Nem todo documento que passa pelo conselho é assinado só por conselheiros. Um acordo de confidencialidade tem a contraparte do outro lado da mesa. Um contrato tem o advogado que o redigiu. Uma ata de assembleia pode pedir uma testemunha. Um parecer pode pedir a assinatura do auditor independente.
Na Assinatura Digital você inclui essas pessoas no mesmo pedido, junto com os membros do colegiado. Elas recebem o convite por e-mail e assinam pelo navegador. Não precisam de conta, de senha nem de acesso à plataforma.
Onde fica
- Abra Assinatura Digital no menu lateral.
- Abra o documento (ou crie um em Novo documento). O documento precisa estar em Rascunho: depois de enviado, a lista de signatários está fechada.
- No cartão Enviar para assinatura, abaixo da lista dos membros do colegiado, está o bloco Signatários de fora do colegiado.
- Clique em Adicionar signatário de fora e preencha três campos:
| Campo | O que é | Obrigatório |
|---|---|---|
| Nome completo | como está no documento de identidade da pessoa | sim |
| para onde vai o convite de assinatura | sim | |
| CPF | trava a identidade de quem assina | sim |
Pode acrescentar quantas pessoas precisar. O botão da lixeira remove uma linha.
Por que o CPF é obrigatório
A plataforma só oferece assinatura avançada e qualificada. Nas duas, o serviço de assinatura confere o CPF informado por quem assina contra o CPF do convite: se não bater, a assinatura não é aceita. É isso que impede que o link de convite, se for repassado, seja usado por outra pessoa.
Isso vale igual para membros do colegiado e para quem vem de fora. Se faltar o CPF de alguém, o envio é recusado e a mensagem diz exatamente de quem falta.
O que acontece depois de enviar
- Cada signatário, de dentro ou de fora, recebe um convite por e-mail com o próprio link.
- Na tabela do documento, quem veio de fora aparece com o papel Externo. Os membros aparecem com o papel deles no colegiado (Presidente, Secretário, Conselheiro).
- Você acompanha quem já assinou na mesma tabela, e pode reenviar o link ou reenviar o código (OTP) por pessoa, na coluna “Reenviar”.
- Quando todos assinam, o documento é selado automaticamente e a versão final fica disponível para download, com a prova da assinatura.
O que fica registrado
Incluir alguém de fora é um ato registrado. Ele entra no Registro de atividades (Configurações › Registro) com quem incluiu, quando, em que documento, e o nome e o e-mail de cada pessoa de fora. Em uma auditoria ou em uma diligência, a pergunta “quem colocou este advogado no NDA?” tem resposta escrita.
O CPF é guardado só em dígitos e aparece mascarado na tela (***.444.777-**).
Limites, ditos com clareza
- Quem pode incluir: quem já gerencia o colegiado (presidente, secretário ou um officer da organização). Quem só lê documentos não inclui signatário nenhum.
- Até 50 signatários por documento, somando membros e pessoas de fora.
- Só antes de enviar. Depois que o documento sai para assinatura, a lista está fechada. Se precisar corrigir alguém, cancele o pedido e envie de novo.
- Um e-mail assina uma vez. Se você digitar, no campo de fora, o e-mail de alguém que já está marcado na lista de membros, vale a linha do membro: a pessoa não é duplicada.
- Um documento pode ser assinado só por pessoas de fora. Não é obrigatório marcar nenhum membro do colegiado.
Perguntas frequentes
A pessoa de fora precisa criar conta na plataforma? Não. Ela recebe o e-mail, abre o link e assina. Nada mais.
Ela passa a ver os documentos do colegiado? Não. O convite dá acesso àquele documento, para assinar. Nada além dele.
E se eu errar o e-mail? O envio é recusado antes de sair, com o nome da pessoa na mensagem, quando o endereço está malformado. Se o endereço for válido mas de outra pessoa, cancele o pedido e envie de novo.
Posso registrar a empresa ou o cargo dela? Ainda não. Hoje ficam registrados nome, e-mail e CPF.
Serve para ata? Não. O envio de ata continua sendo assinado pelos membros do órgão que deliberou. O signatário de fora existe para documentos: acordos, contratos, NDAs, pareceres.