Versões anteriores de um documento do Data Room
Um documento do Data Room pode mudar com o tempo: a política revisada todo ano, o contrato com aditivo, o regimento reformado. Quando você troca o arquivo de um documento, o arquivo anterior não é apagado. Ele passa a ser uma versão anterior do mesmo documento, e fica na ficha dele, com a data da troca, quem trocou e o motivo, se alguém escreveu um.
Assim, quando alguém perguntar “o que dizia a política antes da revisão de março?”, a resposta está no próprio documento, sem procurar em e-mail ou na pasta de alguém.
Como trocar o arquivo e guardar o motivo
- No Data Room, abra o menu ... do documento e escolha Editar. A ficha do documento abre.
- No bloco Arquivo, escreva, se quiser, o Motivo da troca (por exemplo: “revisão anual, aprovada na reunião do Conselho de 12/03”). Escreva antes de soltar o arquivo: a troca acontece assim que o arquivo é solto. O campo aceita até 500 caracteres.
- Arraste o arquivo novo para dentro da área Arraste outro arquivo para substituir (ou clique nela e escolha o arquivo).
- Confirme a troca. O arquivo novo passa a valer para ver, baixar, encaminhar e compartilhar, e o anterior aparece em Versões anteriores, logo abaixo.
Se o documento ainda não tinha arquivo (só a ficha), o primeiro arquivo anexado não cria versão: não havia arquivo anterior.
O que aparece em “Versões anteriores”
Cada versão mostra:
- o número dela (a primeira que o documento teve é a Versão 1, a seguinte a Versão 2, e assim por diante), da mais recente para a mais antiga;
- o nome do arquivo daquela versão;
- até quando ela valeu (a data e a hora da troca, no horário de Brasília) e quem fez a troca;
- o tamanho do arquivo;
- o motivo, quando alguém escreveu um.
Ao lado de cada versão há os botões Abrir (o olho), que abre o PDF ou a imagem no navegador, e Baixar. Quem gerencia o Data Room vê também Restaurar esta versão e a lixeira, para apagar a versão. A abertura e o download de uma versão entram no registro de atividades da organização como leitura do documento, com o número da versão. O PDF baixado sai com o nome de quem baixou, como qualquer PDF do Data Room.