A empresa já guarda demonstrativos, lâminas, prospectos e informes no acervo de Investidores. O problema nunca foi guardar: foi entregar. A cada trimestre alguém reenvia o mesmo material, um a um, por e-mail e por WhatsApp, e três meses depois ninguém sabe mais quem recebeu o quê.
A Área do investidor resolve isso. Cada investidor ganha um endereço pessoal, permanente, onde vê o que a empresa publicou para ele. Publicou o resultado do trimestre, aparece para todo mundo que já tem acesso, sem reenviar nada.
Não confunda com o envio por link do Data Room. Lá você escolhe uma lista de documentos e manda: é um envio, e o que foi mandado é o que fica. Aqui é uma área: ela mostra o que estiver publicado agora. São ferramentas para coisas diferentes, e as duas continuam existindo.
Onde fica
Tudo acontece em Investidores, dentro da empresa do grupo que você escolheu no card. Duas coisas mudam nessa tela:
- dentro de cada pasta, todo documento ganhou o botão Publicar, ao lado de Ver e Baixar;
- surgiu a aba Área do investidor, onde você dá e encerra acessos.
Quem só tem permissão de visualizar investidores enxerga a aba e vê quem tem acesso, mas não publica nem cria acesso nenhum. Publicar e dar acesso pedem permissão de gerenciar.
Antes de começar: a ficha precisa de e-mail
O acesso é dado a uma ficha de investidor, não a um e-mail digitado na hora. Isso é de propósito: assim o histórico tem um nome por trás, e encerrar o acesso tem um dono claro. Como o código de entrada vai para o e-mail da ficha, ficha sem e-mail não aparece na lista na hora de dar acesso. Se faltar alguém, complete o e-mail na ficha dele e volte.
Passo 1: publicar os materiais
Entre na pasta (Demonstrativos, Prospectos e Lâminas, Reportes, a que for) e clique em Publicar no documento que deve sair da empresa. Ele passa a exibir o selo Publicado aos investidores, e o mesmo botão vira Tirar do ar.
Publicar é documento por documento, nunca pasta inteira. Uma pasta como "Demonstrativos" costuma misturar o que vai para o investidor com o que é interno. Se a pasta mandasse, você seria obrigado a reorganizar o acervo em função de quem vê, e esse é justamente o trabalho que ninguém faz. Por isso todo documento nasce fechado: nada sai por engano ou por esquecimento.
Tirar do ar tem efeito imediato. O documento some da área na próxima vez que o investidor carregar a página, e o endereço direto do arquivo para de responder na mesma hora, mesmo que ele tenha guardado o link.
Arquivar um documento também o tira do ar. Se você arquivar um documento que estava publicado, ele sai da pasta, vai para Itens arquivados e a publicação é desfeita junto. É o que se espera: recolher um documento dentro de casa não pode deixá-lo à vista de quem está de fora.
E restaurar não republica. O documento volta para a pasta fechado, como qualquer outro. Colocar de novo no ar é uma decisão nova, e precisa ser tomada de novo.
Passo 2: dar acesso a um investidor
Antes de mandar o convite, confira o que já está no ar. O topo da aba Área do investidor diz quantos documentos estão publicados naquela empresa. Se não houver nenhum, o aviso aparece em destaque: quem entrar agora vê a área vazia. Vale olhar essa linha, porque publicar é documento a documento e é fácil achar que já publicou.
Abra a aba Área do investidor e clique em Dar acesso a um investidor. Você escolhe:
- o investidor, entre as fichas daquela empresa que ainda não têm acesso;
- um recado (opcional), que aparece no e-mail e no topo da área dele;
- um prazo (opcional). Sem prazo, o acesso vale até você encerrar; com prazo, vale até o fim do dia escolhido, no horário de Brasília;
- se ele pode baixar os arquivos.
Ao confirmar, o investidor recebe o convite por e-mail e o endereço aparece na tela, com um botão de copiar. Copie se precisar: por segurança, o endereço é guardado apenas como um resumo criptográfico, então nem esta tela consegue mostrá-lo de novo depois que a janela fechar. Se o envio de e-mail estiver fora do ar, a própria tela avisa, e aí esse botão é o que salva o dia.
Perdeu o endereço? Não tem recuperação: encerre o acesso e crie outro. É uma decisão de segurança, não uma limitação.
Um acesso vivo por investidor. Não dá para ter dois endereços ativos para a mesma pessoa: se você tentar, o sistema avisa e pede que encerre o atual antes. Encerrados não contam, então reemitir é sempre possível.
Passo 3: o que o investidor vê
Ele abre o endereço e encontra uma página só dele: nada do sistema aparece em volta: sem menu e sem nome de módulo. No topo e no rodapé fica a nossa marca ou, se a marca própria da sua organização estiver ligada, o logo da organização e o nome da empresa do grupo. O título da aba do navegador segue a mesma regra. O detalhe está no artigo A marca da sua organização no Boards. Antes de entrar, a página mostra apenas o nome da empresa, o primeiro nome dele e o e-mail parcialmente escondido. Quem tiver só o endereço não descobre quantos documentos existem nem como eles se chamam.
Para entrar, ele clica em receber o código e digita os seis dígitos que chegam no e-mail da ficha. O código vale por poucos minutos e serve uma vez só. Depois disso, ele vê os materiais agrupados pela pasta, com o nome do arquivo e o tamanho, e os botões de Ver e Baixar.
Encaminhar o endereço não dá acesso a mais ninguém. O código vai sempre para o e-mail que está na ficha, e nunca para um endereço digitado na tela. Quem receber o link encaminhado esbarra no código e para ali.
Cada empresa do grupo é uma área separada
O investidor cadastrado na controlada vê o acervo da controlada. O da holding vê o da holding. Não existe mistura, e isso é garantido no servidor, não escondendo botão na tela: mesmo montando o endereço de um arquivo de outra empresa à mão, a resposta é a mesma que para um arquivo que não existe.
Encerrar um acesso
Na lista da aba, cada investidor tem Encerrar. O efeito é imediato: quem estava com a página aberta perde o acesso na hora, sem esperar nada expirar.
O registro do acesso não é apagado, fica marcado como encerrado. Em governança, o rastro de quem teve acesso a quê vale mais do que uma lista limpa.
"Só leitura": o que ela faz, e o que não faz
Desmarcando Pode baixar os arquivos, o botão de baixar some e o material abre embutido na página.
Sendo honestos: isso tira o caminho normal, não impede uma pessoa determinada. Quem enxerga o documento na tela consegue guardá-lo de outras formas. A trava serve para deixar a intenção da empresa clara e evitar o repasse casual, e não como proteção contra cópia. Qualquer produto que prometa mais do que isso está mentindo.
O que fica registrado
Tudo o que acontece aqui entra no Registro de atividades da organização, na área "Área do investidor":
- quando alguém publica ou tira do ar um documento, e quem foi;
- quando um acesso é criado ou encerrado;
- quando o investidor entra na área;
- quando ele abre ou baixa cada material. Abrir e baixar são registros diferentes: ler na tela é uma coisa, levar uma cópia embora é outra.
Como o investidor não tem conta no sistema, o registro guarda o e-mail dele como autor da ação. E na própria aba você vê o resumo do que interessa no dia a dia: se a pessoa já entrou, quantas vezes e quando foi a última.
Perguntas frequentes
O investidor precisa criar conta ou instalar algo?
Não. Ele abre o endereço no navegador que já usa, confirma o código do e-mail e pronto.
Preciso reenviar o link quando publico material novo?
Não, e esse é o ponto. O endereço é o mesmo para sempre. Publicou, apareceu.
Ele fica logado para sempre?
Não. A entrada vale por algumas horas. Depois disso, ele confirma um novo código, no mesmo endereço de sempre.
Um investidor consegue ver que os outros existem?
Não. Ele vê os materiais publicados e o recado da empresa. Não há lista de investidores, nem nome, nem valor, nem participação de ninguém.
E se o e-mail com o convite não chegar?
Use o botão de copiar que aparece na hora da criação e mande por outro caminho. O acesso já está criado e funcionando.
Dá para dar acesso a alguém que não é investidor?
Cadastre a ficha dessa pessoa em Investidores primeiro. O acesso sempre pertence a uma ficha, para o histórico ter dono.
O que esta área ainda NÃO faz
Vale dizer o que não existe, para ninguém contar com o que não tem:
- não há login com senha nem painel de investidor com carteira, posição ou rentabilidade. É entrega de material, não portal de investimentos;
- não há aviso automático ao investidor quando você publica algo novo. Ele vê na próxima vez que entrar;
- não há comentário nem resposta do investidor dentro da área;
- não há assinatura de documento por ali.