Para participar de licitação, a empresa precisa de sete passos: conferir se a atividade do CNPJ cobre o que o governo compra, separar os documentos de habilitação, fazer o cadastro de fornecedor (o Sicaf, no governo federal, e o da plataforma de cada órgão), encontrar os editais do seu serviço no PNCP, ler o edital e formar o preço, enviar a proposta e disputar os lances, e, se ganhar, entregar a habilitação, assinar o contrato e cumprir a entrega. A regra geral está na Lei 14.133/2021, a Lei de Licitações, e quase toda disputa acontece hoje de forma eletrônica.
Em resumo:
- O cadastro no Sicaf e a consulta de editais no PNCP são gratuitos.
- A habilitação tem quatro grupos de documentos: jurídica, fiscal e trabalhista, econômico-financeira e técnica (art. 62 da Lei 14.133).
- O pregão eletrônico é a modalidade mais comum para bens e serviços comuns.
- O prazo mínimo entre o edital e a proposta é de 8 dias úteis para bens e de 10 para serviços comuns, por menor preço.
- ME, EPP e MEI têm empate ficto, prazo para regularizar certidões e licitações exclusivas de até R$ 80 mil.
- O preço homologado dos contratos anteriores mostra quanto o órgão aceita pagar.
Quem pode vender para o governo
Qualquer empresa regular pode participar, inclusive o microempreendedor individual (MEI), a microempresa (ME) e a empresa de pequeno porte (EPP). O que define se ela pode disputar um edital específico são três coisas:
- A atividade do CNPJ: o objeto da licitação precisa estar entre as atividades registradas da empresa.
- A regularidade: certidões fiscais e trabalhistas em dia.
- Os requisitos do edital: capacidade técnica, situação financeira e, em alguns casos, registro em conselho profissional.
A ME e a EPP têm ainda vantagens garantidas pela Lei Complementar 123/2006, que a Lei 14.133 manteve (art. 4º). Elas estão na seção "O que a lei garante à pequena empresa", mais abaixo.
Como participar de licitação, passo a passo
1. Confira se o CNPJ cobre o que o governo compra
Abra o cartão do CNPJ e compare as atividades registradas com o objeto dos editais que interessam. Se a empresa vende software, mas o CNPJ só tem consultoria, o pregoeiro pode recusar a proposta. Ajustar a atividade leva semanas, e por isso vale fazer antes de achar o edital certo.
2. Separe os documentos de habilitação
A Lei 14.133 divide a habilitação em quatro grupos (art. 62):
| grupo | o que prova | documentos mais pedidos |
|---|---|---|
| Jurídica | que a empresa existe e quem a representa | contrato social ou requerimento de empresário, documento dos sócios, procuração se houver |
| Fiscal, social e trabalhista | que a empresa está em dia com tributos e obrigações | CNPJ, certidões da Receita Federal e da dívida ativa da União, FGTS, débitos trabalhistas, estadual e municipal |
| Econômico-financeira | que a empresa aguenta cumprir o contrato | balanço patrimonial e certidão de falência e recuperação judicial |
| Técnica | que a empresa já fez algo parecido | atestados de capacidade técnica emitidos por clientes, registro em conselho quando a atividade exige |
Cada edital diz exatamente o que pede, e nem todo edital pede tudo. Certidão tem validade: crie uma rotina para renovar antes de vencer, porque certidão vencida no dia da disputa elimina a proposta.
3. Faça o cadastro de fornecedor
No governo federal, o cadastro é o Sicaf, o Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores, feito no Compras.gov.br com a conta gov.br do responsável pela empresa. O credenciamento é gratuito. Com o Sicaf em dia, boa parte dos documentos fica no cadastro e não precisa ser enviada a cada licitação.
Estados e municípios costumam usar outras plataformas de disputa, cada uma com o seu cadastro: algumas são do próprio governo, outras são privadas e cobram mensalidade do fornecedor. O edital informa em qual plataforma a disputa acontece. Cadastre a empresa nas plataformas que os seus clientes públicos mais usam.
4. Encontre os editais do seu serviço
A fonte principal é o Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP), onde a Lei 14.133 manda publicar os editais de órgãos federais, estaduais e municipais. A consulta é pública e gratuita. O passo a passo da busca, com filtros e palavras-chave, está no guia PNCP: como consultar editais e licitações do seu serviço.
Os municípios com até 20 mil habitantes ainda podem publicar só no diário oficial até o fim do prazo de transição da lei (art. 176). Se esse é o seu mercado, inclua os diários na rotina.
5. Leia o edital e forme o preço
O edital é a regra da disputa. Antes de decidir participar, confira:
- o objeto e as especificações: o que exatamente será comprado, em que quantidade e com que padrão;
- o critério de julgamento: menor preço, maior desconto, técnica e preço, entre outros;
- as exigências de habilitação: quais documentos e atestados o órgão pede;
- os prazos: data da disputa, prazo de entrega e prazo de pagamento;
- as penalidades: multa e impedimento de licitar em caso de descumprimento.
Para formar o preço, olhe primeiro quanto o mesmo órgão e outros órgãos pagaram pelo mesmo item. As atas de registro de preços e os contratos publicados mostram o preço homologado de cada item e quem ganhou. Quem conhece esse número evita dois erros: o preço alto que perde a disputa e o preço baixo demais, que o órgão pode considerar inexequível ou que dá prejuízo na entrega.
6. Envie a proposta e dispute os lances
Na maioria das compras de bens e serviços comuns, a modalidade é o pregão eletrônico: as empresas enviam a proposta pela plataforma até a data marcada e, na sessão pública, disputam por lances, sem saber quem são os concorrentes. A lei também prevê concorrência, concurso, leilão e diálogo competitivo (art. 28), e a contratação direta por dispensa, em compras de menor valor ou em casos previstos em lei.
A ordem das fases é definida pela lei (art. 17): preparação, divulgação do edital, propostas e lances, julgamento, habilitação, recursos e homologação. Na regra geral, só quem ficou em primeiro lugar entrega os documentos de habilitação.
7. Habilite-se, assine e entregue
Se a sua proposta ficar em primeiro lugar, o órgão pede os documentos de habilitação e, em alguns casos, amostra ou proposta ajustada. Depois do prazo de recurso, a licitação é homologada e a empresa é chamada para assinar o contrato ou a ata. A partir daí, cumprir a entrega no prazo e no padrão é o que garante o pagamento e os atestados para as próximas disputas.
Os prazos que importam
| momento | prazo mínimo na Lei 14.133 |
|---|---|
| Entre o edital e a proposta, na compra de bens por menor preço ou maior desconto | 8 dias úteis (art. 55, I, a) |
| Entre o edital e a proposta, em serviços comuns por menor preço ou maior desconto | 10 dias úteis (art. 55, II, a) |
| Recurso contra o julgamento ou a habilitação | 3 dias úteis (art. 165, I) |
| Regularização fiscal da ME e da EPP que vencer a disputa | 5 dias úteis, prorrogáveis por mais 5 (Lei Complementar 123, art. 43, § 1º) |
Os prazos de cada licitação estão no edital e podem ser maiores que os mínimos.
O que a lei garante à pequena empresa
A Lei Complementar 123/2006 dá à ME e à EPP três vantagens nas licitações:
- Regularidade fiscal depois da disputa: a pequena empresa pode participar com certidão fiscal pendente e regularizar em 5 dias úteis se vencer (art. 43).
- Empate ficto: se a proposta da pequena empresa ficar até 5% acima da melhor no pregão, ou até 10% nas outras modalidades, ela pode cobrir a oferta e ficar com o contrato (art. 44).
- Licitações exclusivas: os itens de até R$ 80 mil são reservados à ME e à EPP (art. 48, I).
O MEI também pode vender ao governo e tem as mesmas vantagens da microempresa.
Os erros que mais eliminam quem está começando
- Certidão vencida no dia da disputa. É o motivo mais comum de inabilitação.
- Proposta fora da especificação. Marca, modelo ou característica diferente do pedido no edital.
- Preço sem base. Valor alto demais para ganhar, ou baixo demais para entregar.
- Atestado que prova pouco. Atestado sem quantidade, prazo e descrição do serviço vale menos na habilitação.
- Perder o prazo de recurso. O prazo começa a contar na própria sessão, e quem não manifesta a intenção na hora pode perder o direito.
Como saber o preço antes de disputar
O passo 5 é o que mais separa quem ganha de quem perde. Cada contrato e cada ata publicados mostram quem venceu, por quanto e por quanto tempo. Lidos com método, eles dizem o preço que o órgão aceita, quem são os concorrentes que disputam com você e quando o contrato atual vence, o que indica a próxima licitação.
O Sonarview Monitor reúne esses dados por concorrente e por órgão, no PNCP e no Compras.gov: contratos, atas de registro de preços e o preço homologado de cada item, com os contratos a vencer. Veja como funciona em licitações: o preço e os contratos do concorrente. Para acompanhar também o que o concorrente faz fora das licitações, veja o monitoramento de concorrentes.
Fontes
- Lei 14.133/2021, Lei de Licitações e Contratos, arts. 4º, 17, 28, 55, 62, 165 e 176.
- Lei Complementar 123/2006, arts. 42 a 49.
- Guia para fornecedores do Portal de Compras do Governo Federal.
- Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP).