No Sonarview Boards, a Agenda é o ponto de partida de tudo o que envolve reuniões: marcar, convidar, organizar a pauta e registrar o que foi decidido. Este artigo explica cada uma dessas etapas na ordem em que elas acontecem no dia a dia, do convite até a reunião realizada.
A Agenda: o calendário de todos os seus colegiados
A tela "Minha agenda", na rota /reunioes, reúne em um único lugar as reuniões de todos os colegiados e comitês dos quais você participa. Em vez de entrar separadamente em cada conselho ou comitê para descobrir quando é o próximo encontro, você abre a Agenda e vê tudo junto.
No topo da tela existem duas formas de visualizar as reuniões: Lista e um calendário visual, este com as opções Semana e Mês. No dia a dia, a visualização em Lista costuma ser a mais usada, porque organiza as reuniões em abas por situação: Próximas, Recorrentes, Realizadas, Canceladas e Todas.
Cada linha da lista já mostra o essencial, sem precisar abrir a reunião:
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o título, com um selo indicando a série quando a reunião faz parte de uma recorrência, como "Série mensal"
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o colegiado a que pertence
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a data e a hora
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a situação atual
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a quantidade de itens de pauta
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um resumo da confirmação de presença, no formato "X/Y confirmados - Z sem resposta"
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quando existe material de leitura prévia definido, um link direto chamado "Leitura prévia"
Criar e configurar uma reunião
Uma nova reunião é criada pelo botão "Nova reunião". Esse botão só aparece para quem administra pelo menos um colegiado, porque marcar uma reunião formal de um órgão de governança é um ato que precisa ficar sob responsabilidade de quem administra aquele colegiado, não de qualquer participante.
Ao clicar, abre um formulário dividido em quatro blocos. Eles podem ser preenchidos em sequência, e nem tudo precisa ser decidido de uma vez.
Bloco 1: informações básicas
Primeiro você escolhe o Colegiado, e opcionalmente um Comitê dentro dele, caso a reunião seja de um comitê específico e não do colegiado inteiro. Em seguida vêm Início e Término, com uma validação simples: o término precisa ser depois do início. Os dois são lidos no horário de Brasília (veja a seção sobre horários, mais abaixo). O Título é obrigatório, e há campos livres para Descrição/objetivo e Local.
Para a Videoconferência, existem duas opções: colar uma URL qualquer, de qualquer ferramenta, ou, se a conta Google ou a conta Microsoft estiver conectada em Configurações, usar o botão que gera o link automaticamente, no Google Meet ou no Microsoft Teams, sem precisar sair do formulário.
Bloco 2: recorrência
Aqui você define se a reunião se repete: Nenhuma, Semanal, Quinzenal, Mensal, Trimestral, Anual, ou "Outra...", que libera um campo de texto livre para descrever uma cadência fora do padrão, como "a cada 6 meses".
Existe uma regra importante por trás dessa escolha. Ao selecionar qualquer cadência fixa (semanal, quinzenal, mensal, trimestral ou anual, excluindo "Outra..."), o sistema já cria de uma vez 5 reuniões futuras reais, independentes, e ligadas por uma mesma série. Ou seja, uma reunião semanal nasce, desde o primeiro momento, com 6 reuniões no total: a de hoje mais 5 futuras.
Na prática, isso significa que cada reunião futura da série já existe de verdade desde já, com sua própria pauta, seus próprios convidados e seu próprio registro, em vez de ser criada automaticamente só perto da data.
Por outro lado, isso também tem uma consequência que vale a pena ter em mente: editar uma reunião depois de criada não realinha a série inteira. Se você mudar o horário ou o dia de uma reunião, isso não muda as outras da mesma série. Por isso, ao editar uma reunião, o campo de recorrência aparece apenas como leitura, com a informação "definida na criação". Se for preciso mudar o dia de todas as reuniões de uma série, por exemplo passar de toda terça-feira para toda quinta-feira, é necessário abrir e editar cada reunião, uma por uma.
Bloco 3: quem participa
Existem três opções para definir os convidados no momento da criação:
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"Todos os membros", que é o padrão e convida automaticamente todo mundo que compõe o colegiado
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"Escolher pessoas", que abre uma lista com uma marcação ao lado do nome de cada pessoa, para selecionar só quem deve participar
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"Ninguém por enquanto", para criar a reunião sem convidar ninguém ainda e decidir isso depois
Bloco 4: pauta
Por fim, é possível já montar a pauta, em uma tabela com as colunas Item, Responsável e Minutos, adicionando linhas pelo botão "Adicionar item". Esse bloco é opcional: dá para deixar a pauta em branco na criação e completá-la depois, de dentro da própria reunião.
Dentro de uma reunião: o que você encontra
Ao clicar em qualquer linha da Agenda, abre a tela de detalhe daquela reunião. Logo no topo, um cabeçalho-resumo fica sempre visível, mostrando a situação da reunião, a taxa de confirmação de presença com uma barra de progresso, a quantidade de itens de pauta, quantas deliberações estão abertas em relação ao total, quantas ações estão atrasadas ou pendentes, e o status atual da ata. Com isso, dá para ter uma visão completa da reunião sem precisar rolar a tela.
Abaixo do cabeçalho, a tela se organiza nas seguintes seções:
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Leitura prévia: aponta para uma pasta de documentos privados do colegiado, onde fica o material que os participantes devem ler antes da reunião. Se essa pasta tiver acesso restrito e você não puder vê-la, no lugar do link aparece o aviso "Há material de leitura prévia definido, em uma pasta reservada que você não pode ver". Ou seja, o sistema informa que existe material, mas respeita a restrição de acesso configurada para aquela pasta.
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Videoconferência: um botão para gerar, ou regenerar, o link da reunião no Google Meet ou no Microsoft Teams, conforme a conta que você conectou em Configurações.
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Situação da reunião: os botões "Marcar como realizada" e "Cancelar reunião". Depois que a reunião é marcada como realizada ou como cancelada, esse botão passa a se chamar "Reabrir". Existe, porém, uma trava importante: não é possível reabrir uma reunião se já existir uma ata aprovada ou assinada vinculada a ela. Nesse caso, é preciso cancelar a ata primeiro. Essa regra existe para impedir que o status da reunião fique contradizendo um documento formal que já foi fechado ou assinado.
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Pauta: a lista numerada dos itens, que pode ser editada diretamente aqui, e não só no momento da criação.
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Deliberações: a lista das votações daquela reunião, com o botão "Nova deliberação" para abrir uma nova votação.
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Ações: as tarefas que nasceram a partir da reunião, com o botão "Nova ação".
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Ata: o botão "Gerar ata", quando ainda não existe uma ata para aquela reunião, ou o link "Abrir ata", quando ela já foi gerada.
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Materiais, também chamado de board pack: os documentos de apoio à reunião. Cada um tem seu próprio estado, Rascunho ou Publicado, controle de versões, e um espaço para comentários específicos daquele documento. O botão "Publicar pacote" libera o conjunto inteiro de documentos para os convidados de uma só vez.
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Convidados: mostra, ao lado do nome de cada pessoa convidada, se ela confirmou presença, recusou ou ainda não respondeu, além do botão "Convidar o colegiado" para enviar convites a quem ainda falta chamar. Se você mesmo estiver entre os convidados, aparecem os botões "Confirmar presença", "Talvez" e "Recusar".
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Participantes externos: permite adicionar, pelo botão "Adicionar externo", pessoas de fora do sistema, como convidados, consultores ou auditores externos.
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Excluir reunião: ação restrita a quem administra o colegiado, e só para a reunião que não tem ata. Antes de excluir, a tela avisa que a pauta, as presenças, as deliberações, os votos, os materiais, as gravações e os anexos daquela reunião serão apagados, que as ações vinculadas deixam de apontar para ela e que essa ação não pode ser desfeita. Quando há arquivos a apagar, o Boards registra, antes de apagar, quem pediu a exclusão, quando, quais arquivos e o texto do aviso que a pessoa confirmou. Se a reunião tem ata, em qualquer situação (inclusive rascunho ou cancelada), o botão não aparece: no lugar dele, a tela mostra "Esta reunião tem ata e, por isso, não pode ser excluída." A ata também não se exclui; para descartá-la, use Cancelar, na tela da ata.
A ata: da geração à assinatura
Depois que a reunião é marcada como realizada, começa a ata: como ela nasce com seções automáticas, como cada seção é aprovada, como o documento final é gerado e assinado, e o Livro de Atas. Tudo isso está em A ata da reunião: da geração à assinatura e ao Livro de Atas, uma página própria desta base de conhecimento.
Os horários são sempre no horário de Brasília
A hora que você digita no início e no término de uma reunião é lida como horário de Brasília, de qualquer lugar de onde você acesse. É nesse horário que a reunião aparece na lista da Agenda, na tela da reunião e nos e-mails de convite. Quem está em outro fuso, inclusive dentro do Brasil, digita a hora de Brasília: uma reunião marcada para as 14h começa às 13h no horário de Manaus.
Nas séries (semanal, mensal e as demais), todas as reuniões ficam no mesmo horário de Brasília da primeira.
As vistas Semana e Mês do calendário usam o relógio do seu computador. Para quem está no horário de Brasília, é a mesma hora; fora dele, a hora mostrada ali é a do seu fuso.
O evento na agenda do Google ou da Microsoft. Quando você gera o link de videoconferência, o Boards cria um evento na sua conta Google ou Microsoft conectada, com o início da reunião. Se você mudar o horário da reunião depois, o evento que já está na agenda não muda junto. Para alinhar, use o botão Regenerar link (do Google Meet ou do Microsoft Teams) na reunião: ele cria um evento novo no horário atual, com um link novo, e remove o anterior da agenda. Quem já tinha o link antigo precisa receber o novo.
Corrigir os dados de uma reunião
Dentro da reunião, o botão Editar reunião abre a ficha dela. Não existe mais "Salvar alterações": título, início, término e local são gravados assim que você sai do campo. Clique no lápis ao lado do valor, escreva e clique fora (ou aperte Enter); Esc cancela sem gravar.
O término precisa ser depois do início. Se você mudar só um dos dois e a combinação não fechar, o sistema recusa e avisa, sem gravar nada.
A descrição é a única que continua com botão ("Salvar a descrição"), de propósito: ali existe a Ajuda para escrever da IA, e salvar sozinho no meio do uso do assistente atrapalharia a redação. A recorrência aparece só para leitura: ela é definida na criação e comanda a série inteira, então não se muda por aqui.