Tudo o que acontece com um negócio fica na Timeline da ficha dele: o e-mail que você mandou, a conversa do WhatsApp, a ligação, a reunião. Daqui você registra, corrige e envia e-mail para o cliente, sem copiar endereço nem trocar de tela.
Registrar um andamento
- Abra o negócio e fique na aba Timeline.
- Escolha o tipo: Nota, E-mail, WhatsApp, SMS, Mensagem, Ligação ou Reunião.
- Escreva um título curto, se quiser. Sem título, vale o nome do tipo.
- Em Conteúdo, cole o e-mail que você mandou, a conversa do WhatsApp ou escreva o que foi dito. A quebra de linha fica como você colou. A tecla Enter só quebra a linha; quem grava é o botão.
- Se a coisa aconteceu antes, preencha Quando foi com a data e a hora: a ligação de ontem, a reunião de terça, o e-mail da semana passada. Se foi agora, deixe vazio.
- Clique em Registrar.
O registro entra na Timeline com o tipo, a data, a hora e o nome de quem registrou. A data e a hora são as de Quando foi. Com o campo vazio, valem as do clique em Registrar. A Timeline fica em ordem de quando as coisas aconteceram, da mais recente para a mais antiga, então a ligação de ontem registrada hoje aparece abaixo do que aconteceu hoje.
Quando a data de Quando foi é diferente da hora do registro, o registro mostra também, em letra menor, quando ele foi feito e por quem, por exemplo “registrado em 25/09 às 14h05 por Ana”.
Quando foi não aceita data no futuro. Se aparecer “A data de quando foi não pode estar no futuro.”, confira o dia e a hora e registre de novo.
O negócio não precisa ter contato para receber registros.
Marcar uma reunião
- Na Timeline, escolha o tipo Reunião.
- Em Data do call, escolha o dia e a hora da reunião. Pode ser no futuro.
- Escreva um título, se quiser, por exemplo “Apresentação da proposta”, e clique em Registrar. O conteúdo é opcional.
A reunião fica na Timeline na data do call, e não na hora em que você a registrou. A reunião marcada para a semana que vem aparece no alto, com a etiqueta Agendada e a palavra “para” antes da data. Embaixo, em letra menor, aparece quando ela foi marcada e por quem. Quando a data passa, a etiqueta muda para Realizada.
Se a reunião já aconteceu, preencha Data do call com o dia e a hora em que ela foi. Com o campo vazio, vale a hora do clique em Registrar.
Para remarcar, clique em Editar na reunião, troque a Data do call e clique em Salvar.
As reuniões que o próprio cliente marca pelo Cal.com ou pelo Calendly entram sozinhas, também na data do call. Se ele cancelar ou remarcar, a reunião antiga recebe a etiqueta Desmarcada, com o motivo na descrição, e a nova entra no lugar.
A reunião marcada na ficha do contato, em Reunião, entra também na Timeline do negócio aberto desse contato, se você puder mexer nesse negócio.
Corrigir ou apagar um registro
Embaixo dos registros feitos por pessoas (nota, e-mail, WhatsApp, SMS, mensagem, ligação e reunião registrados à mão, e os anexos) há Editar e Apagar.
- Editar abre o registro para você mudar o tipo, o título, o conteúdo e Quando foi (na reunião, a Data do call). Para voltar a valer a hora do registro, apague a data de Quando foi. Clique em Salvar para gravar ou em Cancelar para desistir.
- Apagar pede confirmação. O registro sai da Timeline junto com os anexos dele. Se o registro tem anexo, o aviso mostra os arquivos e só libera o botão Apagar depois que você liga a chave Li e concordo em apagar; o pedido fica registrado com a data, a hora e o seu usuário.
O que o sistema registrou sozinho não se edita nem se apaga: a mudança de etapa, o contrato assinado, a proposta enviada por e-mail, a mensagem que passou pelo WhatsApp do Hub e o e-mail que saiu pelo botão Enviar e-mail. Esses registros são a prova do que aconteceu, e por isso não mostram os botões.
Quem pode editar e apagar:
- Quem gerencia a área de Vendas inteira mexe em qualquer registro.
- Quem gerencia só os próprios negócios mexe nos registros que fez e nos registros dos negócios que são dele.
- Quem só consulta a área de Vendas não edita nem apaga. Se tentar, a tela avisa e o registro fica como estava.
Enviar e-mail para o cliente
- Na Timeline, clique em Enviar e-mail.
- Em Para, o e-mail do contato do negócio já vem preenchido. Se o negócio tem mais de um contato com e-mail, clique no nome de cada um que vai receber, ou em Todos para pôr todos de uma vez: clicar de novo tira. Vai um e-mail só, e cada pessoa no Para vê as outras. Para mandar a outros endereços, escreva-os separados por vírgula ou ponto e vírgula, até 10.
- Para mandar cópia, clique em Adicionar Cc ou Cco. Quem está no Cc aparece para todos; quem está no Cco (cópia oculta) não aparece para ninguém. Até 5 endereços em cada campo.
- Escreva o Assunto e a Mensagem, ou peça à IA (veja abaixo).
- Clique em Enviar, ou em Agendar envio para ele sair mais tarde (veja abaixo).
O e-mail sai pelo remetente da sua conta, com o seu nome. A resposta do cliente vai para o seu e-mail.
A sua assinatura de e-mail entra no fim da mensagem, sozinha, se você tiver uma cadastrada. Embaixo do campo Mensagem, a janela diz se você tem assinatura:
- Sem assinatura, aparece “Você ainda não tem assinatura: o e-mail sai sem ela.” Clique em Criar a assinatura, preencha nome, cargo, empresa, telefone, e-mail, site e logo, e clique em Salvar assinatura.
- Com assinatura, clique em Editar a assinatura para mudar algum dado.
A mesma assinatura entra nas respostas da caixa de e-mail, em Conversas › E-mail, onde o botão se chama Minha assinatura.
Assinatura em imagem
Se você já tem a assinatura pronta em uma imagem, abra Editar a assinatura, ligue a chave Usar uma imagem como assinatura e clique em Enviar a imagem da assinatura. A largura ideal é 600 pixels, e a imagem pode ter até 3 MB. Se quiser, preencha Link ao clicar na imagem com o seu site. Os campos de nome, cargo e contatos continuam valendo: o nome aparece para quem bloqueia imagens, e tudo entra na versão em texto do e-mail. Para voltar à assinatura de campos, desligue a chave.
Agendar o envio
Serve para deixar um follow-up pronto, por exemplo.
- Escreva o e-mail como de costume e clique em Agendar envio.
- Em Quando sai, escolha Amanhã, 9h, Em 2 dias, 9h, Segunda, 9h ou outro dia e hora no campo ao lado. A hora é a do seu computador.
- Clique em Agendar para.... O botão mostra o dia e a hora escolhidos.
O e-mail sai no horário marcado, até 5 minutos depois, com o seu nome e a sua assinatura. Desde o agendamento ele já aparece na Timeline do negócio e no histórico do contato, como E-mail agendado. Quando sai, o registro passa a E-mail enviado.
Enquanto não sai, o e-mail fica em E-mails agendados, no alto da Timeline:
- Editar abre o e-mail para trocar o texto, quem recebe ou o horário. Clique em Salvar.
- Cancelar envio impede o envio. A Timeline guarda que ele foi agendado e cancelado.
Se o e-mail não sair (por exemplo, a conta ficou sem remetente), ele aparece em E-mails agendados com o motivo, a Timeline registra E-mail agendado não saiu, e você recebe um aviso no sino.
Escrever o e-mail com a IA
Em cima do campo Mensagem há três botões. Cada uso consome créditos de IA, e o selo ao lado dos botões diz quantos.
- Escrever com a IA: abre um campo para dizer o que o e-mail deve conter, por exemplo “mandar o convite da reunião de quinta”. Pode deixar em branco: a IA escolhe o próximo passo mais útil pelo histórico do negócio. Clique em Escrever. O assunto e a mensagem são preenchidos.
- Sugerir follow-up: a IA lê o histórico e sugere três e-mails de retomada, cada um com um ângulo e o porquê. Clique na sugestão que quiser; ela entra no assunto e na mensagem.
- Melhorar o texto: deixa mais claro e mais curto o rascunho que você escreveu, sem mudar fatos, números nem datas.
A IA não escreve a assinatura: ela entra sozinha no envio. E não envia nada: você lê, ajusta e clica em Enviar. Se não gostar do que a IA escreveu, clique em Voltar ao texto anterior.
O envio fica registrado na Timeline, como “E-mail enviado:” seguido do assunto, com os destinatários (Para, Cc e Cco) e o texto. Ele também aparece na sua caixa de e-mail do Hub, em Conversas › E-mail.
Se aparecer “Sua conta ainda não tem um remetente de e-mail configurado”, é preciso conectar um remetente em Atrair › Marca e remetente antes de enviar.
Enviar a mensagem que o Assistente sugeriu
- Na ficha do negócio, fique na aba Timeline.
- Clique em Analisar este negócio.
- Embaixo da próxima ação, clique em Enviar por e-mail.
- A janela Enviar e-mail abre com a mensagem sugerida já escrita. Revise, escreva o assunto e envie.
Anexar um arquivo
Na Timeline, clique em Anexar e escolha o arquivo: imagem (JPG, PNG, GIF, WebP ou HEIC), PDF, documento do Word, planilha do Excel ou texto (.txt ou .csv), de até 25 MB. O anexo entra na Timeline como um registro com o nome do arquivo. Para escrever uma legenda, use o Editar desse registro.
Para guardar no negócio um e-mail que você mandou fora do Hub, registre um andamento do tipo E-mail e cole o texto em Conteúdo.
Voltar ao negócio
Ao abrir um contato pela lista de contatos do negócio, o botão do alto da ficha do contato diz Voltar ao negócio e leva de volta para ele, e não para a lista de contatos. O mesmo vale para a proposta aberta pela aba Propostas do negócio: o voltar do editor leva ao negócio.