Aprovado em: o documento do Data Room e a deliberação que o aprovou
Uma política, um regimento ou um código de ética só vale depois de aprovado pelo colegiado. No Data Room, cada documento pode guardar em qual deliberação foi aprovado. Quem abre o documento chega à deliberação e à ata em um clique, e quem abre a deliberação ou a ata vê quais documentos ela aprovou.
Como ligar um documento à deliberação que o aprovou
- No Data Room, abra o menu ... do documento e escolha Editar.
- No bloco Aprovado em, clique em Ligar à deliberação que aprovou.
- Busque por parte do título da deliberação, do nome do colegiado, do comitê ou da reunião. Aparecem até 20 deliberações aprovadas, das mais recentes para as mais antigas, entre as que você vê.
- Clique na deliberação. A ficha passa a mostrar o colegiado, a reunião, a data e os links da deliberação e da ata da reunião.
Um documento pode ter mais de uma aprovação (por exemplo, a primeira versão e uma revisão aprovada depois). Só deliberações já encerradas como aprovadas podem ser ligadas: uma votação em curso ou rejeitada não aparece na busca.
Uma deliberação avulsa, feita fora de reunião, aparece como “deliberação avulsa, sem ata”.
Quando o arquivo muda depois da aprovação
A ligação guarda qual arquivo estava em vigor quando a aprovação foi registrada, inclusive as páginas extras de um documento enviado em conjunto. Se o arquivo for trocado, ou se uma página for acrescentada ou tirada depois, a ficha avisa: “Registrada quando valia a Versão N. O arquivo mudou depois.” Assim, ninguém toma a revisão nova por aprovada sem uma nova deliberação. Veja como as versões funcionam em “Versões anteriores de um documento do Data Room”.
Na deliberação e na ata
- Na página da deliberação aprovada aparece Documentos aprovados nesta deliberação.
- Na página da ata aparece Documentos aprovados nesta reunião, separados por deliberação.
- Essa lista fica na página. O documento da ata (o PDF e a assinatura) não muda.
Quem vê e quem liga
- Ligar e tirar uma aprovação: quem gerencia o Data Room e também vê a deliberação.
- , só aparecem as aprovações em deliberações que a pessoa vê. A ata aparece se a pessoa puder ver a ata.