Um orçamento de serviço é o documento que diz ao cliente o que será feito, por quanto, em quanto tempo e em quais condições. Para ser aprovado, ele precisa trazer os dados completos das duas empresas, o escopo e o que não está incluso, o prazo, as condições de pagamento, os impostos, a garantia, a validade e um caminho claro de aceite. Abaixo estão o modelo com cada campo, um exemplo preenchido e o que fazer depois de enviar.
Orçamento e proposta comercial: qual a diferença
O orçamento diz quanto custa cada item. A proposta comercial explica por que aquela solução resolve o problema do cliente, o que inclui, em que prazo e em quais condições. Use o orçamento quando o cliente já sabe o que quer e está comparando fornecedores: a manutenção mensal, a troca de um equipamento, a reforma de uma sala. Use a proposta quando ele ainda está decidindo se contrata e como. Em serviços de empresa para empresa, o orçamento pode entrar como a seção de investimento da proposta.
Nos dois casos, o documento tem peso jurídico. Pelo art. 427 do Código Civil, a proposta de contrato obriga quem a fez, salvo se o contrário resultar dos termos dela, da natureza do negócio ou das circunstâncias. Quando o cliente é consumidor, o que inclui a empresa que contrata o serviço como destinatária final, o art. 40 do Código de Defesa do Consumidor exige orçamento prévio com mão de obra, materiais, condições de pagamento e datas de início e término; sem prazo escrito, o valor vale por dez dias a partir do recebimento; e, depois de aprovado, obriga as duas partes.
Os campos obrigatórios de um modelo de orçamento de serviço
| Campo | O que escrever | Erro comum | |---|---|---| | Dados das partes | Razão social, CNPJ, endereço e inscrição municipal das duas empresas; nome e cargo de quem aprova do lado do cliente | Mandar só o nome fantasia e o primeiro nome do contato | | Número, data e versão | Um número único, a data de emissão e a versão, se houver revisão | Duas versões circulando com o mesmo número | | Escopo | O que será feito, em que quantidade, onde e com que entrega ao fim de cada etapa | “Manutenção geral” ou “consultoria em marketing”, sem dizer o que o cliente recebe | | O que não está incluso | Peças, deslocamento, horas extras, licenças, tudo o que o cliente pode supor que está no preço | Deixar para discutir quando o cliente pedir | | Prazo | Data de início, duração, marcos e o que depende do cliente para cumprir o prazo | Prazo sem condição, que deixa o atraso do cliente por conta do prestador | | Preço | Valor por item (mão de obra, materiais, deslocamento) e o total | Só o total, que vira a única coisa a comparar | | Condições de pagamento | Forma, parcelas, datas, reajuste em contrato longo e o que acontece em caso de atraso | “A combinar” | | Impostos | Se o preço inclui os tributos, quem emite a nota fiscal e quais retenções o cliente fará na fonte, se houver | O cliente descobrir a retenção na hora de pagar | | Validade | Até quando o preço e o prazo valem | Orçamento sem validade, que o cliente aprova meses depois pelo preço antigo | | Garantia | O prazo, o que cobre e como acionar | Garantia prometida na conversa e ausente do papel | | Aceite | Como aprovar (assinatura eletrônica ou resposta escrita de quem tem poderes) e o que acontece depois | Aprovação por mensagem de quem não pode contratar |
Exemplo preenchido: manutenção de ar-condicionado em escritório
Os nomes e os números abaixo são fictícios.
- Orçamento nº 2026-118, versão 1, emitido em 05/10/2026.
- Prestadora: Alfa Climatização Ltda, CNPJ XX.XXX.XXX/0001-XX, inscrição municipal 000000, Curitiba (PR).
- Cliente: Beta Contabilidade Ltda, CNPJ XX.XXX.XXX/0001-XX. Aprovação: Marina Souza, diretora administrativa.
- Escopo: manutenção preventiva mensal de 12 aparelhos do tipo split, em dois andares: limpeza de filtros e serpentinas, verificação elétrica, medição de pressão e relatório mensal com fotos. Uma visita por mês, em horário comercial, durante 12 meses.
- Não incluso: peças e gás refrigerante, orçados à parte e só aplicados com aprovação prévia; instalação de aparelhos novos; atendimento fora do horário comercial, cobrado a R$ 280,00 por chamado.
- Prazo: primeira visita em até 10 dias após o aceite; o acesso às salas depende de agendamento com a recepção do cliente.
- Preço: R$ 120,00 por aparelho, R$ 1.440,00 por mês, R$ 17.280,00 nos 12 meses.
- Pagamento: boleto, com vencimento no dia 10 do mês seguinte a cada visita; reajuste pelo IPCA na renovação.
- Impostos: ISS incluso no preço; nota fiscal de serviço emitida pela prestadora após cada visita; eventuais retenções na fonte destacadas na nota.
- Validade: 15 dias a partir do envio.
- Garantia: 90 dias sobre o serviço executado, com nova visita sem custo se o mesmo defeito voltar nesse prazo.
- Aceite: assinatura eletrônica da diretora administrativa; depois do aceite, a primeira visita é agendada em até dois dias úteis.
Repare que o exemplo responde, antes de o cliente perguntar, a três dúvidas que podem atrasar a aprovação: o que acontece se precisar de peça, quem paga o imposto e o que ele precisa fazer para começar.
Os erros que fazem o cliente sumir
- Mandar só o valor total, sem os itens.
- Escrever um escopo que o cliente não consegue conferir na entrega.
- Esquecer o que não está incluso e discutir isso depois.
- Demorar dias para responder ao pedido de orçamento.
- Deixar o orçamento sem validade.
- Terminar sem dizer como aprovar.
- Esconder o imposto ou a retenção até a hora de pagar.
- Enviar só para quem pediu, sem incluir quem decide.
- Mandar um anexo e não saber se ele foi aberto.
Como acompanhar o orçamento depois de enviar
- Combine a data da resposta no envio. “Consegue me dar um retorno até quinta?” é uma pergunta que o cliente aceita e que dá a você uma data para voltar.
- Saiba se o orçamento foi aberto. Enviado por link rastreado, ele mostra quando o cliente abriu e em que parte ficou mais tempo. Se parou no preço, o assunto do retorno é o preço.
- Volte com algo novo. A resposta a uma dúvida provável, uma alternativa de escopo ou um prazo de início que muda conforme a data do aceite.
- Ofereça uma alternativa quando o preço travar. Menos aparelhos, visita bimestral ou um contrato mais curto, em vez de desconto sobre o mesmo escopo.
- Avise antes de a validade vencer. O vencimento da validade dá um motivo concreto para o contato.
- Encerre com elegância. Sem resposta depois de algumas tentativas, diga que vai considerar o orçamento pausado e que retoma quando fizer sentido para ele.
- Registre o motivo da perda. Preço, prazo, escopo ou concorrente: com alguns meses de registro, dá para ver em que ponto os orçamentos são recusados.
O post sobre follow-up de proposta detalha a cadência e as mensagens.
Como o Sonarview Hub ajuda
No Sonarview Hub, orçamento, proposta comercial, contrato e assinatura digital seguem um único fluxo. A IA cria o orçamento a partir de uma descrição, ou você importa o seu documento, ou parte de um modelo da galeria, com o logo e as cores da sua empresa. A tabela de produtos já traz setup, recorrência e customização, e é a mesma tabela que o agente de IA usa para cotar no WhatsApp, sem inventar valor. O orçamento é publicado na web, com o registro de quem abriu, das seções lidas e do tempo em cada uma; o Sonarview Hub avisa por e-mail quando alguém abre. Aprovado, o contrato segue até a assinatura com validade jurídica ICP-Brasil, verificável por QR Code, sem que a outra parte precise criar conta. Cada etapa, do envio à renovação, gera aviso e tarefa de acompanhamento.
Antes de comprometer prazo e equipe com um cliente novo, vale saber com quem você está fechando. Com o Sonarview Monitor, você acompanha pelo CNPJ as sanções, a dívida ativa da União e as publicações judiciais das empresas da sua carteira.