No Sonarview Boards, a palavra "Colegiado" é o termo guarda-chuva que o produto usa para se referir a qualquer órgão de governança da empresa: o Conselho de Administração, o Conselho Fiscal, a Diretoria, a Alta Gestão e os Comitês. Não é apenas um termo jurídico solto: é assim que o sistema organiza esses órgãos sob o capô, porque todos compartilham a mesma estrutura de trabalho, mudando o nome, os papéis das pessoas e algumas regras específicas de um para o outro. Quem participa de um Conselho de Administração encontra membros, papéis, reuniões, agenda, tarefas, decisões, um correio próprio, mensagens e uma área de documentos. A Diretoria tem exatamente os mesmos recursos. A Alta Gestão também. Um Comitê tem quase tudo isso, com alguns ajustes. Por isso, este artigo é a porta de entrada do assunto: explica o que é comum a todos esses órgãos, o "Colegiado" propriamente dito, como a tela é organizada, por que os dois conselhos são fixos e o que muda de um órgão para o outro. Cada assunto do dia a dia (os comitês, os papéis de cada pessoa, adicionar membros e cuidar da ficha deles, e os documentos privados) tem um artigo próprio, listado no fim desta página.
Como a tela de um colegiado é organizada
Ao abrir um Conselho, a Diretoria ou a Alta Gestão, as abas aparecem sempre nesta ordem: Visão geral, Membros, Advisors, Agenda, Tarefas, Decisões, Correio, Mensagens e Documentos. Vale reparar que não existe uma aba separada chamada "Atas": as atas de reunião ficam guardadas dentro da aba Documentos, junto com os demais arquivos do colegiado.
Um Comitê usa uma ordem parecida, mas com duas diferenças importantes: não existe aba Advisors (o motivo está no artigo sobre os papéis dentro do colegiado: comitês não contam com advisors) e Atas aparece como aba própria, separada de Documentos. Nesse caso, a ordem é: Visão geral, Membros, Agendas, Tarefas, Decisões, Atas, Documentos, Correio e Mensagens.
Esse pequeno desencontro entre as duas telas é conhecido e não é motivo de preocupação: cada tipo de órgão foi evoluindo de um jeito um pouco diferente ao longo do tempo, mas o conteúdo de cada aba funciona exatamente como se descreve neste artigo e nos demais artigos desta Base de Conhecimento.
Os dois conselhos fixos
Toda organização que entra no Sonarview Boards nasce automaticamente com dois conselhos, e apenas dois: o Conselho principal e o Conselho Fiscal. Isso não é um ponto de partida que pode ser mudado depois: não existe, em nenhum lugar do sistema, um botão para criar um terceiro conselho, e também não é possível apagar nenhum dos dois. Essa decisão foi tomada de propósito. Um Conselho de Administração e um Conselho Fiscal são órgãos com papéis diferentes e, em muitas empresas, obrigatórios por estatuto: misturar os dois em uma lista livre, onde alguém poderia criar conselhos demais ou apagar um por engano, geraria confusão exatamente no lugar em que mais se precisa de clareza institucional. Por isso a tela não oferece um botão para criar conselhos novos.
O nome do Conselho principal, ainda assim, pode ser ajustado, porque empresas diferentes chamam esse órgão de formas diferentes em seus próprios estatutos. A tela oferece uma lista de seleção com exatamente três opções: "Conselho", "Conselho de Administração" e "Conselho Consultivo". Quando a organização é criada, o conselho já nasce com o nome "Conselho de Administração", e pode ser alterado a qualquer momento por quem administra o colegiado: basta escolher outra opção na lista, e o sistema salva a mudança imediatamente, sem precisar clicar em nenhum botão de confirmação.
Já o Conselho Fiscal tem nome fixo, e não existe, na tela, nenhuma forma de renomeá-lo. Isso acontece porque "Conselho Fiscal" é um termo institucional específico: empresas que têm esse órgão normalmente precisam chamá-lo exatamente assim em atas, estatutos e documentos formais, então permitir que ele fosse rebatizado livremente poderia desalinhar o sistema da própria identidade legal do órgão.
Diretoria e Alta Gestão
Além dos dois conselhos, a organização pode contar com dois outros órgãos com página própria: a Diretoria e a Alta Gestão. Por trás da tela, os três, Conselho, Diretoria e Alta Gestão, usam exatamente a mesma estrutura de trabalho: muda apenas um parâmetro interno que informa ao sistema qual órgão está sendo exibido, além do nome e do endereço da página. Na prática, isso significa que quem já sabe usar o Conselho já sabe usar a Diretoria e a Alta Gestão: os mesmos botões, as mesmas abas, o mesmo jeito de adicionar membros e organizar documentos.
Os Comitês seguem uma lógica diferente: são o único órgão que a própria organização cria, quantas vezes quiser, e cada um fica sempre ligado a um colegiado pai. O artigo sobre os comitês explica como criar um, como incluir gente nele e quem enxerga quais comitês.
As demais abas do colegiado
Um colegiado no Sonarview Boards conta ainda com outras abas, cada uma com um propósito específico, que merecem seu próprio artigo detalhado nesta Base de Conhecimento. A Agenda organiza os próximos encontros e compromissos do colegiado. Tarefas acompanha pendências atribuídas a cada pessoa. Decisões registra formalmente o que foi deliberado. Atas guarda o histórico oficial das reuniões, dentro de Documentos no caso do Conselho, da Diretoria e da Alta Gestão, ou como aba própria no caso de um Comitê. Correio funciona como uma caixa de entrada do próprio colegiado. Mensagens permite a troca de mensagens entre as pessoas envolvidas. Cada uma dessas abas tem regras e telas próprias, explicadas com mais profundidade em artigo próprio desta Base de Conhecimento.
Os outros artigos deste assunto
Cada assunto do dia a dia de um colegiado tem um artigo próprio:
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Comitês: criar um comitê, escolher o colegiado pai e incluir membros (o único órgão que a organização cria por conta própria)
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Os papéis dentro de um colegiado: Presidente, Secretário, Conselheiro, Convidado e Advisors (Presidente, Secretário, Conselheiro, Convidado e os Advisors)
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Membros do colegiado: adicionar uma pessoa e a ficha completa dela (o formulário de cadastro e a ficha completa de cada pessoa)
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Os documentos privados do colegiado: pastas, acesso restrito e o painel Quem viu (pastas com acesso restrito, publicar no Data Room e o painel Quem viu)
Veja também
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Reuniões e agenda: do convite à reunião realizada (a aba Agenda e as atas de reunião)
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Decisões: como o colegiado vota e delibera formalmente (a aba Decisões, onde o colegiado vota)
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Cadeiras e suplentes: quem assume o voto quando um conselheiro falta (a cadeira, o titular e o suplente)
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Minhas tarefas e o Caderno pessoal (a aba Tarefas)
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O Correio: a correspondência formal da empresa, com sigilo e recibo de leitura (a aba Correio do colegiado)
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Chat, o sino de notificações e os avisos por e-mail (a aba Mensagens e o sino de avisos)