O Data Room se organiza em categorias, que são as abas do topo, e dentro de cada categoria em pastas e subpastas. Ele abre em um painel de visão geral, onde você vê cada pasta, quantos documentos ela tem e o que está para vencer.
Criar pastas e navegar
Clique em uma pasta para entrar nela. A trilha no topo mostra onde você está e o botão Visão geral traz você de volta ao painel. Dentro de uma pasta, o botão Nova pasta cria subpastas, em quantos níveis fizer sentido para a sua empresa (por exemplo, Contratos, depois Fornecedores, depois 2026).
Adicionar um documento
Dentro da pasta, o botão Adicionar documento abre uma janela: arraste o arquivo para ela ou clique para procurar no computador, e informe o tipo e a validade. O documento entra na pasta em que você está. Se o tipo de documento de que você precisa ainda não existe na lista, dá para criá-lo ali mesmo, sem sair da janela.
Deixar tudo na ordem certa
Arraste e solte para reordenar tanto as pastas quanto os documentos, e a nova ordem fica salva para todos que acessam. A reordenação de documentos funciona quando a pasta está inteira na tela, isto é, sem uma busca ou um filtro ligado (com um filtro, a lista é apenas um recorte, e mudar a ordem de um recorte seria confuso). Para trocar um documento de pasta, use Mover para pasta no menu dele: ele vai para outra subpasta da mesma categoria, sem precisar subir o arquivo de novo.
Encontrar rápido
Cada documento mostra uma prévia da primeira página, para você reconhecê-lo de relance sem precisar abrir. O atalho Todos os documentos reúne tudo em um lugar só, com busca por sociedade, assunto e etiquetas. O que você arquiva sai das pastas e da busca e vai para Itens arquivados, de onde pode ser restaurado quando quiser, sem nunca ser apagado por engano.
Quem vê: restringir uma categoria, pasta ou documento a pessoas específicas
Por padrão, qualquer pessoa com acesso ao Data Room enxerga todas as categorias, pastas e documentos. Quando algo precisa ficar visível só para um grupo menor, por exemplo um due diligence que só duas pessoas do conselho devem ver antes de ir a público, existe o botão Quem vê, ao lado de Nova pasta.
Ele abre uma janela com o nome do que você está restringindo, e mostra logo no topo a situação atual: o selo verde Aberto a todos ou o selo âmbar Restrito. Marque as pessoas da organização que devem continuar vendo aquilo, e salve. A partir daí, só quem foi marcado enxerga - todo mundo mais deixa de ver essa categoria, pasta ou documento, tanto na navegação quanto na busca. Quem administra o Data Room (Governance Officer ou gestor do Cofre) sempre vê tudo, independente da restrição, para nunca ficar sem acesso ao próprio acervo que administra.
O botão Quem vê existe em três níveis, e cada um tem seu alcance:
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Na categoria (a aba do topo, como Societário ou Contratos): restringe tudo o que está dentro dela.
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Em uma subpasta: restringe aquela subpasta e o que está dentro.
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Em um documento específico, pelo menu de ações dele na lista: restringe só aquele arquivo.
Um detalhe importante quando as restrições se combinam: um documento que está dentro de uma pasta restrita, mas que TAMBÉM está em outra categoria ou pasta aberta (o mesmo documento pode viver em mais de um lugar), continua visível por esse outro caminho aberto. Para travar um documento de vez, restrinja-o diretamente, pelo Quem vê do próprio documento. O que está restrito ganha um ícone de cadeado, visível na aba, na pasta ou no cartão do documento, para dar o sinal visual de que ali existe uma barreira sem precisar abrir a janela para conferir.
Ajustar a estrutura à sua empresa
Em Gerenciar abas, no painel, você cria, renomeia ou remove as categorias do Data Room. Na aba Contratos, o botão Gerenciar categorias separa os contratos por área, como Fornecedores, Clientes ou Locação, do jeito que a sua empresa trabalha.
Corrigir um documento: a ficha
Para acertar qualquer dado de um documento já guardado, abra o menu "..." dele e escolha Editar. O que abre é a ficha do documento, e ela não tem botão Salvar: cada campo é gravado assim que você sai dele. Você clica no lápis ao lado do valor, escreve, e ao clicar fora (ou apertar Enter) aparece o aviso "Alteração salva". Se desistir no meio, aperte Esc ou clique no X: nada é gravado.
A ficha vem separada em blocos, para você achar o que procura pelo título:
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Identificação: título, tipo do documento e, na pasta Contratos, a categoria do contrato. Tipo e categoria são listas: escolher já salva.
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Onde fica e como se acha: as pastas em que o documento aparece (clicar em uma pasta já entra ou sai dela), a sociedade, o assunto e as etiquetas. O documento precisa ficar em ao menos uma pasta - ao tentar tirar a última, o sistema recusa e explica.
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Datas: emissão, validade e o lembrete de renovação. A validade nunca pode ser anterior à emissão; se você digitar uma data que não fecha com a outra, o sistema recusa e diz o motivo, sem gravar.
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Arquivo: para trocar o arquivo, arraste outro para dentro da ficha (ou clique na área pontilhada). O sistema pede confirmação, troca o arquivo e apaga o antigo. Os demais dados do documento continuam como estavam.
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Observações: o campo livre de anotações.
Se ainda faltar sociedade, assunto ou etiqueta, um aviso no pé da ficha diz o que falta, e o documento continua marcado como Pendente de classificação na lista - mas tudo o que você já preencheu está salvo. Terminou? É só fechar.
Mandar documentos para quem não tem conta: o link
Às vezes quem precisa do documento não trabalha aqui: a secretária da diretoria, o contador, o advogado, o banco. Criar um usuário para essa pessoa seria exagero. Para esses casos o Data Room manda os documentos por link, e essa pessoa não precisa ter conta nenhuma.
1. Escolher os documentos, de quantas pastas precisar
Comece pelo próprio documento: no menu "..." dele, escolha Compartilhar por link. Ele já entra em uma bandeja no rodapé e a tela passa para o modo de escolha.
A partir daí, cada documento vira um cartão clicável: toque nele e ele acende, com uma marca redonda no canto. A bandeja vai mostrando o que você já juntou.
O ponto importante: a escolha não se perde quando você troca de pasta. Dá para começar por um contrato em Contratos, ir até Documentos cadastrais e somar uma certidão, tudo no mesmo envio. Se preferir ver tudo junto, use Todos os documentos, que reúne o acervo inteiro em uma lista só.
A bandeja diz quantos itens você já juntou. Clique nesse número: ela abre a lista completa do que vai no envio, numerada, para você conferir antes de mandar. Dentro dessa lista dá para tirar um item pelo x ao lado dele, usar Limpar tudo ou seguir direto para Compartilhar por link. Fora dela, clicar de novo no cartão também tira o documento, e Sair da escolha encerra o modo. Enquanto a escolha está ligada, o menu "..." dos cartões fica escondido, para o clique não ter dois donos.
A escolha também sobrevive a você sair do Data Room e voltar. Se abrir uma ata ou outra tela no meio do caminho, ao retornar a bandeja continua com tudo o que você tinha juntado.
Prefere começar pela lista, e não por um documento? O botão Escolher documentos, no alto da tela, liga o mesmo modo com a bandeja vazia.
Atenção para não confundir: no mesmo menu existe Dar acesso a quem já tem conta. É outra coisa, e só funciona para quem tem usuário nesta plataforma e entra com ele. Se a pessoa não tem conta, o caminho é o link.
A ata do colegiado vai pelo mesmo link
Não é só documento de pasta que sai daqui. Com a escolha ligada, entre na aba Atas do Data Room: toque em uma ata e ela se junta aos documentos, no mesmo envio. Dá para mandar o contrato e a ata que o aprovou de uma vez só, para o mesmo destinatário.
Quem recebe vê a ata identificada como Ata, e não como um arquivo qualquer: um contrato e a ata de um conselho pedem cuidados diferentes de quem lê.
Só ata pronta, nunca rascunho
Uma ata em rascunho aparece na lista com um traço no lugar da marca de escolher, e não acende. Não é falha: ata em rascunho ainda está sendo escrita aqui dentro, seção por seção, e por isso ainda não existe arquivo para anexar ao envio. Assim que a ata é fechada, o sistema gera o documento dela e ela passa a poder ser escolhida. Se a ata já foi assinada, o que vai é o PDF assinado.
A regra que a tela não mostra, e que você precisa conhecer
Só sai por link a ata que você já poderia abrir por dentro. A trava não é a do acervo: ata pertence a um colegiado, e quem pode vê-la é decidido pela regra desse colegiado.
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A ata de um colegiado fechado (o Conselho Fiscal com a gaveta fechada, por exemplo) não sai, nem para quem administra o Data Room. A muralha continua de pé também na porta de saída.
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Do outro lado, ser membro do colegiado sozinho também não basta: mandar arquivo para fora da empresa é ato de quem gerencia o Data Room. Então a ata de um colegiado fechado só sai pela mão de quem é membro dele E gestor do Data Room. As duas coisas, não uma ou outra.
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Se a ata for cancelada depois do envio, ela some do link na hora, como acontece com um documento que você arquiva. Ata anulada por dentro não continua circulando por fora.
2. Dizer para quem é, até quando e o que pode fazer
Em Compartilhar por link você informa:
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E-mail de quem vai receber. É para esse endereço, e só para ele, que o código de acesso vai depois.
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Nome e recado (opcionais). O recado aparece no e-mail e na página da pessoa.
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Pode baixar os arquivos. Desligado, a pessoa só vê na tela.
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Tem prazo. Desligado, o link vale até você cancelar. Com prazo, ele vale até o fim do dia da data escolhida, no horário de Brasília.
Uma honestidade sobre o "só ver": desligar o download tira o botão de baixar e mostra o arquivo dentro da página. Isso resolve o caminho normal, mas não impede uma pessoa decidida de guardar o que enxerga na tela, nem aqui nem em sistema nenhum. Se o documento não pode sair da empresa de jeito nenhum, ele não deve ser compartilhado.
Criado o link, ele aparece na tela para você copiar, além de ir por e-mail. Guarde essa cópia: se o envio de e-mail estiver fora do ar, o aviso aparece ali mesmo e você manda o link pelo caminho que preferir.
3. Como a pessoa abre (e por que isso é seguro)
São três proteções, uma independente da outra:
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O endereço do link é longo e sorteado. Ele não é adivinhado e não fica guardado aqui em texto legível: existe apenas no e-mail de quem recebeu.
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Ao abrir, a pessoa pede um código de 6 dígitos, que chega no e-mail dela. Ou seja: repassar o e-mail não dá acesso a mais ninguém. O código vale 10 minutos e serve uma vez só.
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No primeiro acesso, você recebe um e-mail com o botão Liberar o acesso. Enquanto você não liberar, ela vê apenas "esperando a liberação". Das próximas vezes, só o código.
A pessoa vê somente os documentos daquele link. Nada mais do Data Room aparece: nem menu, nem pastas, nem os nomes das outras áreas.
No topo e no rodapé da página fica a nossa marca ou, se a marca própria da sua organização estiver ligada, o logo e o nome da organização. A frase de abertura diz quem compartilhou e por onde, por exemplo “Maria Souza compartilhou com você pela plataforma Acme Participações”, e o título da aba do navegador também leva o nome da organização enquanto o link vale. O detalhe está no artigo A marca da sua organização no Boards.
4. Acompanhar e cancelar
Em Links enviados estão todos os compartilhamentos: para quem, quantos documentos, se pode baixar, o prazo, quantas vezes foi aberto e a situação (liberado, esperando você, vencido, cancelado). É ali que você libera um pedido e cancela um link.
Cancelar tem efeito imediato: mesmo quem estiver com a página aberta naquele instante perde o acesso. O mesmo vale quando o prazo vence.
Tudo fica no Registro de atividades da organização: quem compartilhou, quem liberou, quem abriu, o que baixou e quando.
Isto é diferente do "Quem vê" e do "Acesso liberado"
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Quem vê: restringe uma pasta ou documento a pessoas de dentro da empresa.
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Acesso liberado: abre uma categoria inteira a alguém de fora que tem conta na plataforma.
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Link: manda documentos escolhidos a dedo, de pastas diferentes, e também atas prontas, para quem não tem conta, com prazo e com controle de download.
Veja também
- Registro de atividades: quem fez o quê, e quem abriu cada documento (quem abriu, baixou e compartilhou cada documento do acervo)
Veja também
Material de investidor não mora no Data Room, e sim no acervo de Investidores, com uma entrega própria: Área do investidor: publicar materiais e dar acesso a quem investiu na empresa