O Data Room é o cofre de documentos da empresa, e a segurança tem duas camadas: como os arquivos são guardados e quem pode abri-los.
Como os arquivos são guardados
Os documentos ficam em nuvem, em São Paulo, e são gravados de forma criptografada, ou seja, embaralhados. A criptografia é AES-256 e acontece antes de o arquivo ser gravado no armazenamento; é o sistema que o decifra no momento em que você, já com acesso, abre ou baixa. Quando você envia um documento para assinatura, o Sonarview Sign passa a guardar uma cópia própria dele, também criptografada. Não existe link público para o documento. Toda visualização e todo download passam pelo sistema, que confere o seu acesso antes de entregar o arquivo.
Quem pode ver cada documento
Por padrão, um documento é visível a todas as pessoas que têm acesso ao Data Room da empresa. Para restringir, use o botão Quem vê, disponível tanto na pasta quanto em cada documento: ali você libera o acesso por papel (por exemplo, apenas Conselheiros) e por pessoa. O que estiver restrito aparece com um cadeado na tela, para não haver dúvida.
Mostrar para alguém de fora
Quando precisa dar acesso a alguém externo, como um investidor ou um banco, use Acesso liberado. Você abre uma categoria a um endereço de e-mail de fora, em modo somente leitura, sem expor o restante do Data Room. É diferente do Quem vê, que trata das pessoas de dentro da empresa.
Rastro e assinatura
Cada ação sobre um documento fica registrada: quem enviou, quem visualizou e quem baixou. Esse histórico serve de trilha de auditoria. E os documentos assinados digitalmente entram no Data Room já com o selo de assinatura, ligados à sociedade e à pessoa corretas.
Veja também
- Registro de atividades: quem fez o quê, e quem abriu cada documento (o histórico de quem abriu e baixou cada documento)