Senha e certificado vencem, e o problema quase sempre aparece no pior momento. Além do selo colorido na tela, o Cofre de Senhas do Sonarview Boards manda um aviso por e-mail sozinho, respeitando exatamente o mesmo acesso da tela: cada pessoa só é avisada do que já podia ver. Este artigo explica quando o aviso chega, quem recebe, o que aparece no e-mail, o que fazer ao receber e o que conferir quando o aviso não chega. O cadastro dos certificados está no artigo sobre os certificados digitais.
Aviso de vencimento por e-mail
Senha e certificado vencem, e quase sempre o problema aparece no pior momento: o certificado digital que expirou na véspera da entrega de uma obrigação, a chave de API que caducou e derrubou uma integração. O selo colorido na tela do Cofre só resolve para quem abre a tela. Para quem não abre, o Cofre avisa por e-mail, sozinho.
Quando o e-mail chega
O aviso não é diário, e isso é proposital: e-mail que chega todo dia vira ruído e ninguém mais lê. O Cofre avisa em marcos, e só uma vez em cada marco:
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30 dias antes do vencimento.
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15 dias antes.
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7 dias antes.
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1 dia antes.
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No dia do vencimento.
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Quando o item já venceu.
Um mesmo marco nunca é enviado duas vezes para a mesma pessoa e o mesmo item. E se a pessoa renovar o item, colocando uma nova data de validade, o ciclo recomeça do zero: os marcos da nova data voltam a valer, e ela será avisada de novo conforme a nova validade se aproxima.
O envio acontece uma vez por dia, na mesma rotina automática que já cuidava dos avisos de vencimento dos documentos do Data Room. Não há nada para agendar ou ligar item a item.
Quem recebe, e por quê
Esta é a parte mais importante de entender, e é o que diferencia o aviso do Cofre de um alerta genérico: a pessoa só é avisada dos itens que ela já podia ver. O aviso segue exatamente as mesmas regras de acesso da tela, sem atalho e sem exceção:
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Senha pessoal: o aviso vai só para o dono da senha. Nem a gestão do Cofre, nem o administrador da organização recebem aviso de uma senha pessoal de outra pessoa, do mesmo jeito que não conseguem revelá-la.
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Senha da empresa: recebe quem tem acesso àquele item específico E enxerga a pasta em que ele está. Se a pessoa está de fora da pasta "Bancos", ela não recebe aviso de nada que esteja lá dentro.
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Certificado: recebe quem tem acesso àquele certificado.
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Quem administra o Cofre recebe o aviso de tudo o que enxerga, que é o cofre inteiro (exceto, como sempre, as senhas pessoais das outras pessoas).
Cada pessoa recebe um único e-mail com o resumo do que é dela, e não uma mensagem por item. O e-mail não mostra para quem mais ele foi enviado: ninguém fica sabendo quem tem acesso a quê.
O que aparece no e-mail
O assunto traz o resumo, no formato "Cofre de Senhas: validades a acompanhar", com a contagem de itens. No corpo, para cada item, aparecem o nome do item, o tipo (senha ou certificado) e a data de validade, com a situação (vence em X dias, vence hoje, ou vencido), além do link para abrir o Cofre.
Um ponto que o e-mail nunca traz, em nenhuma hipótese: a senha em si, o conteúdo do certificado, ou qualquer código. O e-mail é um lembrete, não um atalho. Para ver o conteúdo, o caminho continua sendo o de sempre, abrir o Cofre e confirmar o código de verificação.
O caso da pasta trancada
Item que está dentro de uma pasta trancada entra no aviso sem o nome do item, aparecendo apenas como um item de categoria trancada, com a data de validade e a situação. É coerente com o que a tela já faz: enquanto a pasta trancada não é aberta com código, nem o título dos itens dela é mostrado.
A razão é simples: se o e-mail trouxesse o nome ("Acesso ao internet banking do Banco X"), ele viraria uma porta dos fundos, entregando por e-mail justamente a informação que a pasta trancada existe para proteger. Mesmo sem o nome, o aviso continua útil: a pessoa sabe que tem um item vencendo naquela pasta e vai ao Cofre abrir a pasta com o código para ver qual é.
O que fazer ao receber o aviso
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Abra o Cofre pelo link do e-mail e localize o item na lista, pelo selo de vencimento.
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Providencie a renovação onde ela de fato acontece, ou seja, fora do Boards: trocar a senha no sistema de origem, ou emitir o novo certificado junto da autoridade certificadora.
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Volte ao Cofre e atualize o item: o novo segredo, ou o novo arquivo do certificado, e principalmente a nova data de validade. É a nova data que reinicia o ciclo de avisos. Sem ela, o item continua marcado como vencendo, e o selo vermelho fica na tela.
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Se o item não vai mais ser usado, arquive-o, para tirá-lo da visão normal e dos avisos.
Não estou recebendo os avisos
Se um item está vencendo e ninguém foi avisado, confira, nesta ordem:
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A validade está preenchida no item? É a causa mais comum. O campo "Validade" da senha, e o campo "Válido até" do certificado, são opcionais. Sem data preenchida, o Cofre não tem como saber que aquilo vence, e o item não entra em aviso nenhum, nem no selo da tela. Abra o item e preencha a data.
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A pessoa tem acesso ao item? O aviso segue o acesso. Se a pessoa que deveria ser avisada não enxerga aquela senha (por estar fora da pasta, ou fora da restrição de "quem vê" do item), ela não vai receber o e-mail, e isso é intencional. A correção é dar acesso à pessoa, no botão de pessoas da pasta ou na restrição do próprio item, e não mexer no aviso.
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O e-mail da organização está funcionando? O aviso usa o mesmo servidor de e-mail configurado na plataforma para enviar os códigos de verificação. Se o e-mail da organização não está configurado, ou está recusando as mensagens, nenhum aviso sai. Um teste rápido: peça um código por e-mail para revelar qualquer senha. Se o código não chega, o problema é o e-mail da organização, não o aviso de vencimento.
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O e-mail caiu no lixo eletrônico? Vale conferir a pasta de spam e, se for o caso, pedir ao time de TI para liberar o remetente da plataforma.
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O item venceu há muito tempo? Itens vencidos há mais de 90 dias saem do radar dos avisos, para o e-mail não ficar carregando eternamente coisa que ninguém renovou. Se o item ainda importa, atualize a validade dele; se não importa mais, arquive-o.
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É um item de exemplo? As senhas e os certificados de exemplo, que a plataforma cria para mostrar como o Cofre funciona, não geram aviso de vencimento por e-mail, mesmo que alguém coloque uma validade neles. O aviso é para o que é da sua organização: quando você cadastra os seus itens, eles entram no radar normalmente.
Veja também
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Cofre de Senhas: como guardar senhas e certificados digitais com segurança (o que é o Cofre, as pastas e quem vê o quê)
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Cofre de Senhas: certificados digitais A1 e A3 (cadastrar um certificado e o selo de vencimento na tela)
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Cofre de Senhas: cadastrar, revelar e favoritar uma senha (o campo Validade no cadastro de uma senha)