Assinatura Digital: como assinar documentos e onde eles ficam guardados

O que é a Assinatura Digital

A Assinatura Digital é a central de assinatura eletrônica do Sonarview Boards. Ela reúne, em uma única tela, a assinatura de qualquer documento do colegiado, atas de reunião e documentos avulsos, lado a lado. Fica na tela "Assinatura Digital", dentro do menu Documentos.

O Sonarview Boards não assina documentos por conta própria. Quem executa a assinatura eletrônica é um parceiro especializado, integrado ao sistema. O papel do Sonarview Boards é organizar todo o processo: reunir o documento certo, definir quem precisa assinar, acompanhar cada assinatura conforme ela acontece e, ao final, guardar o resultado no lugar certo, já com o selo de autenticidade.

Isso significa que, ao usar a Assinatura Digital, a empresa está usando a mesma tecnologia de assinatura eletrônica reconhecida juridicamente no Brasil, só que organizada e acompanhada de dentro do Sonarview Boards, junto com o restante da governança da empresa.

Os tipos de assinatura: Avançada, Qualificada e Signatário escolhe

Na hora de configurar uma assinatura, o sistema oferece três opções no seletor de tipo de assinatura.

Avançada. É a opção padrão do seletor, a que já vem selecionada. Confirma a identidade de quem assina por meio de um segundo fator de autenticação, como um código de verificação, e grava uma espécie de impressão digital de segurança do arquivo, chamada de hash SHA-256, que comprova que o documento não foi alterado depois de assinado. É o nível recomendado para a maior parte dos documentos do dia a dia do colegiado.

Qualificada. É o nível mais forte disponível. Usa um certificado digital do tipo ICP-Brasil e-CPF, o mesmo tipo de certificado usado em outros atos oficiais no Brasil, seguindo um padrão internacional chamado PAdES. Somente o certificado A1 assina. O A1 é um arquivo, de extensão .pfx ou .p12, que o próprio signatário envia na hora de assinar. O certificado A3, que fica guardado em um token USB ou em um cartão, não assina: o pedido é recusado na tela de assinatura. Vale conferir isso antes de escolher esta opção, porque boa parte dos certificados e-CNPJ e e-CPF emitidos no Brasil é do tipo A3. Costuma ser reservada a documentos de maior peso jurídico, mas depende de quem assina já ter o arquivo do certificado A1 em mãos.

Signatário escolhe. Não fixa um único tipo para todo mundo: cada pessoa decide, no momento de assinar, se quer usar Avançada ou Qualificada. É útil quando o colegiado reúne pessoas diferentes, algumas já com certificado digital em mãos, outras não. Quem escolher a Qualificada nesse momento precisa ter o arquivo do certificado A1 (.pfx ou .p12) consigo; um token USB ou cartão (A3) não serve.

Um ponto de atenção importante: existia antes um quarto tipo, chamado Simples, mas ele foi descontinuado por decisão de produto, ou seja, deixou de ser oferecido de forma intencional. Não é mais uma opção disponível no seletor, e não deve ser apresentado a ninguém como alternativa. Hoje, toda assinatura feita pelo Sonarview Boards é Avançada, Qualificada, ou decidida pelo próprio signatário entre essas duas.

Essa mudança tem uma consequência direta: como as duas opções que restaram, Avançada e Qualificada, precisam identificar quem assina de forma mais rigorosa, o CPF passou a ser obrigatório para todo signatário, sem exceção. Mais adiante neste artigo isso é explicado com mais detalhe.

A Central de Assinaturas: o painel e os filtros

Ao entrar na tela "Assinatura Digital", a primeira coisa que aparece é um painel com quatro números: Em processo, Finalizados, Cancelados e Rascunhos. Esses mesmos quatro nomes funcionam também como filtro, bastando clicar em cada um para ver só os documentos daquela situação.

Abaixo do painel fica a tabela com todos os documentos de assinatura, com as seguintes colunas:

Na última coluna da tabela fica um botão de ação: Baixar, quando o documento já está concluído, ou Abrir, para ver os detalhes e continuar acompanhando.

No canto da tela fica o botão principal, "+ Novo documento", usado para começar um novo processo de assinatura.

Como criar um novo documento para assinatura

Ao clicar em "+ Novo documento", o sistema pede quatro informações, nesta ordem.

Passo 1: escolher o Colegiado

O primeiro passo é escolher para qual colegiado o documento é. Só consegue enviar um documento para assinatura quem administra aquele colegiado, ou seja, o presidente ou o secretário dele, ou então o administrador global da organização. Essa regra existe para garantir que só quem tem responsabilidade formal sobre o colegiado decida o que vai para assinatura em nome dele.

Passo 2: escolher a origem do documento

O segundo passo é escolher de onde vem o documento, entre três abas.

"Upload de PDF": arraste o arquivo para a tela, ou clique para escolher. Aceita PDF, Word, Excel, PowerPoint e outros formatos comuns de arquivo, com limite de 20 MB. Um aviso na tela explica que o arquivo será convertido em PDF no momento da assinatura, então não é preciso se preocupar em converter antes.

"Do Compliance": escolhe um PDF que já está guardado na área de Compliance, sem precisar enviar de novo. Útil para documentos que a empresa já mantém organizados ali, como políticas e normas internas.

"Do Data Room": escolhe um documento que já está guardado no Data Room, também sem reenviar. Aqui vale uma ressalva importante: essa opção não alcança documentos guardados nas áreas de M&A e de Investidores (VC). Ou seja, hoje não existe um caminho direto para pegar um documento de dentro da sala de uma operação de fusão e aquisição e mandar direto para assinatura. O caminho, nesse caso, é baixar o documento e depois enviá-lo de novo pela aba "Upload de PDF".

Passo 3: dar um título ao documento

O terceiro passo é escrever o título do documento. Esse campo é obrigatório, e é o nome que vai aparecer depois na tabela da Central de Assinaturas e, mais adiante, também no Data Room.

Passo 4: escolher a pasta de destino no Data Room

O quarto passo, também obrigatório, é escolher a "Pasta do Data Room (destino do assinado)", ou seja, em qual categoria do Data Room o documento assinado vai ficar guardado depois que todos assinarem.

Esse passo merece atenção especial, porque é nele que se decide quem vai poder ver o documento no final. O próprio texto de ajuda que aparece na tela explica bem o motivo:

"Quando a assinatura concluir, o documento assinado entra nesta pasta do Data Room, com o selo de assinado. O acesso segue as regras do Data Room: a equipe interna com acesso ao acervo e os convidados externos liberados para esta pasta. Escolha a pasta conforme quem pode ver o documento."

Na prática, isso quer dizer o seguinte: se um investidor externo precisar ver aquele documento assinado mais tarde, o caminho é escolher a categoria "Investidores" como pasta de destino, por exemplo. Escolher a pasta certa já neste passo evita ter que mover ou reorganizar documentos depois.

Escolher os signatários e enviar para assinatura

Depois de criado, o documento abre na tela de detalhe, ainda como Rascunho. É nessa tela que se define quem vai assinar e como.

Escolhendo os signatários

A lista de signatários mostra os membros do colegiado escolhido que não sejam Convidados e que tenham e-mail cadastrado. Presidente e Secretário já aparecem pré-marcados automaticamente, mas podem ser desmarcados se não precisarem assinar aquele documento específico.

Para cada pessoa marcada como signatária, aparece um campo pedindo o CPF dela. Esse campo é obrigatório: não é possível enviar o documento para assinatura sem o CPF de cada signatário preenchido.

Um ponto importante de se ter em mente: não existe, neste fluxo, um campo para adicionar alguém de fora por e-mail avulso. Só pode assinar quem já é membro cadastrado do colegiado escolhido, com e-mail no cadastro, e desde que não seja um Convidado. Se for necessário que alguém que hoje não participa do colegiado assine um documento, o caminho é cadastrar essa pessoa como membro do colegiado, com e-mail preenchido e com um papel diferente de Convidado, antes de criar o envio de assinatura.

Escolhendo o tipo de assinatura

Em seguida, escolhe-se o Tipo de assinatura para aquele envio: Avançada, Qualificada, ou Signatário escolhe, como já explicado.

Enviando

Com os signatários e o tipo de assinatura definidos, o botão "Enviar para assinatura" fica disponível. Ao clicar, o documento sai de Rascunho e passa a Em processo, e cada signatário começa a receber a comunicação do parceiro de assinatura para assinar. Se o espaço do plano da organização estiver cheio, o envio continua, mas antes a tela mostra um aviso sobre o que acontece com o documento assinado, e o botão passa a se chamar "Estou ciente e quero enviar". Veja O espaço do plano: o aviso dos 80% e a assinatura com o espaço cheio.

Por que o CPF é sempre obrigatório

Como já mencionado, o tipo Simples foi descontinuado e não existe mais como opção. As duas opções que restaram, Avançada e Qualificada, dependem de confirmar a identidade de quem assina: a Avançada por segundo fator de autenticação mais a impressão digital de segurança do arquivo, a Qualificada por certificado digital ICP-Brasil e-CPF, somente no formato A1 (arquivo .pfx ou .p12). As duas, por definição, exigem saber o CPF da pessoa. Por isso, desde que o Simples deixou de existir, o CPF passou a ser obrigatório para qualquer signatário, em qualquer documento, sem exceção.

Acompanhar e agir sobre uma assinatura em andamento

Depois de enviado, o documento pode ser acompanhado a qualquer momento pela tela de detalhe.

Uma barra de progresso mostra quantas assinaturas já foram colhidas, no formato "X de Y assinaram". Logo abaixo, uma tabela lista cada signatário com sua Situação individual: Pendente, Assinou, Recusou, ou Expirou.

Para cada pessoa que ainda não assinou, existem dois botões de reenvio individual: "Link", que reenvia o link de convite para assinar, e "OTP", que reenvia o código de verificação usado na autenticação. Também é possível agir sobre todos de uma vez, com os botões "Reenviar link a todos" e "Enviar lembrete a todos".

Além disso, a tela oferece ações sobre o ciclo de vida do próprio documento.

Pausar / Retomar: interrompe temporariamente o processo, e depois retoma de onde parou.

Cancelar assinatura: encerra o processo em definitivo. O sistema avisa antes: "Os signatários não poderão mais assinar". Essa ação não tem volta.

Excluir documento: só fica disponível quando o documento não está pendente, em andamento, nem já assinado. Ou seja, um documento que já foi assinado, ou que está no meio do processo de assinatura, não pode ser excluído. Antes de excluir, a tela avisa que o arquivo será apagado e que a ação não pode ser desfeita. Ao confirmar, o Boards registra quem pediu a exclusão, quando e o texto do aviso, e só depois apaga o arquivo.

Quando todos os signatários assinam, a tela mostra a mensagem "Documento assinado e selado. Baixe a versão final acima", junto com o botão "Baixar assinado", para conferir o resultado final a qualquer momento.

Depois de enviar

Duas partes deste fluxo têm página própria nesta Base de Conhecimento: Onde o documento assinado fica guardado e Quando o envio para assinatura falha.

E as atas de reunião

A assinatura de atas de reunião usa o mesmo motor de assinatura descrito neste artigo, com as mesmas regras de tipo de assinatura e de CPF obrigatório. Duas diferenças, porém, valem menção: só uma ata que já está com a situação Aprovada pode ser enviada para assinatura, e a ata assinada não vai para o Data Room automaticamente, ela fica guardada dentro do próprio módulo de Atas. Os detalhes desse fluxo específico fazem parte do artigo sobre Reuniões e Atas.