Registro de atividades: quem fez o quê, e quem abriu cada documento

O Registro de atividades é o histórico do que cada pessoa fez dentro do Sonarview Boards. Ele responde a pergunta que toda auditoria, toda due diligence e todo conselho fazem mais cedo ou mais tarde: quem fez isso, e quando? Este artigo explica onde a tela fica, quem pode abri-la, o que ela guarda, como procurar dentro dela e, principalmente, o que ela não guarda. Em um registro de auditoria, saber o limite da informação é tão importante quanto a informação.

Onde fica, e quem pode abrir

O caminho é Configurações > Registro de atividades. O cartão fica na mesma página das outras áreas de administração, com o botão "Abrir registro".

A tela é exclusiva de quem administra a organização: o officer de governança ou o Admin do App. Qualquer outra pessoa que chegue ao endereço vê apenas um aviso de que a área é do administrador, com um botão para voltar. Não existe uma versão reduzida para conselheiro nem para convidado.

Essa restrição é proposital, e vale entender o motivo. O registro mostra o rastro de todo mundo, inclusive coisas delicadas como quem revelou uma senha do cofre e quem abriu um documento sigiloso. Se todo membro pudesse ler o histórico de todo mundo, o registro deixaria de ser uma ferramenta de auditoria e viraria uma ferramenta de vigilância entre pares. Por isso ele fica com quem responde pela organização.

Como a tela é organizada

No topo, uma faixa com três filtros e o botão "Filtrar". Abaixo, a tabela com quatro colunas: Quando (data e hora), Pessoa (nome e foto de quem agiu), Área (um selo colorido dizendo de que assunto se trata) e O que fez (a frase em português explicando a ação).

As linhas vêm sempre da mais recente para a mais antiga, 50 por página, com os botões "Anterior" e "Próxima" no rodapé. Os filtros ficam guardados quando você troca de página, então dá para percorrer um resultado longo sem refazer a busca.

Os três filtros

Buscar procura o texto que você digitar tanto na descrição da ação quanto no nome da pessoa. É a forma mais rápida de encontrar tudo sobre um documento específico: digite parte do nome dele e o registro mostra quem subiu, quem abriu, quem baixou e quem compartilhou aquele arquivo.

Pessoa lista todo mundo que já apareceu no registro da sua organização, para isolar o rastro de uma pessoa só. É o filtro de uma apuração: alguém saiu da empresa, e você quer ver o que essa pessoa acessou nas últimas semanas.

Área reduz a lista a um assunto. Quando algum filtro está ativo, aparece o botão "Limpar" ao lado de "Filtrar", para voltar à lista completa.

As áreas que o registro cobre

Hoje o registro acompanha estes assuntos:

Quem abriu cada documento

Dentro da área Documentos existe uma informação que costuma ser a primeira coisa perguntada em uma auditoria, e que merece explicação própria: o registro anota quem abriu e quem baixou cada documento do Data Room.

As duas coisas são separadas de propósito. "Abriu o documento X" quer dizer que a pessoa leu o arquivo na tela. "Baixou o documento X" quer dizer que ela levou uma cópia embora. Em uma apuração de vazamento, quem levou o arquivo pesa diferente de quem apenas leu, e um registro que juntasse os dois em uma palavra só perderia exatamente a distinção que importa.

Três detalhes de como isso funciona, para a leitura do registro não enganar:

• A mesma pessoa relendo o mesmo documento não vira uma linha nova a cada clique. Existe uma janela de 15 minutos: dentro dela, a mesma pessoa, no mesmo documento, com o mesmo verbo, gera um registro só. Sem essa trava, alguém que abre o mesmo arquivo cinco vezes em uma tarde encheria o registro de repetição e esconderia as ações que importam. Passada a janela, um novo acesso volta a ser registrado.

• A trava é por pessoa. Outra pessoa lendo o mesmo documento no mesmo minuto gera o próprio registro. O que se evita é a repetição, não o rastro de ninguém.

• A miniatura não conta. Quando a lista de documentos mostra a primeira página de um arquivo em tamanho pequeno, quem pediu aquela imagem foi a tela, não a pessoa. Isso não vira "fulano abriu o documento".

O nome que aparece no registro é o título do documento como você o vê na tela, e não o nome do arquivo que foi enviado. É o título que a organização reconhece.

O que o registro NÃO guarda

Esta seção existe porque, em um rastro de auditoria, uma expectativa errada é pior do que informação faltando. Vale ler antes de tirar conclusão de qualquer apuração.

• O convidado de um link público não aparece aqui. Quando um documento é enviado por link para alguém de fora, essa pessoa não tem conta no sistema, e o registro é organizado por pessoa. Quem abriu aquele link se acompanha no painel de links enviados, dentro do próprio Data Room.

• A leitura de documento só é acompanhada no Data Room e no que chega por compartilhamento. Abrir uma ata, uma ficha de sócio ou um arquivo dentro da sala de uma operação de M&A ainda não gera esse registro.

• Ele não mede tempo de leitura. O registro mostra que a pessoa abriu o arquivo, não por quanto tempo ela ficou nele nem se leu até o fim.

• Os atos de responsabilidade da gaveta fechada não ficam aqui. Designar o responsável máximo da governança, delegar a administração e trancar ou destrancar um colegiado vão para um livro à parte, feito para não poder ser adulterado. Veja o artigo sobre a gaveta fechada.

• Não há exportação nem exclusão pela tela. O registro não tem botão de baixar planilha, e nenhuma linha pode ser editada ou apagada por dentro do produto, o que é justamente o que se espera de um registro de auditoria.

Como usar na prática

Antes de uma reunião importante: filtre pela área Documentos e procure pelo nome do material de leitura prévia. Você vê quem já abriu e quem ainda nem tocou no arquivo, sem precisar perguntar pessoa por pessoa. Para o material que está na área privada de um colegiado, o mesmo aparece no painel "Quem viu", descrito no artigo sobre os documentos privados do colegiado.

Quando alguém sai da organização: filtre por essa pessoa e percorra as últimas semanas. Fica visível o que ela abriu, o que baixou, quais senhas revelou e o que compartilhou para fora.

Em uma due diligence ou em uma auditoria: busque pelo nome do documento questionado. Em uma tela você tem quem o subiu, quem liberou acesso a ele, quem o leu, quem o levou e quem o enviou para fora.

Quando uma permissão muda sozinha, na sua percepção: filtre pela área Permissões. Toda mudança de papel e de permissão fica registrada com autor e horário.

Veja também

• Papéis e permissões (quem é administrador da organização, o único que abre esta tela)

• Os documentos privados do colegiado: pastas, acesso restrito e o painel Quem viu (o painel "Quem viu" dos documentos privados de um colegiado)

• Gaveta fechada: trancar um colegiado para que nem o administrador veja por dentro (o livro à parte, com registro encadeado, dos atos de responsabilidade)

• Como organizo as pastas e os documentos do Data Room? (o acervo cujos acessos aparecem aqui)

• Meus documentos ficam protegidos? (as garantias gerais de segurança da plataforma)

• Cofre de Senhas: como guardar senhas e certificados digitais com segurança (as senhas cujas revelações aparecem aqui)

• A IA do Boards: as regras de segurança e a chave própria da organização (BYOK) (as regras da IA, cujos acionamentos aparecem aqui)

• Conselho, Diretoria, Alta Gestão e Comitês: como funciona o Colegiado (a estrutura de governança que o registro acompanha)

• Área do investidor: publicar materiais e dar acesso a quem investiu na empresa (de onde vem a área "Área do investidor" no registro: quem entra pela porta de fora)