Quando termina uma reunião com um cliente, o Sonarview Hub lembra você de mandar aos participantes um e-mail com um agradecimento e os próximos passos combinados. O e-mail abre pronto para você revisar e editar. Nada é enviado sem o seu clique.
Como funciona
- A reunião termina.
- O sino do Sonarview Hub mostra o aviso “Reunião encerrada: (nome do negócio)”, com o texto “A reunião com (nome do contato) terminou. Enviar o agradecimento e os próximos passos aos participantes?”. Para as reuniões da agenda e as registradas no negócio, o aviso chega entre 10 minutos e 6 horas depois do fim. Para as reuniões gravadas pelo Fireflies, chega assim que a gravação é lida, desde que isso aconteça até 6 horas depois do fim. O aviso vai só para o responsável pelo negócio e para quem o criou.
- Clique no aviso. O negócio abre com a janela Enviar o resumo da reunião já aberta.
- Confira quem recebe, os pontos da reunião, o assunto e a mensagem. Mude o que quiser.
- Clique em Enviar, ou em Agendar envio para escolher o dia e a hora. O e-mail fica registrado na Timeline do negócio.
O que vem preenchido
- Para: os contatos do negócio que têm e-mail, já marcados, até 10 endereços.
- Também estavam na reunião: quem participou da reunião e não é contato do negócio aparece como sugestão, desmarcado. Clique no nome para incluir. As pessoas da sua equipe e quem organizou a reunião nunca entram sozinhas.
- Pontos da reunião: quando a reunião foi gravada (pelo Fireflies ou com a transcrição colada), os próximos passos e as decisões que a IA separou da conversa já vêm aqui. Sem gravação, o campo vem vazio para você escrever o que foi combinado.
- Assunto e mensagem: um agradecimento curto e os pontos da reunião. Este primeiro texto não usa IA e não gasta créditos.
Escrever com a IA
No quadro Pontos da reunião, o botão Escrever com a IA reescreve o e-mail a partir dos pontos que estão no campo, no momento do clique:
- um agradecimento curto;
- os próximos passos em lista;
- as decisões, se houver;
- um fechamento simples, em seu nome.
A IA usa só o que está nos pontos. Ela não inventa data, prazo, valor nem compromisso. Se um ponto não tem prazo, o e-mail também não terá. Se não houver próximos passos, o texto diz de forma neutra que você fica à disposição, sem marcar data.
Se o texto da IA vier com alguma data que não estava nos pontos, ou sem acento, o Sonarview Hub pede uma segunda versão. Se ainda assim algo ficar estranho, a janela mostra o aviso “Confira antes de enviar” com o motivo.
Cada uso de Escrever com a IA é cobrado como um rascunho do agente de IA de e-mail, igual aos outros botões de IA do e-mail do negócio. Quando o Sonarview Hub pede a segunda versão, ela não é cobrada de novo. O botão Melhorar o texto, acima da mensagem, também funciona aqui e passa pela mesma conferência.
O botão Usar os pontos no texto refaz a mensagem com os pontos, sem IA e sem custo. Ele troca o texto inteiro da mensagem, inclusive o que você já tinha editado.
Para desfazer o que a IA escreveu, ou o que o Usar os pontos no texto trocou, use Voltar ao texto anterior.
Abrir sem esperar o aviso
Numa reunião gravada, abra o negócio, vá à aba Transcrições e clique em Enviar resumo ao lado da reunião. A janela abre do mesmo jeito, com os participantes da gravação e os pontos dela.
De quais reuniões o Sonarview Hub sabe
O aviso sai para reuniões que o Sonarview Hub consegue ver:
- eventos da agenda da organização (Google, Zoho ou CalDAV) e das agendas pessoais e de departamento (só Google e Microsoft), quando um convidado é contato de um negócio aberto;
- reuniões registradas no negócio com a data do call, incluindo as que chegam pelo Calendly e pelo Cal.com;
- reuniões gravadas pelo Fireflies que entraram num negócio.
Cada reunião gera um só aviso, mesmo quando ela aparece na agenda, no Calendly e no Fireflies ao mesmo tempo.
Perguntas comuns
O e-mail sai sozinho? Não. O Sonarview Hub só avisa e deixa o texto pronto. Quem envia é você, pelo botão Enviar ou Agendar envio.
Não recebi o aviso de uma reunião. Por quê? As causas mais comuns:
- a reunião estava numa agenda que não está conectada ao Sonarview Hub, ou numa agenda que nenhum dono do negócio vê;
- nenhum convidado é contato de um negócio aberto;
- o cliente tem mais de um negócio aberto e o Sonarview Hub não consegue saber de qual deles é a reunião;
- o evento da agenda era de dia inteiro ou não tinha convidados;
- alguém já tinha enviado ou agendado um e-mail nesse negócio depois do início da reunião;
- o negócio não tem responsável nem criador que ainda o veja;
- a reunião terminou há mais de 6 horas;
- a reunião foi desmarcada;
- a transcrição foi colada à mão: ela não tem o horário da reunião, então não gera aviso.
Nesses casos, abra o negócio e use Enviar e-mail na Timeline, ou Enviar resumo na aba Transcrições, se a reunião foi gravada.
Quem recebe o aviso? O responsável pelo negócio e quem o criou. Administradores e gerentes não recebem o aviso das reuniões dos vendedores. Quando a reunião vem de uma agenda, o aviso vai só a quem vê aquela agenda.
Abri o aviso e não vieram os outros participantes. Por quê? As sugestões de participantes vêm da agenda conectada ou da gravação do Fireflies. Uma reunião registrada no negócio, ou que veio pelo Calendly ou pelo Cal.com, não traz a lista de participantes, a não ser que exista uma gravação do mesmo horário nesse negócio. E, se a reunião está numa agenda que você não vê, a janela avisa e abre só com os contatos do negócio no Para. Nesse caso, peça ao administrador para liberar a agenda, se precisar dos outros participantes.
Uma reunião registrada no negócio tem duração? Não. Para as reuniões registradas no negócio (e as do Calendly e do Cal.com), o Sonarview Hub considera que a reunião dura 1 hora. Para os eventos da agenda conectada, vale o horário de fim do evento.
Posso tirar um contato do Para? Sim. Quando o negócio tem mais de um contato com e-mail, os nomes aparecem acima do campo Para: clique no nome para tirar ou incluir. Você também pode apagar o endereço direto no campo.
A IA pode errar? Pode. Leia o e-mail antes de enviar. A IA recebe a regra de não inventar compromisso, e o Sonarview Hub confere as datas do texto, mas quem responde pelo que sai é você.