Este artigo mostra o caminho completo de uma senha dentro do Cofre de Senhas do Sonarview Boards: cadastrar, revelar, deixar à mão as que você usa todo dia e trazer de uma vez as que hoje estão no navegador ou em outro gerenciador. O que é o Cofre, onde ele fica e como as pastas definem quem vê cada senha está no artigo principal do Cofre de Senhas.
Como cadastrar uma senha
Dentro da aba "Senhas", ao clicar em "Nova pessoal" ou "Nova da empresa" (a diferença entre os dois está no artigo principal do Cofre de Senhas), abre um formulário com os seguintes campos:
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Tipo: escolha entre "Login/senha" (usuário e senha de algum sistema), "Nota segura" (um texto secreto livre, útil para guardar qualquer informação sensível que não seja exatamente uma senha, como um PIN ou uma frase de recuperação) e "Chave de API" (uma credencial técnica usada por sistemas para se conectarem entre si).
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Pasta: opcional. Além de organizar a lista, é a pasta que define quem vê aquela senha (ver o artigo principal do Cofre de Senhas).
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Nome: obrigatório, é como o item vai aparecer na lista.
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Usuário: opcional, aparece só quando o tipo escolhido é "Login/senha".
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O campo do segredo em si: o rótulo muda de acordo com o tipo escolhido, "Senha" para Login/senha, "Conteúdo secreto" para Nota segura, ou "Chave/segredo" para Chave de API. Esse campo tem um botão em formato de olho, para mostrar ou esconder o que está sendo digitado, e um botão "Gerar", que cria na hora uma senha aleatória forte. Uma barra de força mostra se a senha digitada é Fraca, Razoável, Boa ou Forte.
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Endereço: opcional, aparece só para Login/senha, é a URL do site ou sistema relacionado. Vira o link "abrir" no cartão da senha.
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Autenticador (2FA) opcional: aparece só para Login/senha. É o campo onde se cola a chave de configuração que qualquer serviço mostra no momento de ativar a verificação em duas etapas. Depois de colada, o próprio Cofre passa a mostrar o código de 6 dígitos que muda a cada 30 segundos, e a conta aparece na aba Autenticador. Ou seja, não é preciso instalar mais nada, nem depender do celular de uma pessoa específica, para entrar naquele sistema.
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Validade: opcional, uma data que alimenta o aviso de vencimento, tanto o selo na tela quanto o aviso por e-mail (ver o artigo sobre o aviso de vencimento por e-mail). É útil para credenciais que precisam ser trocadas periodicamente. Sem essa data preenchida, o item não entra em aviso nenhum.
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Observações: campo livre, para qualquer anotação adicional.
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Proteção para revelar (só nas senhas da empresa): a escolha mais importante do formulário, explicada a seguir.
A escolha da proteção, na hora de guardar
No fim do formulário de uma senha da empresa, você escolhe como aquela senha será protegida:
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Padrão: quem tem acesso revela sozinho, confirmando o próprio código (e-mail ou app). É o certo para a maioria das senhas.
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Exigir aprovação de outras pessoas: para as mais críticas. Outras pessoas precisam liberar antes, e só então quem pediu consegue revelar. Ao escolher esta opção e salvar, a tela já emenda na escolha de quem aprova e das camadas, sem precisar procurar depois no menu.
Essa segunda opção é a chamada dupla custódia, detalhada no artigo sobre a liberação com aprovação de outras pessoas.
Como revelar uma senha
Depois de cadastrada, ver o conteúdo de uma senha segue sempre o mesmo caminho:
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Clicar no botão "Revelar senha" (ou "Revelar segredo", dependendo do tipo de item).
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Abre uma janela pedindo o código de verificação. Se você tem autenticador cadastrado, ela já vem no modo "Código do app": basta olhar o celular e digitar. Senão, o código é enviado automaticamente para o seu e-mail assim que a janela abre, não é preciso clicar em nada antes. Você pode alternar entre os dois caminhos com os botões "Código do app" e "Código por e-mail".
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Digite os 6 dígitos e clique em "Revelar".
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Aparecem o usuário e a senha, cada um com o seu próprio botão de copiar, para você não precisar selecionar texto na mão.
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A janela se fecha sozinha em 30 segundos, com um contador à vista. É uma proteção contra a distração mais comum de todas: levantar da mesa com a senha aberta na tela. Se precisar de mais tempo, é só revelar de novo.
Favoritas: as senhas que você usa toda hora
Em um cofre com dezenas de senhas, quase sempre há umas poucas que você abre todo dia. Toque na estrela ao lado do nome de qualquer senha para marcá-la como favorita: ela passa a aparecer também em um bloco "Favoritas", no topo da aba Senhas, sem precisar procurar na lista nem abrir a pasta.
Três coisas importantes:
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A marca é sua. A favorita de uma pessoa não é a da outra: cada um monta o seu bloco. Marcar uma senha não avisa ninguém e não muda nada para os colegas.
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Favoritar não dá acesso. A estrela é um atalho, não uma permissão: a senha continua pedindo o seu código para ser revelada, e as regras de aprovação e de pasta valem igual. Você só consegue favoritar o que já enxerga.
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A senha continua na pasta dela. O bloco Favoritas é uma vitrine, não uma mudança de lugar: a senha aparece nos dois pontos, e se ela for apagada, some do bloco junto.
Para desfavoritar, toque na estrela de novo, no bloco do topo ou na senha na lista.
Nas organizações novas, quando o plano inclui o Cofre, os dados de demonstração trazem algumas senhas fictícias, todas com “(exemplo)” no nome: o portal da Junta Comercial e os acessos do dia a dia de uma holding, como banco, contabilidade, prefeitura e e-mail corporativo. Nenhuma delas é uma credencial real. A do portal da Junta Comercial já chega favoritada, para o bloco "Favoritas" aparecer preenchido logo na primeira visita. Como a marca é por pessoa, ela nasce para quem criou a organização; os demais começam com o bloco vazio, até marcarem as suas.
Importar senhas de outro lugar
Quem já guarda as senhas no navegador ou em um gerenciador de senhas não precisa recadastrar nada à mão. O botão "Importar", no topo da aba Senhas, aceita a exportação dos serviços mais comuns:
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CSV do Chrome/Google, da Apple (app Senhas/iCloud), do LastPass e do 1Password.
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JSON do Bitwarden.
O fluxo foi pensado para não ter surpresa:
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Escolha o arquivo exportado. Ele é lido no seu navegador e o sistema mostra uma prévia: quantos itens reconheceu e uma amostra dos primeiros nomes.
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Quem administra o Cofre pode marcar a opção de guardar como senhas da empresa (compartilhadas). Sem marcar, tudo entra como senha pessoal, que só você vê.
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Ao confirmar, as senhas entram cifradas, como qualquer senha cadastrada à mão. Se o item exportado tiver a chave do autenticador (2FA) junto, ela vem também, e a conta passa a aparecer na aba Autenticador.
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No final, um resumo mostra quantas foram importadas e quantas foram ignoradas, com o motivo (por exemplo, item sem senha, ou item repetido).
Sobre repetições: o importador não duplica nada. Um item com o mesmo nome e usuário de outro que já existe no mesmo lugar (ou repetido dentro do próprio arquivo) é ignorado e aparece listado no resumo como ignorado.
Veja também
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Cofre de Senhas: como guardar senhas e certificados digitais com segurança (o que é o Cofre, as pastas e quem vê o quê)
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Cofre de Senhas: o código de verificação e a aba Autenticador (de onde vem o código de 6 dígitos que a revelação pede)
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Cofre de Senhas: liberar uma senha com aprovação de outras pessoas (dupla custódia) (quando a senha exige a aprovação de outras pessoas antes)
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Cofre de Senhas no celular: o app de bolso (revelar uma senha pelo celular)
Arrumar muitas senhas de uma vez: o botão Organizar
Quem importou um arquivo com centenas de senhas, ou herdou um cofre bagunçado, não tem como arrumar item por item. Para isso existe o botão Organizar, no topo da tela do Cofre. Ele abre uma janela com todas as suas senhas em lista, com busca, filtro por pasta e um botão Selecionar todas que marca tudo o que estiver aparecendo naquele momento. Com as senhas marcadas, você faz duas coisas: mover todas para uma pasta, ou arquivar todas.
Arquivar não é apagar
Esta é a parte que mais importa entender. Ao arquivar, a senha sai da sua lista e continua existindo: ela vai para Itens arquivados, um botão que aparece no topo da mesma tela assim que houver ao menos um item lá. De lá você consegue consultar e recuperar.
E há uma coisa que arquivar não faz, e é bom dizer com todas as letras: a conta do outro lado continua existindo. Tirar a senha do banco X da sua lista não encerra o acesso ao banco X, não troca a senha e não avisa ninguém. Arquivar organiza o seu cofre; encerrar um acesso é um ato que se faz no sistema do fornecedor.
Por isso a janela pede uma confirmação antes, dizendo quantas senhas serão arquivadas. Com o Selecionar todas na tela, um clique distraído tiraria centenas de senhas da lista de uma vez.
Por que às vezes o número volta menor
Uma senha no Cofre é pessoal (só você vê) ou da empresa (compartilhada). As duas seguem regras diferentes, e isso vale também no arquivamento em massa:
- as suas senhas pessoais, você arquiva sempre;
- as senhas da empresa, só quem administra o Cofre da organização;
- senha pessoal de outra pessoa não aparece nem para marcar.
Então, se você marcar cinco senhas e puder arquivar duas, o sistema arquiva as duas e avisa: 2 de 5 arquivadas. As demais são da empresa e só quem gerencia o cofre pode arquivá-las. Ele não finge que fez as cinco. Preferimos o número honesto a um "pronto" que esconde o que ficou de fora.
Fica registrado
Todo arquivamento em massa entra no Registro de atividades da organização, com quem fez, quando, quantas foram pedidas e quantas foram efetivamente arquivadas. Em um cofre compartilhado, saber quem tirou o que da lista é parte da segurança.
E para apagar de verdade?
Apagar em definitivo continua sendo um ato item a item, e só do administrador. É de propósito: é o único caminho sem volta do Cofre, e ele não deve caber com um clique em massa.