Se você grava as reuniões com o Fireflies, o Sonarview Hub traz cada reunião para dentro do negócio do cliente: a transcrição inteira, o resumo do Fireflies e os próximos passos, prontos para virar tarefas e proposta. Você não copia nem cola nada. Cada pessoa da equipe conecta a própria conta do Fireflies.
Antes de começar
- Você precisa de uma conta no Fireflies. Veja os limites de uso do plano no fim deste artigo.
- O Fireflies só avisa das reuniões que você organiza. Uma reunião marcada por outra pessoa, mesmo com você presente, não chega por aqui.
- O cliente precisa estar no Hub como contato, com o e-mail, e ter um negócio aberto. É pelo e-mail de quem estava na reunião que o Hub acha o negócio certo.
- Conectar o Fireflies depende de o seu papel permitir gerenciar negócios na área de Vendas.
Passo 1: conecte a sua chave do Fireflies
- No Hub, abra Configurações. No grupo Agenda, clique em Reuniões do Fireflies.
- Clique em Abrir a página da chave no Fireflies. No site do Fireflies, a página é Integrações, depois Fireflies API. Copie a chave (API Key).
- Volte ao Hub, cole a chave no campo Chave da API e clique em Conferir e conectar.
O Hub confere a chave com o Fireflies antes de guardar. Se estiver certa, a tela mostra Conectado como e o seu nome no Fireflies. A chave fica guardada cifrada e não aparece de novo na tela. Para trocar, use Trocar a chave: o endereço e o segredo do passo 2 continuam valendo. Conferir de novo testa a chave que está guardada.
Passo 2: avise o Fireflies para mandar as reuniões para o Hub
Este passo aparece depois que a chave estiver conectada.
- Clique em Abrir a página de webhooks. Ela abre a página de webhooks do Fireflies.
- No campo Webhook URL, cole o endereço que aparece no Hub. Use o botão Copiar endereço.
- No campo Signing Secret, cole o segredo que aparece no Hub. Use o botão Copiar segredo (o botão Mostrar exibe o segredo na tela). O segredo é o que prova que o aviso veio mesmo do Fireflies: não compartilhe.
- Marque os eventos meeting.transcribed e meeting.summarized e clique em Save.
Pronto. Antes da primeira reunião, a tela diz “Nenhuma reunião chegou ainda”. Depois da próxima reunião gravada, ela passa a mostrar Última reunião recebida em, com a data e a hora.
O que acontece com cada reunião
Quando o Fireflies termina de transcrever uma reunião sua, ele avisa o Hub. O Hub lê a reunião no Fireflies: o título, a hora, a duração, quem estava, o que cada pessoa falou e o resumo.
Depois, o Hub procura o negócio pelo e-mail de quem estava na reunião: um contato do Hub com negócio aberto, entre os negócios que você pode mexer. Você e as outras pessoas da sua equipe não contam nessa busca.
Quando acha o negócio:
- A reunião entra na aba Transcrições do negócio, marcada Fireflies, com a data e a hora em que aconteceu.
- A IA separa a dor, a situação, a urgência, a decisão, o orçamento, as objeções, os produtos mencionados, os próximos passos e as decisões. Cada item traz o trecho da conversa de onde saiu, entre aspas. O que o Fireflies anotou serve de pista, mas só entra o que foi dito na reunião.
- Um registro de reunião entra na Timeline do negócio. Na Timeline, a data desse registro é a da leitura pelo Hub; a hora em que a reunião aconteceu fica na aba Transcrições.
- Em Ver, na linha da reunião, você lê tudo: o que a IA separou, o que o Fireflies anotou (o resumo e os itens de ação) e a transcrição inteira. Em uma reunião muito longa, a IA lê os primeiros 400.000 caracteres, e o Ver avisa isso.
- Na mesma linha ficam os botões de sempre: Tarefas cria uma tarefa para cada próximo passo, e Proposta abre o assistente de propostas com a reunião carregada.
Quando há dois negócios abertos para o mesmo cliente, o Hub escolhe o que é seu. Se nenhum for seu, ou se houver mais de um seu, a reunião espera você escolher (veja a seguir).
Reuniões sem negócio
Quando o e-mail de quem estava na reunião não leva a um negócio aberto, a reunião espera na lista Reuniões sem negócio, na mesma tela de Configurações. Nada é criado sozinho: nem contato, nem negócio.
Cada reunião da lista diz por que não entrou sozinha. Por exemplo: “Ninguém desta reunião é contato do Hub”, “Pedro Alves é contato do Hub, mas não tem negócio aberto” ou “Há mais de um negócio aberto para quem estava na reunião. Escolha o certo.”. E traz as ações:
- Ligar a “nome do negócio”: quando há negócios possíveis, um clique liga a reunião a um deles.
- Ligar a um negócio (ou Ligar a outro negócio, quando já há sugestões): abre uma busca pelo nome do negócio, do contato ou da empresa. Escolha o negócio e clique em Ligar e ler a reunião.
- Procurar o negócio de novo: para quando você acabou de criar o contato ou o negócio.
- Ler de novo: para quando a leitura falhou (o motivo aparece em vermelho) ou não terminou.
- Descartar: tira a reunião da lista na hora, sem pedir confirmação. O Hub apaga quem estava nela e guarda só o título e a hora, para o mesmo aviso não a trazer de volta. Ela não volta.
Ao ligar, o Hub lê a reunião de novo no Fireflies. A leitura segue no servidor, e a tela mostra “Lendo a reunião no Fireflies e separando os próximos passos”, com os segundos passando. Costuma levar até um minuto; uma reunião longa pode levar mais. No fim, um aviso diz onde a reunião entrou. Se passar de 4 minutos, a tela avisa que a leitura continua no servidor: volte depois e abra esta tela de novo para ver o resultado.
Logo abaixo, Últimas reuniões que entraram em negócios mostra as mais recentes, cada uma com o link para o negócio dela, e Ler de novo nas que falharam.
As reuniões só com gente da sua equipe (a semanal do time, por exemplo) ficam fora da lista, mas não somem: aparecem em reuniões só com gente da sua equipe, logo abaixo, se você quiser ligar alguma. Para o Hub, é da equipe quem tem acesso ao Hub na sua organização.
Ligar pelo negócio
Você também pode ligar uma reunião a partir do negócio: na aba Transcrições, clique em Reunião do Fireflies e depois em Ligar a este negócio ao lado da reunião certa. A tela confirma na hora, mas a leitura continua no servidor: em alguns instantes, atualize a página, e a reunião aparece na aba Transcrições. Se a leitura falhar, o motivo aparece em vermelho na reunião, e o Ler de novo fica em Configurações › Reuniões do Fireflies.
Privacidade e consentimento
- O Fireflies entra na reunião como participante visível e avisa os participantes de que ela está sendo gravada. O Hub registra o consentimento de toda reunião que chega do Fireflies contando com esse aviso, e não confere a configuração do Fireflies. Por isso, deixe ligado, nas configurações do Fireflies, o aviso de gravação aos participantes.
- A reunião que espera na lista, e a reunião só com gente da equipe, não guardam a conversa nem o resumo no Hub: só o título, a hora, a duração e quem estava. A conversa só é guardada quando a reunião entra em um negócio.
- A lista de reuniões sem negócio é só sua. No negócio, a reunião aparece na aba Transcrições para quem gerencia aquele negócio, como as outras transcrições.
Limites do plano do Fireflies
- O plano gratuito do Fireflies permite 50 pedidos por dia. A tela mostra quantos pedidos o Hub já fez hoje na sua conta.
- Cada reunião lida usa pelo menos um pedido. Conferir a chave usa um, e cada Ligar, Ler de novo ou Procurar o negócio de novo lê a reunião outra vez.
- Se o Fireflies recusar por limite, a reunião fica na lista com o motivo (“O Fireflies recusou por limite de uso do seu plano”), e Ler de novo no dia seguinte resolve.
- Se o seu plano não entregar o resumo pela API, a reunião entra do mesmo jeito, com a transcrição e a leitura da IA do Hub. O Ver avisa que o plano não entrega o resumo.
- A leitura da reunião pela IA usa os créditos de IA da organização. Se eles acabarem, a reunião fica guardada no negócio e pode ser lida de novo quando houver crédito.
Se algo não der certo
- “O Fireflies recusou a chave”: copie a chave de novo, inteira, em Integrações, Fireflies API.
- Nenhuma reunião chegou: confira no Fireflies o endereço, o segredo e os dois eventos marcados, e se foi você quem organizou a reunião.
- Gerar um segredo novo: o segredo antigo para de valer na hora. Cole o novo no Fireflies, senão as próximas reuniões não chegam.
- Desconectar: as reuniões que já entraram continuam nos negócios. No Fireflies, apague também o webhook que aponta para o Hub. Se você conectar de novo depois, o endereço e o segredo mudam: refaça o passo 2.