Os filtros do Data Room mostram só os documentos que você quer ver, sem sair da pasta em que está. Por exemplo: só os documentos de uma das empresas do grupo, só os do Conselho de Administração ou de um comitê, só os de um assunto (Jurídico, Fiscal...) ou só os que têm uma etiqueta. Este artigo mostra onde eles ficam, como se somam e de onde vem cada informação que eles usam.
Onde ficam os filtros
Ao lado da caixa Procurar, em cima da lista de documentos. Aparecem só os filtros que a sua organização usa:
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Situação: em dia, vencendo, vencido ou sem validade.
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Tipo: o tipo do documento (contrato, certidão, ata...).
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Categoria do contrato: só na pasta Contratos.
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Sociedade: a empresa do grupo a que o documento se refere, ou a própria empresa. Aparece quando a organização tem mais de uma empresa no organograma de Sócios.
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Assunto e Etiqueta: as listas que o administrador mantém em Gerenciar, Assuntos e etiquetas.
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Colegiado: o Conselho, a Diretoria, a Alta gestão ou o comitê a que o documento pertence. A lista mostra só os colegiados que você vê.
Os filtros Categoria do contrato, Sociedade, Assunto, Etiqueta e Colegiado têm também a opção Sem ... (por exemplo, Sem sociedade), que mostra os documentos que ainda não têm aquele campo preenchido.
Passo a passo: filtrar
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Abra o Data Room e clique na pasta em que quer procurar. Para procurar no Data Room inteiro, fique na página inicial dele.
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Clique no filtro que quer usar, por exemplo Sociedade, e escolha uma opção da lista.
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Se quiser, escolha outro filtro, por exemplo Colegiado. Os dois valem juntos.
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Para voltar a ver tudo, clique em Limpar filtros.
Como os filtros funcionam
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Dentro de uma pasta, o filtro mostra os documentos da pasta aberta e das pastas que estão dentro dela. A coluna Onde está diz em que pasta cada documento fica.
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Na página inicial do Data Room, o filtro procura no Data Room inteiro.
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Os filtros se somam: Sociedade e Colegiado juntos mostram só os documentos daquela empresa e daquele colegiado. A caixa Procurar também se soma a eles.