Para que serve
Quando o arquivo de um documento é trocado, o anterior não some: ele fica guardado como versão anterior. Este artigo mostra onde ver essas versões e como fazer uma delas voltar a ser o arquivo em vigor, sem apagar nada.
Onde ficam as versões
- Data Room: na ficha do documento (menu "..." › Editar), em Versões anteriores.
- RI (Relações com Investidores, no grupo Canais do menu): no menu "..." do documento › Ficha (tipo, período, versões, aprovação), em Versões anteriores.
- Compliance: no menu "..." do documento › Versões anteriores (aparece quando o documento tem mais de uma versão). No Compliance, uma versão nova nasce quando alguém envia um arquivo com o mesmo título na mesma pasta.
Cada versão mostra o número, o nome do arquivo, até quando valeu e, no Data Room e no RI, quem trocou e o motivo. Os botões Abrir e Baixar funcionam como no documento.
Restaurar uma versão
- Abra a lista de versões anteriores do documento.
- Na versão que deve voltar, clique em Restaurar (a seta circular).
- Confirme.
O que acontece:
- a versão escolhida volta a ser o arquivo em vigor;
- o arquivo que estava em vigor fica guardado como versão anterior, com o motivo “Restaurada a versão N” (no Data Room e no RI);
- nenhuma versão é apagada: a restaurada continua na lista;
- no RI, se o documento está publicado em O que o investidor vê, o investidor passa a receber o arquivo restaurado;
- no Compliance, a versão restaurada volta como uma versão nova (por exemplo, a versão 1 volta como versão 3).
Restaurar fica no Registro de atividades do Data Room e do RI. No Compliance, aparece na Atividade como Nova versão.
Quem pode
Quem gerencia a área: no Data Room e no RI, quem pode trocar o arquivo; no Compliance, quem gerencia a pasta. Quem só consulta vê a lista, abre e baixa, mas não restaura.
Perguntas frequentes
Posso restaurar um documento retido? Não. Enquanto o documento está retido (litígio, auditoria), o arquivo não pode ser trocado, e restaurar é uma troca de arquivo. O administrador libera a retenção antes.