Pastas com exigência: o que a organização precisa ter guardado e em dia
Algumas pastas do Data Room guardam documentos que a organização precisa ter e manter em dia: o estatuto, os livros sociais, as atas da assembleia, as políticas. Marque essas pastas como pastas com exigência. Cada uma passa a mostrar a situação do que está guardado nela, e o painel O que falta, no topo do Data Room, reúne tudo.
As outras pastas continuam como sempre.
Criar as pastas de uma vez, a partir de um modelo
No painel O que falta, clique em Aplicar um modelo, escolha o modelo e a categoria:
- Sociedade anônima (Lei 6.404): os livros sociais (art. 100), o acordo de acionistas (art. 118), os termos de posse (art. 149) e os documentos da assembleia geral ordinária (arts. 132, 133 e 176). Cada pasta mostra o artigo de onde vem. É um modelo para sociedade anônima.
- Boas práticas de governança: as regras do conselho e dos comitês, a posse e a avaliação dos conselheiros e as principais políticas. Serve a qualquer tipo de sociedade.
O Data Room cria, na categoria escolhida, uma pasta com o nome do modelo, uma subpasta por grupo e, dentro, uma pasta com exigência para cada item. Depois são pastas como as outras: renomeie, mova, crie subpastas (por exemplo, uma por ano dentro do livro de atas). O mesmo modelo não é aplicado duas vezes na mesma categoria.
Marcar uma pasta à mão
Abra a pasta e clique em Marcar como exigência. Diga, se quiser, o código, o que deve estar nela e a cada quantos meses o documento é revisto. Para voltar a ser pasta comum, use Deixar de ser exigência: os documentos continuam onde estão.
Pôr os documentos
Os documentos entram na pasta como sempre: arrastando do computador, com Enviar arquivos ou com Trazer de outra pasta. Um documento fica em uma pasta por categoria: pôr em uma pasta com exigência o tira da pasta em que estava naquela categoria. Para ele aparecer em duas categorias, use Mover ou copiar.
Contam para a exigência os documentos da própria pasta e das subpastas comuns dela. Um documento arquivado, ou que só tem a ficha, sem arquivo, não conta.