. Esse selo existe para que ninguém precise acompanhar manualmente uma planilha de vencimentos à parte, o próprio Data Room avisa.
Um ponto que merece atenção, para não gerar expectativa errada: hoje o cadastro de apólice guarda apenas os dados da apólice (seguradora, número, valores, datas), não o arquivo em si. Não existe, nesta função, o envio do PDF da apólice. É um registro estruturado das informações, não um documento anexado. Se a empresa quiser manter também o PDF da apólice guardado no Data Room, o caminho é enviá-lo como um documento comum em alguma categoria do Data Room, separado deste cadastro.