O contrato social, o cartão CNPJ, as certidões e o documento de cada ato societário ficam guardados uma vez só, no Data Room, na pasta Societário. A tela Sócios mostra esses mesmos documentos: é o mesmo documento nos dois lugares, sem cópia, e o que muda em um aparece no outro. Este artigo explica a aba “Documentos” da sociedade, o documento do ato societário e os documentos que chegam sozinhos ao Data Room.
A aba “Documentos” da sociedade
Em Sócios, clique na caixa de uma sociedade (ou da própria empresa) e abra a aba Documentos. Ali ficam o contrato social, o cartão CNPJ, as certidões e o que mais for da sociedade.
Para guardar um documento:
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Arraste o arquivo para a aba.
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Confira o nome do documento e escolha o tipo. Se quiser, preencha a emissão e a validade.
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Clique em Guardar documento.
O documento fica no Data Room, em Societário, na pasta da sociedade (para a própria empresa, na raiz de Societário), já com a sociedade e o tipo preenchidos. O botão Abrir a pasta no Data Room leva direto à pasta da sociedade. Se o mesmo arquivo já estiver na pasta, nada é duplicado: a tela avisa.
A aba aparece para todos que abrem a sociedade. Quem não vê o Data Room lê ali que os documentos da sociedade ficam no Data Room e que é preciso pedir acesso ao administrador. Se um documento tiver o acesso restrito no Data Room (Quem vê), ele também não aparece na aba para quem não o vê lá. Para guardar documentos, é preciso gerenciar o Data Room.
Se a pasta da sociedade (ou Societário inteira, para a própria empresa) estiver compartilhada por link, as abas Documentos e Atos societários mostram o mesmo aviso do Data Room: o que você puser ali também aparece para quem tem o link. O documento com Quem vê próprio fica de fora do link. O aviso aparece para quem gerencia o Data Room.
O que fica fora: os documentos de um sócio pessoa jurídica (a holding que tem quotas) continuam na ficha do sócio. Os documentos pessoais de um sócio pessoa física (RG, CPF, documentos do cônjuge) não vão ao Data Room.
O documento do ato societário
Ao registrar um ato com documento, o arquivo fica no Data Room, em Societário (na pasta da sociedade do ato), e o ato aponta para ele. Todo ato com documento já está lá; não há mais chave para mostrar o documento no Data Room.
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Trocar o documento: no menu “...” do ato, clique em Editar e arraste o arquivo novo para dentro do cartão do ato. O novo passa a valer no ato e no Data Room. Quando o documento foi criado por aquele ato e só ele o usa, o anterior fica guardado como versão. Nos outros casos (outro ato também usa o mesmo documento, ou o documento foi guardado direto no Data Room), o ato ganha um documento novo e o outro fica como estava. Um documento retido (litígio ou auditoria) não pode ser trocado.