Contatos: cadastrar, organizar com tags e usar a lixeira

Para que serve a área de Contatos

Em Contatos você guarda as pessoas com quem se relaciona: nome, e-mail, telefone, WhatsApp e a empresa de cada uma. A partir do contato você acompanha o histórico, cria oportunidades no funil, envia propostas e organiza tudo com etiquetas (tags). Este guia mostra o passo a passo de cadastrar, editar, buscar, organizar com tags e usar a lixeira.

A área fica no menu lateral, no grupo Vendas. A ficha de cada contato é da área de Vendas: quem não tem essa área no papel não abre a ficha e vê a mensagem “A ficha do contato fica na área de Vendas, que o seu papel não inclui”.

1. Como cadastrar um novo contato

1. No menu lateral, abra Contatos.
2. No canto superior direito, clique em Novo Contato.
3. Preencha os campos: Nome (sempre obrigatório), Email, Telefone, WhatsApp, CPF (usado quando você envia documentos para assinatura eletrônica), Cargo, Empresa, Origem (de onde o contato veio: Manual, Importado, WhatsApp, Proposta, LinkedIn, Instagram ou Sonarview Sign) e Tags (vírgula), as etiquetas separadas por vírgula.
4. Clique em Criar Contato.

A sua organização pode tornar obrigatórios também o e-mail, o telefone, o WhatsApp e o cargo, e criar campos próprios, no botão Campos, no alto da lista. Quando um campo obrigatório fica vazio, o Hub avisa quais faltam.

Vincular a uma empresa

No campo Empresa, comece a digitar o nome. O sistema busca empresas que já existem na sua base:

• Se a empresa aparecer na lista, clique em Vincular. Ela fica marcada como Vinculada e o contato passa a ficar conectado a ela.
• Se a empresa ainda não existir, basta deixar o nome digitado. O contato será salvo com o nome da empresa mesmo assim.
• Para escolher outra empresa depois de vincular, clique em Trocar.

Aviso de duplicados: enquanto você digita o nome ou o e-mail, o sistema avisa se já existir um contato parecido entre os contatos que você pode ver (“X contatos parecidos na base”). Confira antes de criar para não cadastrar a mesma pessoa duas vezes. Clique na seta ao lado de um contato parecido para abri-lo em vez de criar um novo.

E-mail que já existe: o Hub não cria dois contatos com o mesmo e-mail. Se o e-mail já está na base, ele avisa “Já existe um contato com este e-mail na sua base” e oferece Completar o contato que já existe ou Abrir o que já existe.

Limite de contatos do plano

Se o seu plano tem um limite de contatos ativos, ao chegar nele o Hub não cria nem importa mais contatos e avisa que o limite do plano foi atingido. Contatos na lixeira não contam como ativos, nem os que se descadastraram dos seus e-mails. Para liberar mais, veja “Cheguei no limite de contatos: subir de plano ou comprar um pacote”.

2. Importar vários contatos de uma vez

Se você já tem uma lista pronta em uma planilha, importe tudo de uma vez. A importação é feita por quem administra a organização.

1. Na página de Contatos, clique em Importar.
2. Etapa 1: clique para selecionar o arquivo, ou arraste-o para a janela. Vale planilha .csv, .xlsx ou .xls. A primeira linha deve conter os títulos das colunas (por exemplo: Nome, Email, Telefone, Empresa, Tags).
3. Etapa 2: confira o mapeamento das colunas. O sistema tenta adivinhar automaticamente (Nome, Email, Telefone, Empresa, Tags). Ajuste o que for preciso e clique em Ver Preview.
4. Etapa 3: confira a prévia das primeiras linhas e clique no botão Importar, que mostra quantos contatos vão entrar.

Cada linha precisa ter pelo menos o Nome ou o E-mail. Um contato do arquivo com o mesmo e-mail de um contato que já existe não é duplicado: quando o e-mail está escrito igual, os dados do arquivo atualizam o contato existente. Ao final, o sistema informa quantos foram criados e quantos foram atualizados.

Os contatos importados com e-mail entram também na segmentação Newsletter, que é a base de envio de e-mails da conta. Isso não dispara automações.

3. Como buscar e filtrar contatos

1. Use a barra Buscar por nome, email ou empresa... no topo da lista. O resultado aparece automaticamente enquanto você digita. A busca olha o nome, o e-mail, o telefone e o nome da empresa escrito no contato. O contato ligado a uma empresa da base pelo Vincular não aparece quando você busca pelo nome da empresa: procure pelo nome da pessoa.
2. Para refinar, clique em Filtros. Você pode filtrar por Origem (Manual, Importado, WhatsApp, Agenda do WhatsApp, LinkedIn etc.) e por Score min:, a pontuação mínima do contato. Agenda do WhatsApp mostra as pessoas trazidas da agenda do seu número, que não ficam na lista principal de Contatos.
3. Para limpar os filtros, clique em Limpar.

A Lixeira tem botão próprio, na mesma barra, depois de Filtros (veja a seção 7).

Você pode alternar a exibição entre Lista e Cards usando os botões ao lado da busca. Também dá para ordenar a lista clicando nos títulos Contato, Score e Última atividade.

Na lista, a pontuação de cada contato aparece em um selo com a cor da faixa: Quente, Morno ou Frio. Passe o mouse sobre o selo para ver a faixa e a régua. Abaixo da lista, “leads quentes” conta, entre os contatos mostrados, os que têm 50 pontos ou mais.

Levar a busca para uma segmentação

Depois de buscar ou filtrar, a barra acima da tabela mostra Selecionar todos os N.

1. Clique em Selecionar todos os N para escolher todos os que a busca achou, em todas as páginas. Para escolher alguns, ligue a chave na linha de cada um.
2. Clique em Levar para segmentação, escolha a segmentação (ou crie uma nova) e clique em Levar.
3. O resumo diz quantos entraram, quantos já estavam e quantos não têm e-mail. Quem não tem e-mail entra, mas não recebe campanha de e-mail.

Ao mudar a busca ou um filtro, a escolha é desfeita, para não levar gente de uma busca que já não está na tela.

4. Como editar um contato

1. Clique sobre o contato na lista para abrir a página dele.
2. No bloco Informações, clique sobre o campo que quer mudar (Nome, Email, Telefone, WhatsApp, Cargo ou LinkedIn), digite o novo valor e salve. A alteração é gravada na hora.
3. Para trocar a empresa vinculada, passe o mouse sobre a empresa e clique no lápis Mudar empresa.

Atalhos ao lado dos campos. Ao lado do e-mail ficam dois ícones: o envelope abre o seu programa de e-mail para escrever à pessoa, e o de copiar põe o endereço na área de transferência (aparece o aviso E-mail copiado.). Ao lado do LinkedIn fica o ícone que abre o perfil em uma aba nova. Clicar em um atalho não abre o campo para edição; para editar, clique no texto.

Editar depende do seu papel: quem só gerencia os próprios registros, ao tentar mudar o contato de um colega, lê “Este registro pertence a outra pessoa.”.

Mais de um e-mail ou telefone

A pessoa tem um e-mail do trabalho e outro pessoal, ou dois celulares? Guarde todos na mesma ficha.

1. No bloco Informações, logo abaixo do e-mail, clique em + Adicionar e-mail. Abaixo do telefone fica + Adicionar telefone.
2. Digite o endereço ou o número. Se quiser, escreva um rótulo (por exemplo: trabalho, pessoal, celular, fixo).
3. Clique no sinal de confirmar, ou aperte Enter.

O que muda com isso:

• Mensagem que chega por qualquer um deles cai nesta ficha. Um WhatsApp vindo do segundo número, um e-mail recebido na sua caixa de entrada, um formulário preenchido com o e-mail do trabalho, uma reunião marcada com o outro endereço: tudo vai para a mesma pessoa, sem criar outra ficha. A busca de contatos também acha a pessoa por eles. Se a pessoa responder “PARAR” no WhatsApp por qualquer um dos números, ela sai das mensagens automáticas.
• Ao enviar uma proposta, você escolhe. A janela de envio mostra Outros e-mails deste cliente: um clique acrescenta o endereço aos destinatários.
• Campanhas, newsletters e réguas vão só para o principal, o que fica em cima. Assim a pessoa não recebe a mesma mensagem duas vezes.

Ao lado de cada endereço extra ficam dois ícones: a seta para cima torna aquele o principal (os dois trocam de lugar, e nenhum se perde) e a lixeira remove o extra (confirme em Remover). Se o e-mail principal estava devolvendo mensagens, ao trocar ele desce com o rótulo devolveu e-mail, e o Hub não o deixa voltar a principal por esse botão: confira o endereço com a pessoa antes.

Um mesmo e-mail ou telefone não pode estar em duas fichas. Se estiver em outra, o Hub avisa de quem é: se for a mesma pessoa, junte as duas fichas. Ao juntar, os e-mails e telefones da ficha que sai ficam como extras da que fica.

Na página do contato você ainda tem as abas Timeline 360 (o histórico), Tarefas, Deals (oportunidades), Propostas, Contratos e WhatsApp. Nas tarefas, a chave Concluir marca a tarefa como feita. Quem abriu o contato a partir de um negócio encontra no alto o botão Voltar ao negócio.

O histórico do contato (linha do tempo)

Ao abrir um contato, a aba Timeline 360 mostra, em ordem de tempo, o que aconteceu com aquela pessoa, reunindo as suas anotações e tarefas com as interações reais dela nos seus e-mails e formulários:

• E-mail entregue: quando um e-mail de campanha chegou à caixa da pessoa.
• Abertura: quando o e-mail foi aberto. Aberturas repetidas do mesmo e-mail aparecem agrupadas, com a contagem e a marca da 1ª vez. Algumas aberturas são feitas por programas que protegem a caixa de e-mail, e não pela pessoa: elas aparecem aqui, mas não contam na pontuação.
• Clique: quando ela clicou em um link do e-mail (mostra qual link).
• E-mail devolvido: quando o e-mail voltou de vez, sem poder ser entregue.
• Descadastro: quando a pessoa pediu para sair dos seus e-mails.
• Formulário enviado: quando ela preencheu um dos seus formulários de captação.
• Além das anotações, tarefas, mensagens de WhatsApp e mudanças de etapa do funil que você já registrava.

Clique em um item de campanha para abrir o relatório daquela campanha. O relatório é da área de Marketing: quem não tem essa área no papel não consegue lê-lo.

Visitas anônimas de landing page (de quem ainda não é um contato identificado) não aparecem aqui: elas entram apenas nos números gerais da página, porque sem identidade não dá para atribuir a uma pessoa específica.

A pontuação do contato (Quente, Morno e Frio)

Ao lado do nome, na página do contato, há um selo de pontuação. Ele existe para responder uma pergunta simples: quem merece a sua atenção primeiro? Quanto mais alta a pontuação, mais pronto para uma conversa aquele contato está.

A conta soma duas coisas:

• O perfil (até 30 pontos): a ficha completa vale pontos: e-mail corporativo (de domínio próprio, não Gmail ou Hotmail), telefone ou WhatsApp, cargo e o vínculo com uma empresa (com CNPJ preenchido vale ainda mais). Preencher a ficha já melhora a pontuação.
• O interesse recente (até 50 pontos): o que a pessoa fez nos últimos 90 dias: clicou ou abriu suas campanhas de e-mail, preencheu um formulário, ou teve uma ligação, reunião ou conversa de WhatsApp registrada. Anotações suas não contam, nem o registro de um e-mail que você mandou: interesse é o que o contato faz, não o que você escreve sobre ele. Na Timeline do negócio, os registros do tipo Ligação e Reunião contam; o do tipo WhatsApp, por enquanto, não conta.

A pontuação cai sozinha com o tempo. Uma interação vale o peso cheio nos primeiros 30 dias, metade até completar 90 dias, e depois sai da conta. É proposital: um lead que clicou em tudo há três meses e sumiu não é mais um lead quente.

As faixas do selo: Quente (50 pontos ou mais), Morno (20 a 49) e Frio (abaixo de 20). A mesma régua vale na lista de Contatos, no cartão do Funil, no cabeçalho do negócio e na contagem de leads quentes do Início.

Quem se descadastra fica zerado. Se o contato pedir para sair dos seus e-mails (ou o e-mail dele devolver como inválido), a pontuação vai a zero na hora: não faz sentido investir em quem pediu para não ser contatado.

De onde vêm os pontos: clique no selo de pontuação na página do contato para abrir o detalhamento, item por item. A pontuação se atualiza sozinha: quando a pessoa interage, quando você edita a ficha ou registra uma atividade, e uma vez por dia de madrugada (para o tempo passar valendo). Não há botão para recalcular nem como editar o número na mão pela tela: a pontuação reflete fatos.

5. Organizar com tags (etiquetas)

As tags são etiquetas livres que você mesmo cria (por exemplo: Lead, VIP, Urgente, Cliente).

• Ao criar o contato: no campo Tags (vírgula), digite as etiquetas separadas por vírgula (ex.: _Lead, VIP, Urgente_). Na importação, elas vêm da coluna Tags.
• Na lista: as tags aparecem em destaque abaixo do nome, na exibição em Lista (até três por vez; o restante aparece como "+N").
• Na página do contato: as tags aplicadas aparecem ao lado do ícone de etiqueta.

As tags servem para escolher o público de uma campanha de e-mail e podem ligar automações: quando o contato é criado com uma etiqueta, o sistema pode disparar a automação configurada para ela (gatilho “Quando um contato ganha uma etiqueta”). As etiquetas que chegam pela importação não disparam automação. Use sempre o mesmo nome de etiqueta para manter a organização consistente.

6. Excluir um contato (vai para a lixeira)

A exclusão no Sonarview Hub é segura: o contato não some de imediato, ele vai para a lixeira e pode ser recuperado.

Pela lista

1. Na exibição em Lista, passe o mouse sobre a linha do contato.
2. Clique no ícone de lixeira (Excluir (mover para lixeira)).
3. Confirme em “Mover contato para a lixeira?”, no botão Mover para lixeira.

Pela página do contato

1. Abra o contato.
2. No topo direito, clique em Excluir Contato.
3. Confirme em Mover para Lixeira.

O contato fica na lixeira pelo prazo de guarda da sua conta, que é de 30 dias no padrão, e depois é excluído em definitivo automaticamente. Dentro desse prazo, você ainda consegue restaurar. Com a lixeira aberta, a tela mostra o prazo exato da sua conta. (A janela de exclusão da página do contato ainda fala em 7 dias; vale o prazo da lixeira.)

7. Recuperar ou apagar de vez (lixeira)

1. Na página de Contatos, clique no botão Lixeira, na barra da busca, depois de Filtros.
2. A lista passa a mostrar só os contatos excluídos, com o aviso do prazo. Na exibição em Lista, passe o mouse sobre o contato e use Restaurar Contato (ícone de seta circular), que devolve o contato para a base normal, ou Excluir Permanentemente (ícone de lixeira), que apaga de vez, sem volta.
3. Ao excluir permanentemente, é pedida uma confirmação avisando que a ação não pode ser desfeita.

Para voltar aos contatos ativos, clique de novo em Lixeira. Se você não fizer nada, o contato que passar do prazo na lixeira é apagado em definitivo automaticamente.

Sobre o status "Arquivado"

Além da lixeira, um contato pode aparecer com a marca Arquivado. Contatos arquivados ficam fora da lista padrão (mas não foram excluídos). Diferente da lixeira, o contato arquivado não tem prazo para sumir.

Descadastro de e-mail (opt-out)

Todo e-mail de campanha ou newsletter enviado pelo Hub traz um link de descadastro no rodapé. O link leva a uma página em que a pessoa confirma o cancelamento. Confirmado, ela é descadastrada de todas as listas de disparo e deixa de receber esses e-mails.

• Esse descadastro é feito pelo próprio contato e atende às boas práticas de privacidade.
• Um contato descadastrado continua na sua base e pode ser consultado normalmente. Ele para de receber os disparos de e-mail, fica com a pontuação zerada, entra na segmentação de contatos em quarentena e deixa de contar no limite de contatos do plano.
• O descadastro de e-mail não apaga o contato nem o envia para a lixeira.

Quando algo dá errado