Esta função vive dentro do Data Room, ao lado de outras duas. A visão geral das três está em Fatos relevantes, seguros e o questionário PLD/FT no Data Room.
O questionário PLD/FT: para que serve e como preencher
Para que serve
O Questionário PLD/FT é o "Questionário ANBIMA de due diligence para PLD/FTP", ou seja, o modelo oficial de prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo que bancos e distribuidoras costumam exigir de empresas e gestoras antes de aprovar, ou de tempos em tempos renovar, um relacionamento comercial.
Sem essa função, o caminho comum seria preencher manualmente um arquivo de Word toda vez que um banco ou distribuidor pedisse o questionário, um trabalho repetitivo, já que boa parte das respostas muda pouco de uma vez para a outra. Com o questionário dentro do Data Room, a empresa preenche as respostas uma única vez na tela e, sempre que precisar responder a um banco específico, gera um PDF pronto, no formato que costuma ser pedido.
Onde encontrar
O questionário fica acessível de dois caminhos, que levam à mesma tela: pelo botão Questionário PLD/FT, dentro da categoria Documentos cadastrais do Data Room, ou pelo mesmo botão Questionário PLD/FT no topo da tela de Compliance, ao lado de "Nova pasta" - um atalho para quem já está ali cuidando de outro documento e não quer trocar de área. Os dois caminhos exigem a mesma permissão (acesso ao Data Room); quem não tem essa permissão não vê o atalho em nenhum dos dois lugares.
Vale uma observação: dentro do Compliance também existe uma pasta chamada "Prevenção à lavagem de dinheiro (PLD-FT)", que é só uma pasta comum de documentos - ela nasce vazia e não é o questionário. O questionário de verdade é sempre o botão, não a pasta.
Como preencher: cabeçalho e as cinco seções
A tela começa com um cabeçalho com cinco campos: Contratado, Contratante (o nome do banco ou da distribuidora que está pedindo o questionário), Questionário preenchido por, Data e Versão.
Depois do cabeçalho vêm cerca de 60 perguntas, organizadas em cinco seções:
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Informações cadastrais
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Informações gerais
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Programa de PLD/FTP
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KYC (conheça seu cliente)
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Monitoramento e comunicação ao COAF
Cada pergunta tem um campo de texto livre para a resposta. A orientação na tela é direta: todos os campos devem ser preenchidos, e quando uma pergunta não se aplicar à sua empresa, o correto é escrever "N/A" em vez de deixar em branco. Isso importa porque, em um documento que vai para um banco, um campo vazio pode parecer um esquecimento, enquanto "N/A" deixa claro que a empresa analisou a pergunta e concluiu que ela não se aplica ao seu caso.
Os cinco anexos que apontam para dentro do Data Room
Cinco perguntas específicas, espalhadas entre as seções, pedem um anexo: o organograma da alta administração, o questionário Wolfsberg (quando a empresa tiver um), a política de PLD/FTP, o currículo do diretor responsável pelo tema e a política anticorrupção. Mas esse anexo não é um envio de arquivo dentro da própria pergunta. É um campo de seleção que aponta para um documento que já esteja guardado em qualquer lugar do Data Room, não só dentro de Documentos cadastrais.
Na prática, isso significa que, antes de preencher essas cinco perguntas, vale a pena garantir que o organograma, a política de PLD/FTP, o currículo do diretor e os demais documentos já estejam enviados ao Data Room. Depois, basta abrir a lista de seleção da pergunta e escolher o documento certo. O PDF final do questionário não junta o conteúdo desses documentos, ele apenas cita o título do documento escolhido, como referência.
Salvar rascunho ou gerar o PDF
No rodapé da tela existem dois botões fixos:
Salvar rascunho apenas grava as respostas digitadas até aquele momento, sem gerar nenhum arquivo. Vale um detalhe importante: existe somente uma versão do questionário por organização, sem histórico de versões anteriores guardado. Ou seja, salvar um novo rascunho substitui o conteúdo anterior, em vez de criar uma cópia adicional ao lado dele.
Gerar PDF e guardar no Data Room monta o documento no formato esperado, com as respostas e os anexos indicados, e o guarda automaticamente dentro de Documentos cadastrais, em uma subpasta chamada PLD/FT. O título do arquivo segue o padrão "Questionário PLD-FT (ANBIMA), nome do contratante, data", o que facilita encontrar depois qual versão foi entregue para qual banco.
Só quem tem a permissão de gerenciar o Data Room consegue editar as respostas e gerar o PDF. Quem tem apenas acesso de leitura consegue abrir a tela e ver as respostas já salvas, mas os campos aparecem bloqueados para edição.
O que fazer depois de gerar o PDF
O PDF gerado termina com duas linhas de assinatura em branco, uma para o Diretor de PLD/FTP e outra para um representante legal da empresa. Isso é proposital: o questionário não se assina sozinho dentro do sistema. Depois de gerado, o caminho é imprimir e assinar à mão, ou enviar esse mesmo PDF para o fluxo de Assinatura Digital como um envio comum de documento. Hoje não existe uma ponte automática entre o questionário e a assinatura eletrônica, então esse passo final precisa ser feito à parte.