O cadastro no Sicaf é feito pela internet, no Portal de Compras do Governo Federal, com a conta gov.br do responsável pela empresa (selo prata ou ouro) ou com certificado digital, e é gratuito. O Sicaf, Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores, é o registro cadastral do Poder Executivo federal: o primeiro nível, o credenciamento, leva cerca de 10 minutos e já permite participar de pregão eletrônico e de dispensa eletrônica. Os outros cinco níveis guardam os documentos de habilitação, para que a empresa deixe de enviar tudo de novo a cada disputa.
Em resumo:
- O cadastro no Sicaf é gratuito, feito só por meio eletrônico e fica aberto o ano inteiro (Instrução Normativa 3/2018, arts. 4º e 19).
- São seis níveis: credenciamento, habilitação jurídica, regularidade fiscal federal e trabalhista, regularidade fiscal estadual, distrital e municipal, qualificação técnica e qualificação econômico-financeira (art. 6º).
- O credenciamento é o nível básico e permite participar de pregão eletrônico e de dispensa eletrônica (art. 9º).
- O registro vale por um ano em todo o país, mas certidões e balanço seguem o prazo de validade de cada documento (art. 18).
- O acesso é pela conta gov.br com selo prata ou ouro, por certificado digital ou por certificado em nuvem.
- Antes de emitir a nota de empenho, de contratar e de cada pagamento, o órgão consulta a situação da empresa no Sicaf (art. 30).
O que é o Sicaf e para que serve
O Sicaf é o cadastro de fornecedores do governo federal. A Instrução Normativa 3/2018, da Secretaria de Gestão, define o sistema como o registro cadastral do Poder Executivo federal (art. 1º). Ele guarda quatro tipos de informação sobre cada fornecedor: a habilitação jurídica, a regularidade fiscal, a qualificação econômico-financeira e as sanções aplicadas pela administração pública (art. 3º).
Na prática, o Sicaf serve para três coisas:
- Entrar na disputa: o credenciamento é o que libera a participação da empresa no pregão eletrônico e na dispensa eletrônica do governo federal.
- Provar a habilitação: a regularidade fiscal e trabalhista, a qualificação econômico-financeira e a habilitação jurídica são conferidas primeiro pela consulta ao Sicaf (art. 21, III).
- Manter o contrato: o órgão consulta o Sicaf antes do empenho, da contratação e de cada pagamento (arts. 30 e 31).
A Lei 14.133/2021, a Lei de Licitações, admite que os documentos de habilitação sejam substituídos por registro cadastral emitido por órgão público, quando o edital prevê (art. 70, II).
Quem precisa se cadastrar no Sicaf
Precisa do Sicaf quem quer vender para órgãos do governo federal: ministérios, autarquias, fundações, universidades e institutos federais. Outros órgãos que usam o Compras.gov.br para as suas disputas também pedem o cadastro. O edital sempre informa em qual plataforma a licitação acontece e qual cadastro vale.
Podem se cadastrar:
- Empresas de qualquer porte, pelo CNPJ, inclusive o microempreendedor individual (MEI), a microempresa e a empresa de pequeno porte.
- Pessoas físicas, pelo CPF.
O Sicaf vale para os órgãos que usam o sistema. O Certificado de Registro Cadastral emitido por ele serve só para esses órgãos (art. 17, § 3º). Estados e municípios que usam outras plataformas têm cadastro próprio, e a empresa que vende para eles precisa fazer os dois.
Como fazer o cadastro no Sicaf, passo a passo
1. Prepare a conta gov.br do responsável
O acesso de fornecedor brasileiro é feito com a conta gov.br de quem responde pela empresa. A tela de entrada do Sicaf aceita o selo de confiabilidade prata, além do certificado digital e do certificado em nuvem.
2. Entre no Sicaf pelo Compras.gov.br
No Portal de Compras do Governo Federal, abra a área do fornecedor e entre no Sicaf com o botão do gov.br.
3. Faça o credenciamento (nível I)
No menu superior, escolha "Credenciamento", informe o CNPJ e preencha os campos pedidos. Os dados que vêm da Receita Federal, como razão social e endereço, aparecem preenchidos e bloqueados. Nesta etapa a empresa escolhe as linhas de fornecimento, que são os materiais e os serviços que ela vende. Ao clicar em "Credenciar", o nível I está pronto. O governo estima 10 minutos para esse serviço.
4. Complete os níveis II a VI
Cada nível tem a sua tela, e a empresa envia os documentos digitalizados. A regularidade fiscal federal e trabalhista, do nível III, dispensa envio: o sistema busca a situação direto nos órgãos que emitem as certidões (art. 11, § 1º). A qualificação técnica, do nível V, só é cobrada quando a licitação exige (art. 3º, parágrafo único).
5. Confira a situação e emita o CRC
Com os níveis preenchidos, consulte a situação do fornecedor e emita o Certificado de Registro Cadastral (CRC). O certificado comprova CNPJ ou CPF, razão social, atividade econômica e sede (art. 17, § 2º). O sistema deixa de emitir o CRC quando há ocorrência impeditiva ou dado cadastral vencido.
Quais documentos separar para cada nível
A lista oficial de cada nível está no Manual do Sicaf, publicado no Portal de Compras (art. 6º, § 1º). Ela segue os grupos de habilitação da Lei 14.133 (arts. 66 a 69):
| nível | o que prova | o que separar |
|---|---|---|
| I. Credenciamento | quem é a empresa e o que ela vende | CNPJ, dados do responsável e as linhas de fornecimento |
| II. Habilitação jurídica | que a empresa existe e quem a representa | ato constitutivo (contrato social, estatuto ou certificado do MEI) e documento dos sócios e dos representantes |
| III. Regularidade fiscal federal e trabalhista | que a empresa está em dia com a União, a Seguridade Social, o FGTS e a Justiça do Trabalho | nada a enviar na regra geral: o sistema consulta os órgãos; decisões judiciais são informadas pela empresa |
| IV. Regularidade fiscal estadual, distrital e municipal | que a empresa está em dia com o estado e o município da sede | inscrições estadual e municipal e certidões das duas fazendas, ou declaração de isenção |
| V. Qualificação técnica | que a empresa pode exercer a atividade | registro no conselho profissional, quando a atividade exige |
| VI. Qualificação econômico-financeira | que a empresa aguenta cumprir o contrato | balanço patrimonial registrado e certidão negativa de falência |
Quanto tempo vale o cadastro e o que precisa ser renovado
O registro no Sicaf vale por um ano em todo o país, e a manutenção é automática enquanto o CPF e o CNPJ estiverem válidos na Receita Federal (art. 18, § 1º). Esse prazo vale para o registro. Cada documento tem a sua própria validade:
| item | validade |
|---|---|
| Registro cadastral e renovação | 1 ano, em âmbito nacional (art. 18) |
| Certidões fiscais, trabalhista, da Seguridade Social e do FGTS | o prazo de cada certidão (art. 18, § 2º) |
| Balanço patrimonial | anual, até a data limite da Escrituração Contábil Digital na Receita Federal (art. 16, § 4º) |
Manter os dados certos é obrigação da empresa, e o descuido pode levar à desclassificação na hora da habilitação (art. 7º). Quando uma certidão aparece vencida no Sicaf, a empresa pode apresentar a versão atualizada ao pregoeiro no momento da habilitação (art. 23). A microempresa e a empresa de pequeno porte que vencem a disputa têm ainda 5 dias úteis, prorrogáveis por mais 5, para regularizar a situação fiscal e trabalhista (Lei Complementar 123/2006, art. 43, § 1º).
Como consultar a situação da empresa no Sicaf
A tela de entrada do Sicaf tem três consultas públicas, abertas a qualquer pessoa: o Certificado de Registro Cadastral, as linhas de fornecimento e a restrição de contratar com a administração pública. Com elas, dá para conferir o próprio cadastro e também o de um concorrente ou de um parceiro de consórcio.
Dentro do sistema, a consulta de situação do fornecedor mostra cada nível, a validade dos documentos e as ocorrências. O Sicaf registra as sanções aplicadas pelos órgãos, como advertência, multa, suspensão temporária, impedimento de licitar e declaração de inidoneidade (art. 34).
Os erros que travam o cadastro e a habilitação
- Linha de fornecimento errada. A empresa escolhe poucos itens, ou itens que o CNPJ deixa de cobrir, e fica fora das buscas dos órgãos.
- Parar no credenciamento. O nível I libera a disputa, mas a habilitação depende dos outros níveis.
- Certidão vencida. O registro vale um ano, e a certidão vale bem menos.
- Balanço do ano anterior. O balanço novo precisa entrar todo ano, no prazo da Escrituração Contábil Digital.
- Cadastro em cima da hora. O edital pode exigir que a empresa atenda às condições do Sicaf até o terceiro dia útil antes do recebimento das propostas (art. 21, II).
- Dado diferente da Receita Federal. Endereço, sócio ou atividade alterados precisam ser corrigidos primeiro na Receita, porque esses campos chegam bloqueados ao Sicaf.
Como saber o preço e os contratos dos concorrentes depois do cadastro
O Sicaf coloca a empresa na disputa. Ganhar depende de outra informação: quanto o órgão costuma pagar, quem já vende para ele e quando o contrato atual termina. Esses dados são públicos e estão espalhados em contratos, atas de registro de preços e resultados de cada licitação. Para achar os editais, veja o guia PNCP: como consultar editais e licitações do seu serviço e os outros posts da categoria Licitações. O caminho completo, do cadastro ao contrato, está em como participar de licitação.
O Sonarview Monitor reúne essas informações por concorrente e por órgão, no PNCP e no Compras.gov: contratos, atas de registro de preços e o preço homologado de cada item. Ele avisa quando o contrato de um concorrente vence nos próximos 90 dias e mostra as sanções registradas no CEIS e no CNEP. A proposta e o lance continuam no sistema de compras do órgão. Veja como funciona em licitações: o preço e os contratos do concorrente e, para o histórico de valores por item, em preços dos concorrentes.
Fontes
- Instrução Normativa 3/2018, regras de funcionamento do Sicaf, arts. 1º, 3º, 4º, 6º, 7º, 9º, 11, 16 a 19, 21, 23, 30, 31 e 34, com as alterações das Instruções Normativas 10/2020 e 107/2020.
- Cadastrar-se como fornecedor da Administração Pública (Sicaf), serviço do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos, atualizado em 15/12/2025.
- Sicaf Digital, no Portal de Compras do Governo Federal.
- Lei 14.133/2021, Lei de Licitações e Contratos, arts. 66 a 70.
- Lei Complementar 123/2006, art. 43.