Quando usar: você quer enviar um documento para outra pessoa assinar e não sabe por onde começar.
Passo a passo
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Acesse o Sonarview Sign e faça login com a sua conta.
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Clique em Novo envio no menu principal.
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Clique em Escolher arquivo e selecione o documento (em qualquer formato) no seu computador. O arquivo pode ter até 50 MB. Se passar disso, a tela avisa na hora e o envio não começa. Nada se perde, é só escolher outro arquivo ou reduzir o PDF.
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(Opcional) Preencha o Nome do processo. É o nome pelo qual esse envio aparece na sua lista de documentos. Veja abaixo o que acontece se deixar em branco.
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Em Signatários, clique em Signatário novo e preencha o nome e o e-mail de cada pessoa que precisa assinar, ou use Signatário da agenda para escolher alguém que já está na sua agenda de contatos. Nessa janela há um campo de busca: digite parte do nome, do e-mail, da empresa ou do CPF. Escolha a modalidade de cada uma: Simples, Avançada ou Qualificada. Você também pode liberar mais de uma para o signatário escolher (assinatura híbrida). Veja "Assinatura híbrida: quando você escolhe como assinar".
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(Opcional) Adicione observadores: pessoas que recebem o documento finalizado por e-mail, mas não precisam assinar.
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(Opcional) Ative a ordem de assinatura se quiser controlar quem assina primeiro. A ordem funciona por grupos: as pessoas do mesmo grupo assinam ao mesmo tempo, e o grupo seguinte só recebe o convite quando todas as do grupo anterior tiverem assinado. Serve tanto para uma fila (o funcionário no Grupo 1, o gestor no Grupo 2) como para o caso comum de as duas testemunhas assinarem depois das partes (as partes no Grupo 1, as testemunhas no Grupo 2). Observadores não entram na ordem e nunca seguram o grupo seguinte.
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Revise tudo e clique em Enviar envelope. Abre a janela Como avisar os signatários?, onde você escolhe se o e-mail sai agora, em uma data e hora marcadas ou se ninguém é avisado por enquanto. Veja abaixo. Quando o aviso sai, cada signatário recebe um e-mail com um link individual para assinar.
O link enviado por e-mail é pessoal e intransferível: cada signatário tem o seu. Se alguém não recebeu, peça para verificar a pasta de spam e use Reenviar convite: chega um e-mail novo, com o link daquela pessoa.
O aviso de armazenamento e o botão "Li e concordo"
Se a sua empresa não tem armazenamento contratado, ou se o espaço contratado está cheio, a tela de envio mostra um aviso no topo. Ele explica que o documento assinado fica disponível por 30 dias depois de concluído e depois é apagado. A prova da assinatura (código de verificação e laudo) continua valendo.
No fim do aviso está o botão Li e concordo. Enquanto você não clicar nele, o envio fica travado: o botão Enviar envelope fica desligado e, logo acima dele, aparece a mensagem Para enviar, clique em "Li e concordo" no aviso de armazenamento, no topo da tela.
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Ao lado do Li e concordo fica o botão Contratar armazenamento, para administradores. Se você não é administrador, aparece a frase "Peça ao administrador da conta para contratar armazenamento."
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Depois do clique, o aviso passa a mostrar a data em que você concordou, e o envio fica liberado.
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A concordância é de cada pessoa: cada usuário da empresa que envia documentos clica uma vez. Se o texto do aviso mudar, o botão volta e é preciso concordar de novo.
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O clique fica registrado: quem concordou, quando, de onde e o texto que estava na tela.
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Salvar rascunho continua funcionando sem o clique. Editar um envelope que já foi enviado também não depende dele.
Com espaço contratado e com folga, esse aviso não aparece e o envio não depende do clique. Veja abaixo como contratar.
Avisar agora, agendar o aviso ou enviar sem avisar
Ao clicar em Enviar envelope, você escolhe quando os signatários recebem o e-mail com o link. Nas três opções o envelope é criado na hora; muda só o momento do e-mail.
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Enviar e notificar agora: o e-mail sai na hora. É o caminho de sempre.
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Enviar e notificar agendado: você escolhe a data e hora do aviso. O horário precisa ser daqui a pelo menos 5 minutos e no máximo 90 dias e, se o envelope tiver prazo, antes do prazo. O e-mail sai em até 5 minutos depois do horário escolhido.
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Enviar sem notificar: ninguém recebe e-mail. Quando quiser avisar, abra o envelope e clique em Avisar signatários.
Enquanto os signatários não forem avisados, a tela do envelope mostra uma faixa dizendo isso, com o botão Avisar signatários (ou Avisar signatários agora, quando o aviso está agendado e você quer adiantá-lo). Até o aviso sair, Reenviar convite e Reenviar token não aparecem para esse envelope: quem avisa é o botão da faixa. Mais detalhes em "Acompanhar e cobrar uma assinatura pendente".
Os lembretes automáticos só começam depois que o aviso sai: ninguém recebe lembrete de um convite que ainda não chegou. E os 7 dias de validade do link passam a contar a partir do aviso, não do dia em que você criou o envelope.
Salvar como rascunho e continuar depois
Se ainda não é hora de enviar, clique em Salvar rascunho (é preciso ter pelo menos um arquivo anexado). O rascunho guarda o nome do processo, todos os arquivos anexados, os signatários e observadores e as configurações do envio, como a mensagem do e-mail, o prazo, os lembretes e a ordem de assinatura.
Para retomar, abra Documentos → Rascunhos e clique no nome do rascunho, ou use Continuar envio no menu de três pontos (⋮). Tudo volta para a tela como você deixou. É só revisar e clicar em Enviar envelope: o envio segue o mesmo caminho de um envelope novo, inclusive a escolha de quando avisar os signatários. Depois de enviado, o rascunho sai da lista de Rascunhos.
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Salvar rascunho não é cobrado. A cobrança só acontece quando o envelope é enviado.
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Os campos de assinatura que você posicionou no documento não ficam guardados no rascunho. Ao reabrir, posicione-os de novo antes de enviar.
Por que o "Copiar link de assinatura" não aparece em todo envio
Na assinatura simples, o link sozinho já assina: não há código nem certificado depois dele. Por isso o botão de copiar não é mostrado nesses envios: quem recebesse o link encaminhado assinaria no lugar da pessoa. Para cobrar em uma simples, use Reenviar convite.
Nas modalidades avançada e qualificada o link pode ser copiado, porque abrir o link ainda não assina: a avançada pede um código de 6 dígitos enviado ao e-mail do signatário, e a qualificada pede o certificado digital dele.
Em um envio com vários documentos, basta um deles aceitar a simples para o botão não aparecer em nenhum documento daquele envio: o link vale para o envio inteiro, e não só para o documento que está aberto. Mais detalhes em "Acompanhar e cobrar uma assinatura pendente".
Por quanto tempo o documento fica guardado
Depois que todos assinam, o documento assinado fica disponível na sua lista e pelo link de acesso por um prazo que depende do seu plano. No plano de entrada são 30 dias, contados da conclusão. Vencido o prazo, o arquivo é apagado do armazenamento e deixa de estar disponível para você.
O que permanece mesmo depois disso: o registro de que a assinatura aconteceu, o laudo e o código de verificação. O que se perde é o arquivo em si. Se você ou os signatários baixaram o PDF assinado, aquele arquivo continua válido por si só.
Como saber que um documento está perto de vencer
Na lista de documentos, quem está a 30 dias ou menos do vencimento mostra uma etiqueta com a contagem regressiva ("Some em 12 dias"). A 7 dias ou menos a etiqueta fica vermelha e aparece um aviso no topo da tela, com a lista do que está para vencer.
Para que os documentos não expirem
Contrate espaço de guarda para a empresa. É o que o Cofre Sonarview é: espaço, em pacotes de GB, com cobrança mensal. Enquanto os seus documentos couberem no espaço contratado, nenhum expira e a contagem regressiva deixa de existir.
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O caminho é Configurações → Guarda de envelopes (só administradores). Ali estão o medidor de espaço e os pacotes.
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Os pacotes vão de 5 GB a 1.500 GB, ficando mais baratos por GB à medida que crescem. O valor de cada pacote aparece nessa mesma tela.
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Se o espaço encher, você deixa de conseguir enviar arquivos novos, mas as assinaturas em andamento continuam normalmente.
Os detalhes, os preços de cada pacote e o que acontece quando o espaço enche estão em Por quanto tempo meus documentos ficam guardados?
O prazo conta a partir da conclusão do envelope, não do envio. Um documento que ficou três meses esperando assinatura só começa a contar quando o último signatário assina.
O "Nome do processo": para que serve e o que acontece se ficar em branco
O nome do processo é o rótulo do envio. É por ele que você encontra o documento depois, na lista e na busca, principalmente quando são vários envios parecidos, do mesmo tipo de contrato, para pessoas diferentes.
O campo é opcional. Se você não preencher, o sistema dá um nome automático, formado por data, hora e o nome da sua empresa: por exemplo, 2026-07-30-17 Minha Empresa. A própria tela mostra, logo abaixo do campo, exatamente o nome que será usado.
Vale a pena preencher sempre que houver mais de um envio parecido. "Contrato: João da Silva" se acha em segundos; três envios chamados só pela data, não.
Por que a hora do nome automático não bate com o meu relógio
A hora que aparece no nome automático é a hora universal (UTC), que está 3 horas à frente do horário de Brasília. Se você enviar às 14h, o nome pode sair como ...-17. Não é erro nem atraso no envio.
Isso vale só para esse rótulo. Tudo o que tem valor jurídico usa a hora legal brasileira, do Observatório Nacional:
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a data e a hora de cada assinatura, dentro do documento e no laudo;
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o prazo de assinatura, quando você define um;
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os lembretes automáticos.
Se preferir não ver essa hora, basta preencher o Nome do processo: o nome que você escrever substitui o automático por completo.
Ainda com dúvida?
Se o documento não aparecer na lista logo após o envio, aguarde alguns segundos e atualize a página. Se o problema continuar, fale com o suporte pelo chat de ajuda.