Às vezes quem precisa do documento não trabalha na empresa: o contador, o advogado, o banco, a auditoria. A Caixa de compartilhamento do Data Room junta documentos e atas de pastas diferentes e manda tudo junto para uma ou mais pessoas. Por exemplo: o contrato social, a certidão e a última ata para o banco. Cada pessoa recebe um link só dela, tenha ou não conta na plataforma.
A caixa é de quem gerencia o Data Room. O botão dela não aparece em Itens arquivados, Seguros, Fatos relevantes e Bancos.
1. Pôr documentos na caixa
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Em um documento: no menu “...” dele, clique em Adicionar à caixa de compartilhamento.
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Em uma pasta: no menu “...” da pasta, clique em Adicionar à caixa de compartilhamento. Entram os documentos que a pasta tem agora, inclusive os das subpastas. Ficam de fora as pastas de pessoas e os documentos com “Quem vê” próprio, e a tela diz quantos ficaram de fora.
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Vários de uma vez: selecione os documentos clicando com Ctrl (Cmd no Mac) e clique em Pôr na caixa.
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Com a caixa aberta, um clique na linha de um documento, em qualquer pasta, põe ou tira o documento da caixa.
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Atas: em Outras áreas, Atas, uma ata pronta também entra na caixa. A ata em rascunho ainda não tem arquivo e por isso não pode ser escolhida; a ata assinada vai como PDF assinado.
Documentos de Seguros, M&A e Investidores não entram na caixa e não saem por link, nem um por um. A caixa leva até 50 documentos.
O botão Caixa de compartilhamento, no alto do Data Room, mostra quantos documentos há nela e abre ou fecha a caixa. Fechar a caixa não a esvazia: ela guarda os documentos enquanto a aba do navegador estiver aberta. Limpar tudo, dentro da caixa, esvazia.
2. Compartilhar
Na caixa, clique em Compartilhar. Na janela que abre, preencha:
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Para quem: o e-mail de cada pessoa (até 10), com o nome, se quiser.
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Recado (opcional): vai no e-mail.
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Pode baixar os arquivos: desligado, a pessoa só vê na tela, dentro da página, sem o botão de baixar. Se um documento não pode sair da empresa, não o compartilhe.
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Tem prazo: o acesso vale até o fim do dia escolhido, no horário de Brasília. Desligado, vale até você cancelar.
Cada pessoa recebe por e-mail o link dela. Se o e-mail de alguém não sair, a tela mostra o link para você copiar e mandar por outro caminho.