Depois que uma reunião é marcada como realizada, ela vira um documento formal: a ata. Este artigo explica esse caminho inteiro, como a ata nasce com seções automáticas, como cada seção é aprovada, como o documento final é gerado e assinado, e como as atas são compartilhadas e consolidadas no Livro de Atas.
Para marcar a reunião, convidar as pessoas e montar a pauta, veja Reuniões e agenda: do convite à reunião realizada.
Como a ata nasce e é aprovada seção por seção
A ata é criada pelo botão "Gerar ata", que só fica disponível depois que a reunião já foi marcada como realizada. Isso faz sentido: a ata registra o que de fato aconteceu, então só existe depois que a reunião aconteceu.
As atas não têm uma tela própria no menu principal. Elas vivem dentro da aba "Documentos" de cada colegiado, e também aparecem na área "Atas" do Data Room e em uma página global, /atas, junto com o Livro de Atas e os Documentos externos.
As seções automáticas da ata
O sistema monta a ata em seções automáticas, sem que ninguém precise escrever o documento do zero:
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Abertura
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Presença, com quem confirmou presença
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um item para cada linha da pauta
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uma seção para cada deliberação já encerrada naquela reunião, já com o resultado, por exemplo "Aprovada por 4 a favor, 1 contra"
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Outros assuntos, que fica em branco, para preenchimento manual de algo que não estava previsto na pauta
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Encerramento
Uma regra vale a pena destacar: deliberações que ainda estão abertas, ou seja, com a votação em andamento, não entram na ata. É preciso encerrar a votação primeiro para que o resultado apareça no documento.
A partir do registro de justificativas de voto, cada seção de deliberação da ata traz, logo abaixo do resultado, as justificativas que os conselheiros escreveram para o próprio voto, com nome, voto e texto (e o nome do documento anexado, quando houver). Esse trecho também é factual e não passa pela inteligência artificial.
Quando houve falta: duas seções a mais e o registro do presidente
Se alguma decisão encerrada daquela reunião teve falta marcada (ver a página Cadeiras e suplentes), a ata nasce com duas seções a mais, logo depois da Presença.
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Faltas e substituições: os fatos, escritos pelo sistema. Quem faltou, se a falta foi justificada, se havia documento anexado, qual suplente assumiu a cadeira e se ele votou.
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Registro do presidente sobre as faltas: nasce em branco e é escrito pelo presidente do colegiado, com as palavras dele sobre o que aconteceu.
Nenhuma das duas passa pela inteligência artificial: a primeira porque é fato, a segunda porque são as palavras do presidente.
Duas regras acompanham o registro do presidente. Só ele escreve nessa seção (a única exceção é o colegiado não ter presidente com acesso ao sistema, para a ata não ficar travada). E a ata não fecha enquanto essa seção estiver em branco: como a ata só é aprovada com todas as seções aprovadas, e essa não pode ser aprovada vazia, a ata inteira aguarda o presidente escrever. Se uma ata de reunião com faltas parece presa em revisão, quase sempre é este o motivo.
Cada seção também pode passar por uma reescrita feita por inteligência artificial, que deixa o texto em um tom mais formal, mais adequado a um documento oficial. Se isso acontecer em pelo menos uma seção, a ata inteira fica identificada como "geração IA". Se nenhuma seção passar por essa reescrita, ela fica identificada como "geração determinística". Assim, fica sempre registrado se houve ou não uma intervenção de inteligência artificial no texto final.
O fluxo de aprovação
A ata segue por estados bem definidos:
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Rascunho: o estado inicial. Todas as seções podem ser editadas, e cada uma é aprovada individualmente, com os botões "Aprovar seção" ou "Solicitar ajustes".
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Ao clicar em "Iniciar revisão", a ata passa para o status Em revisão. Nessa fase, uma mensagem indica quantas seções ainda faltam aprovar: "Faltam N seção(ões) para aprovar - a ata sela automaticamente quando todas forem aprovadas".
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Quando a última seção pendente é aprovada, a ata muda sozinha para Aprovada, sem precisar de nenhum clique adicional para fechar o documento.
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A partir daí, é possível gerar o documento final pelo botão "Gerar documento (snapshot+hash)". Esse botão congela o conteúdo já aprovado de todas as seções, transforma tudo em um PDF, e grava nesse arquivo um código único de verificação, chamado hash SHA-256, que funciona como um lacre digital: ele comprova que o conteúdo não foi alterado depois de gerado. É esse arquivo já congelado que segue para a assinatura.
A ata não se exclui: descartar é Cancelar
A ata não pode ser excluída, em nenhuma situação, nem quando ainda é um rascunho. Para descartar uma ata, use o botão "Cancelar ata", que aparece como "Cancelar e refazer" quando a ata já está Aprovada ou em assinatura. Cancelar pode ser feito a qualquer momento antes de a ata ser assinada: a ata continua no sistema, com a situação Cancelada, e a reunião fica livre para gerar uma nova ata, caso algo precise ser reescrito do zero.
A mesma regra vale para a reunião: uma reunião que tem ata, em qualquer situação (inclusive rascunho ou cancelada), não pode ser excluída. No lugar do botão de excluir, a tela da reunião mostra o aviso "Esta reunião tem ata e, por isso, não pode ser excluída." e, quando a ata que está lá é uma ata cancelada, traz o link "Ver a ata cancelada". Veja Reuniões e agenda: do convite à reunião realizada.
Assinatura da ata
Depois que a ata está Aprovada e o documento final foi gerado, o passo seguinte é escolher os signatários. Eles são escolhidos entre os membros do colegiado que têm e-mail cadastrado, e o presidente e o secretário já vêm pré-marcados, embora isso possa ser ajustado. Para cada signatário, o CPF é obrigatório, sem exceção, porque é o CPF que garante a identificação de quem está assinando.
O tipo de assinatura pode ser Avançada, que combina autenticação reforçada com o mesmo lacre SHA-256 mencionado antes, Qualificada, feita com certificado digital ICP-Brasil e-CPF reconhecido oficialmente no Brasil, somente no formato A1 (o arquivo .pfx ou .p12 que o signatário envia na hora de assinar; token USB ou cartão, que são A3, não assinam), ou "Signatário escolhe", que deixa a decisão do tipo de assinatura para cada pessoa, no momento de assinar.
A partir daqui, o processo segue para o fluxo de Assinatura Digital, que tem um artigo próprio nesta base de conhecimento e não será detalhado aqui. O que importa saber neste ponto é que, quando todos os signatários assinam, a ata muda para o status Assinada, e fica disponível o botão "Baixar ata assinada".
Se o espaço do plano da organização estiver cheio, o envio da ata para assinatura continua, mas antes a tela mostra um aviso sobre o que acontece com o documento assinado e pede a sua ciência, pelo botão "Estou ciente e quero enviar". Veja O espaço do plano: o aviso dos 80% e a assinatura com o espaço cheio.
Compartilhar atas entre colegiados, Livro de Atas e documentos externos
Compartilhar uma ata com outros colegiados
Pelo botão "Compartilhar", dentro de uma ata, é possível escolher quais outros conselhos ou comitês passam a enxergar aquele documento específico. O acesso concedido é sempre só leitura, e a escolha é feita ata por ata, não como uma permissão geral para todas as atas futuras. Quem recebe o compartilhamento vê a ata marcada com o selo "Recebida", deixando claro que aquele documento não nasceu no colegiado dela.
Livro de Atas
Na página global /atas fica o Livro de Atas. Pelo botão "Gerar Livro de Atas", o sistema consolida, sob demanda, várias atas de um mesmo colegiado em um único PDF, útil por exemplo para entregar a um auditor ou a um órgão regulador. Só entram nesse consolidado atas já Aprovadas ou Assinadas: atas ainda em Rascunho ou Em revisão nunca fazem parte do Livro de Atas, justamente porque ainda não são um registro fechado. Depois de gerado, o Livro de Atas não pode ser excluído.
Documentos externos
Ainda na página /atas, a seção Documentos externos serve para anexar atas antigas, feitas em papel antes da existência do sistema e depois digitalizadas. Ela aceita arquivos em PDF e nos formatos do Office, funcionando como um arquivo histórico guardado no mesmo lugar onde ficam as atas geradas dentro do Sonarview Boards. Assim como o Livro de Atas, os documentos externos não podem ser excluídos depois de anexados. Por isso, vale conferir o arquivo antes de enviar.