Cada colegiado tem sua própria área de documentos, separada do Data Room geral da empresa. Este artigo explica a diferença entre os dois espaços, como as pastas restringem o acesso por papel ou por pessoa, o que acontece quando um documento é publicado no Data Room, a pasta que fica oculta até para o Presidente, e o painel "Quem viu", que mostra quem abriu cada arquivo. Para trancar o colegiado inteiro, inclusive contra o administrador da organização, veja o artigo sobre a gaveta fechada.
Os documentos privados do colegiado
Além do Data Room geral da empresa, cada colegiado, seja Conselho, Diretoria, Alta Gestão ou Comitê, tem sua própria área privada de documentos, dentro da aba Documentos. É importante entender a diferença: essa área privada é o espaço de trabalho daquele colegiado especificamente, para material de leitura prévia, estudos e referências, enquanto o Data Room é o acervo geral da empresa. Um documento só passa de um espaço para o outro se alguém decidir, explicitamente, publicá-lo.
Dentro dessa área privada, os documentos ficam organizados em pastas, e cada pasta pode ter um controle de acesso bem específico: é possível restringir quem vê o conteúdo por papel, por exemplo, apenas Presidentes e Secretários, ou por pessoa, escolhendo indivíduos a dedo. Esse controle é herdado: uma subpasta segue automaticamente a mesma restrição da pasta onde está guardada, subindo até a pasta principal. Na prática, isso quer dizer que restringir uma pasta no topo já protege tudo o que existir dentro dela, sem precisar configurar cada subpasta separadamente.
Quando alguém decide que um documento dessa área privada deve ir para o Data Room, existe uma ação chamada "Publicar no Data Room", em que se escolhe a categoria de destino dentro do Data Room. A própria tela avisa, de forma bem direta, o que acontece nesse momento: "Atenção: o Data Room é visível a toda a organização. O acesso restrito desta pasta privada NÃO acompanha o documento publicado - publique só o que pode ser visto por todos os que acessam o Data Room." Essa mensagem existe porque, uma vez publicado, o documento passa a valer pelas regras gerais do Data Room, e não mais pelas regras específicas daquela pasta privada de origem. É uma escolha proposital do produto: tanto o espaço privado quanto o Data Room mantêm suas próprias regras de acesso sempre previsíveis, sem que um tente herdar silenciosamente as regras do outro.
Existe também uma possibilidade pensada para uma situação bem específica: uma pasta pode ficar oculta até para o Presidente ou o Secretário daquele colegiado, e só o Administrador da organização tem permissão para ativar essa restrição. O cenário típico é quando quem exerce o papel de Secretário é, na verdade, um consultor externo contratado para apoiar a parte administrativa do colegiado, e a organização prefere que esse consultor não tenha acesso automático a determinados assuntos mais sensíveis, uma discussão jurídica delicada, por exemplo. Com essa opção, o Administrador da organização consegue traçar esse limite sem precisar tirar o consultor do papel de Secretário nem depender apenas do bom senso dele.
Por fim, cada documento dessa área privada conta com um painel chamado "Quem viu", disponível apenas para quem administra a pasta onde o documento está guardado. Esse painel mostra, pessoa por pessoa, quantas vezes cada uma abriu ou baixou aquele arquivo, e quando foi a última vez que isso aconteceu. É importante entender o que essa informação mede: ela mostra acessos, não tempo de leitura. Ainda assim, é uma ferramenta valiosa para quem administra o colegiado: antes de uma reunião importante, por exemplo, dá para checar rapidamente quem ainda nem abriu o material que precisa ser lido com antecedência, sem precisar perguntar pessoa por pessoa.
Veja também
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Conselho, Diretoria, Alta Gestão e Comitês: como funciona o Colegiado (o artigo principal, com a estrutura comum a todos os órgãos)
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Gaveta fechada: trancar um colegiado para que nem o administrador veja por dentro (trancar o colegiado inteiro, inclusive contra o administrador)
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Como organizo as pastas e os documentos do Data Room? (o acervo geral da empresa, o outro lado da publicação)
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Reuniões e agenda: do convite à reunião realizada (as atas, que ficam guardadas nesta mesma área)
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Os papéis dentro de um colegiado: Presidente, Secretário, Conselheiro, Convidado e Advisors (os papéis usados para restringir uma pasta)
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Registro de atividades: quem fez o quê, e quem abriu cada documento (além do painel "Quem viu", o histórico geral da organização)