Um business case bem escrito costuma ter a conta certa e não ter o principal: a linha de base.
Sem saber onde o indicador estava antes da iniciativa, não há como dizer se ela funcionou. O que sobra é a narrativa de quem defendeu o projeto, e essa narrativa vai sempre dizer que funcionou.
O que é a linha de base, e por que ela some
A linha de base é o valor do indicador antes de a iniciativa começar, medido com a mesma régua que vai medir o depois.
Ela some por três motivos, e nenhum deles é má-fé:
- Ninguém mediu antes. O projeto nasceu da urgência, e medir o estado atual parecia atrasar o começo.
- A régua mudou no meio. Mediu-se o antes de um jeito e o depois de outro, e aí os dois números não se comparam.
- O indicador foi escolhido depois. Quando a métrica é definida no fim, escolhe-se, sem querer, a que melhorou.
O terceiro é o mais caro, porque produz um relatório impecável sobre uma coisa que talvez não tenha acontecido.
Medir o antes exige que alguém esteja medindo antes de a iniciativa começar, e é aí que a maioria dos business cases nasce sem chão. Um plano com indicador vivo resolve isso por construção.
O número que mede o tamanho do problema
Em um levantamento com mais de mil empresas no mundo, 26% geram valor com inteligência artificial, os CEOs veem o benefício, mais da metade não consegue ligá-lo ao resultado financeiro, e apenas 14% definem o impacto no resultado de todas as iniciativas.
Ou seja: a maioria aprova iniciativas sem definir o que contaria como sucesso. O gargalo não é o modelo nem a tecnologia. É a execução: metas que não estão ligadas aos projetos, fluxos e incentivos que ninguém redesenhou.
As cinco linhas que um business case precisa ter
1 o indicador ......... UM, escolhido antes, com a formula escrita
2 a linha de base ..... o valor de hoje, com a data e a fonte da medicao
3 a meta .............. o valor esperado, e em quanto tempo
4 o dono .............. a pessoa, nao a area
5 a data de leitura ... quando alguem volta para comparar
A quinta é a que falta com mais frequência, e é a que transforma o documento em compromisso. Sem data de leitura, o business case é uma peça de convencimento que ninguém reabre.
Meta sem baseline é intenção
A diferença entre intenção e compromisso é a possibilidade de alguém cobrar.
- “Aumentar a eficiência do atendimento” é intenção.
- “Reduzir o tempo médio de primeira resposta de 4h12 para menos de 1h até 31/03, lido no relatório da plataforma, responsável Fulana” é compromisso.
A segunda frase pode falhar, e é exatamente por isso que ela vale.
Onde isto se liga ao plano
Um business case é uma peça do planejamento estratégico, e sofre do mesmo problema que o plano inteiro: a maioria é aprovada e não é revisitada. 9% das organizações nunca revisam a implementação da estratégia, e apenas 20% revisam todo mês.
O detalhe está no nosso artigo sobre por que o planejamento estratégico perde validade antes do prazo, e nas 35 páginas do relatório “O plano que envelhece”, com cada número acompanhado da fonte, do ano e da amostra.