O que fica fora das pastas no Data Room
O Data Room abre como um explorador de arquivos: a árvore de pastas à esquerda e o conteúdo à direita. Este artigo trata do que fica fora das pastas: o botão Gerenciar, que reúne as listas que valem para toda a organização, as Outras áreas e os Atalhos da árvore, a lista Todos os documentos e os Itens arquivados. Como achar, enviar, mover e copiar documentos está em O explorador de arquivos do Data Room.
O botão Gerenciar
Na barra do alto do explorador, quem gerencia o Data Room encontra o botão Gerenciar. Ele abre um menu com o que se arruma uma vez e vale para todos. Cada item abre um painel no alto da página, com um X para fechar; o painel também fecha quando você abre outra categoria. Os itens são:
- Pastas do Data Room: as pastas principais (as categorias).
- Assuntos e etiquetas: as listas da classificação.
- Categorias de contrato: aparece com a pasta Contratos aberta.
- Acesso liberado · nome da categoria: aparece com uma categoria aberta.
Quem só consulta o Data Room não vê o botão.
Pastas do Data Room
Aqui você cria uma pasta principal nova, renomeia as que existem (o nome é gravado quando você sai do campo) e arrasta as linhas para mudar a ordem. Essa é a ordem das categorias na árvore quando Ordem da empresa está escolhida. As pastas que já vêm com o Data Room não podem ser removidas; uma pasta que a sua empresa criou só é removida quando está vazia.
Assuntos e etiquetas
São as listas que classificam os documentos. O assunto é a área do documento, um por documento; as etiquetas são palavras-chave, e um documento pode ter várias. Você cria, renomeia e remove os termos, e todos escolhem sempre dos mesmos termos ao guardar um documento.
Categorias de contrato
Com a pasta Contratos aberta, este item mantém as áreas dos contratos, como Fornecedores, Clientes ou Locação. Você cria, renomeia e remove; remover uma categoria deixa os documentos dela como “Sem categoria”. Na lista da pasta Contratos, a categoria aparece como um selo na linha do documento, e o filtro Categoria do contrato, ao lado de Procurar, mostra só os contratos de uma área (ou os sem categoria).