Três funções especiais dentro do Data Room
O Data Room é o cofre de documentos da empresa dentro do Sonarview Boards, organizado em abas por categoria, como Societário, Contratos e Documentos cadastrais. Já existe, nesta Base de Conhecimento, um artigo específico sobre como organizar pastas e documentos dentro dessas categorias comuns do Data Room. Este artigo não repete aquele conteúdo. Ele trata de três funções especiais que também vivem dentro do Data Room, mas que funcionam de um jeito diferente de uma pasta comum de arquivos:
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Fatos relevantes, uma linha do tempo de comunicados formais ao mercado, pensada para companhias de capital aberto.
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Seguros, o controle das apólices de D&O e Cyber da empresa e o pedido de cotação para novas apólices.
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O Questionário PLD/FT, um formulário no modelo oficial da ANBIMA, para responder a bancos e distribuidoras que pedem esse documento antes de aprovar ou renovar um relacionamento comercial.
As três moram dentro do Data Room porque aquilo que cada uma produz (o comunicado publicado, a apólice registrada, o PDF do questionário preenchido) também é, no fim das contas, um documento da empresa. Mas cada uma tem sua própria tela e sua própria lógica de preenchimento, bem diferente de simplesmente enviar um arquivo para dentro de uma pasta.
Duas dessas três funções têm uma página própria nesta Base de Conhecimento, porque cada uma tem um fluxo inteiro: Seguros no Data Room e O questionário PLD/FT no Data Room. Os fatos relevantes ficam aqui, logo abaixo.
Fatos relevantes: como publicar um comunicado ao mercado
Onde fica e para que serve
Dentro do Data Room, a aba Fatos relevantes reúne, em ordem cronológica, os comunicados que a empresa faz ao mercado. Ela existe para companhias de capital aberto, que têm o dever de divulgar formalmente certos fatos (uma aquisição, uma mudança relevante na administração, qualquer evento que afete o valor da empresa) e precisam manter um histórico organizado desses comunicados, com data e documento oficial de apoio.
O cabeçalho da tela mostra o título Fatos relevantes e o texto de apoio: "Comunicados ao mercado, em ordem cronológica. Publique título, data, o texto do fato e o documento oficial." Essas quatro peças de informação, título, data, texto e documento, são exatamente os campos que você vai preencher a seguir.
Como publicar um novo fato relevante
Quem tem a permissão de gerenciar o Data Room vê o botão Novo fato relevante no canto superior da tela. Ao clicar, abre um formulário com os seguintes campos:
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Título: um resumo curto do fato, por exemplo "Aquisição de controle da Empresa X".
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Data do fato: a data em que o fato efetivamente aconteceu ou vai acontecer.
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Data de publicação oficial: opcional, com a dica "Quando o fato foi ou será publicado ao mercado. Opcional: deixe vazio enquanto não publicado." Na prática, isso quer dizer que dá para registrar um fato relevante antes mesmo de ele ser divulgado oficialmente, deixando esse campo em branco, e depois voltar e editar o mesmo item para preencher a data real assim que a publicação acontecer. Isso permite à equipe de governança preparar o registro com antecedência, sem precisar esperar o dia exato da divulgação para começar a documentar o fato.
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Texto do fato: um campo livre, com a descrição do fato como ele será, ou foi, comunicado ao mercado.
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Documento: opcional, aceita qualquer tipo de arquivo, com limite de 25 MB. É aqui que entra o comunicado oficial, normalmente em PDF ou Word.
Ao concluir, o botão de confirmação chama Publicar, e o fato aparece imediatamente na linha do tempo. Cada item mostra a data à esquerda e, quando já existe uma data de publicação oficial preenchida, aparece "Publicado em [data]" logo abaixo da data do fato. Isso deixa claro, em um único olhar, quais fatos já foram publicados e quais ainda estão pendentes.
Editar, remover e encaminhar por e-mail
Cada fato relevante tem um menu de ações com até três opções, dependendo se existe ou não um documento anexado:
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Encaminhar por e-mail: só aparece quando o fato tem um documento anexado. Ao escolher essa opção, você informa o e-mail do destinatário e, se quiser, uma mensagem, e clica em Encaminhar. O sistema envia de fato o arquivo anexado junto do e-mail, não apenas uma menção ao documento.
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Editar: abre o mesmo formulário de criação, já preenchido, para corrigir qualquer campo ou trocar o documento anexado. Neste caso, o botão de confirmação chama Salvar.
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Remover: apaga o fato relevante em definitivo, com uma confirmação antes de executar, já que a ação não pode ser desfeita depois.
Vale um detalhe sobre permissões: quem só tem acesso de visualização ao Data Room consegue abrir a aba, navegar pela linha do tempo e ver ou baixar os documentos anexados, mas não vê os botões Novo fato relevante, Editar, Remover nem Encaminhar por e-mail. Esses aparecem apenas para quem tem a permissão de gerenciar o Data Room.