Para que serve
Alguns documentos não podem sumir enquanto um assunto está em andamento: um contrato discutido numa ação judicial, as demonstrações de um exercício em auditoria, a escritura de debêntures sob fiscalização do agente fiduciário. O Boards tem duas situações em que desliga o apagar do documento, no Data Room e no RI (Relações com Investidores, no grupo Canais do menu):
- Retido: quem administra a organização marcou o documento, com um motivo (litígio, auditoria, fiscalização).
- Aprovado: o documento está ligado a uma deliberação aprovada, em “Aprovado em”, na Ficha.
Este artigo explica o que cada situação faz, quem pode usar e como desfazer.
Reter um documento
- Abra o documento na lista do Data Room ou do RI.
- No menu "..." da linha, escolha Reter (litígio ou auditoria).
- Escreva o motivo (por exemplo, “ação trabalhista nº 0001234-56” ou “auditoria do exercício de 2025”) e clique em Reter.
O documento ganha o selo Retido na linha. Para quem gerencia a área ou administra a organização, parar o mouse sobre o selo mostra desde quando ele está retido e o motivo. Quem só consulta vê o selo Retido, sem o motivo.
Só quem administra a organização vê Reter e Liberar a retenção no menu. É a mesma pessoa que pode apagar um documento em definitivo.
O que muda enquanto o documento está retido
- O Boards desliga o apagar em definitivo, inclusive nos Itens arquivados.
- Trocar o arquivo e apagar as versões anteriores e as páginas acrescentadas também ficam desligados.
- No RI, o Boards também desliga remover a pasta que o contém e a sociedade do grupo dona da pasta. No Data Room, remover a pasta não apaga documento nenhum: o documento retido vai para a raiz da categoria, como os outros.
- Ele continua visível para quem já o via, pode ser aberto, baixado e arquivado, e a ficha (tipo, datas, etiquetas) continua editável.
Quando alguém tenta uma dessas ações, a tela diz qual documento está retido, o motivo e o que fazer.
Liberar a retenção
No mesmo menu "...", escolha , escreva o motivo (por exemplo, “processo encerrado”) e confirme. O documento volta a poder ter o arquivo trocado por quem gerencia e ser apagado pelo administrador.