Acompanhar e cobrar uma assinatura pendente

Quando usar: O cliente enviou um documento e quer acompanhar quem já assinou, cobrar quem está pendente, ou pausar/editar o envio.

Ver quem já assinou

Abra a sua lista de documentos. Cada envio mostra o status: por exemplo, “Aguardando assinatura” enquanto alguém ainda não assinou, e concluído quando todos assinam. Abra o envio para ver, pessoa por pessoa, quem já assinou e quem falta.

A lista mostra uma linha por envelope. Um envelope com vários arquivos aparece uma vez só, com a quantidade e os nomes dos arquivos logo abaixo do nome do processo. A busca encontra o envelope tanto pelo nome de um dos arquivos quanto pelo nome do processo.

Ao abrir um envelope com vários arquivos, o topo da tela mostra quantos documentos ele tem e o nome de cada um. Cada arquivo ganha os seus próprios botões, com o nome dele: Visualizar, que abre o PDF na própria tela, e Baixar.

Envelope que ainda não avisou os signatários

Se, ao enviar, você escolheu Enviar sem notificar ou Enviar e notificar agendado, o envelope já existe, mas os signatários ainda não receberam o e-mail com o link. Nesse caso, a tela do envelope mostra uma faixa no topo:

• Enviado sem notificar: a faixa diz que os signatários ainda não foram avisados. Clique em Avisar signatários para mandar o e-mail agora.

• Aviso agendado: a faixa mostra a data e a hora em que o e-mail vai sair. Se quiser adiantar, clique em Avisar signatários agora. Se o horário já passou e o e-mail ainda não saiu, a faixa avisa isso, e o sistema tenta de novo a cada 5 minutos.

O e-mail vai para quem é a vez de assinar: com a ordem de assinatura ligada, só o grupo que está na vez. A faixa e o botão aparecem enquanto o envelope está em andamento; se ele estiver pausado, retome-o antes de avisar.

Enquanto os signatários não forem avisados, Reenviar convite, Reenviar token e Reenviar todos não aparecem, nem na tela do processo nem no menu de três pontos (⋮) da lista. O caminho é Avisar signatários, que manda o convite para todos de uma vez. Se você mesmo é um dos signatários, o seu Assinar agora continua aparecendo normalmente.

Enquanto os signatários não forem avisados, nenhum lembrete automático é enviado. Quando o aviso sai, os lembretes passam a contar a partir dele, e os 7 dias de validade do link também. Se você usar Editar processo antes do aviso, a edição não manda e-mail para ninguém.

“Pendente” são TRÊS situações, e cada uma pede uma coisa diferente

Ao abrir o envio você vê ao lado de cada pessoa pendente qual dos três casos é o dela. A diferença importa porque a ação certa é oposta em dois deles:

• Não abriu: o convite está válido e ela ainda não clicou. Pode ter caído no lixo eletrônico. ⇒ Reenviar convite, ou telefonar.

• Abriu, não assinou: ela viu o documento e não avançou. ⇒ Enviar lembrete. Não reenvie o convite neste caso: reenviar cria um link NOVO. Na assinatura simples, o link que ela já tem aberto deixa de valer, porque só o mais recente assina. Na avançada e na qualificada, o link anterior continua valendo.

• Link expirado: ela não consegue assinar, faça o que fizer: os links valem 7 dias. ⇒ Só você desbloqueia, com um link novo (Reenviar convite).

Cobrar quem ainda não assinou

O sistema já envia lembretes automáticos por e-mail para quem está pendente, a partir do momento em que os signatários foram avisados. Para cobrar na hora, abra o envio e use:

• Reenviar convite: manda de novo o e-mail de assinatura para uma pessoa pendente.

• Copiar link de assinatura: copia o link daquela pessoa para você enviar por WhatsApp, mensagem, etc. Aparece na assinatura avançada e na qualificada. Na simples este botão não existe. Veja o aviso abaixo.

• Reenviar todos: reenvia de uma vez para todos os pendentes.

Por que não consigo copiar o link em uma assinatura simples? Porque nela o link vale sozinho como assinatura: quem o abrir assina no lugar da pessoa, sem mais nenhuma confirmação. Por isso ele só vai para o e-mail do próprio signatário, e não é mostrado a mais ninguém, nem a quem enviou o documento.

Para cobrar em uma assinatura simples, use Reenviar convite: a pessoa recebe o e-mail outra vez, com o link dela.

E na avançada e na qualificada? Aí o link pode ser copiado e enviado por mensagem, porque ele não basta para assinar: a avançada ainda pede um código de 6 dígitos enviado ao e-mail do signatário, e a qualificada pede o certificado digital dele. Quem recebe o link encaminhado não consegue assinar no lugar da pessoa.

Prazos e lembretes

Você pode definir um prazo para o envio. Os lembretes automáticos param quando a pessoa assina ou quando o prazo termina. Se o aviso aos signatários foi agendado ou ficou para depois, os lembretes só começam quando o aviso sai.

Pausar, retomar, cancelar ou editar

• Pausar suspende o processo e os lembretes; Retomar volta de onde parou.

• Editar processo permite ajustar o envio, disponível enquanto ninguém tiver assinado. Em um envelope com vários arquivos, os signatários e o tipo de assinatura que você salvar valem para todos os arquivos do envelope.

• Cancelar encerra o envio.

Editar processo só funciona enquanto nenhuma pessoa tiver assinado. Depois da primeira assinatura, o documento não pode mais ser alterado. É isso que garante a validade jurídica.

Ao clicar em Salvar alterações, a edição pode ser recusada. A tela diz o motivo:

• alguém assinou enquanto você editava: uma pessoa assinou entre a abertura da edição e o salvamento. Recarregue o processo para ver como ele ficou.

• o processo foi cancelado ou encerrado enquanto você editava: recarregue o processo para ver como ele ficou.

• Sem permissão para editar todos os arquivos deste processo: o envelope tem algum arquivo que o seu papel não alcança. Peça a um administrador da empresa.

• Este processo está na Lixeira. Restaure-o antes de editar.

Se não resolver: Se um signatário diz que não recebeu o e-mail, peça que verifique as pastas de spam/lixo eletrônico e use Copiar link de assinatura para enviar o link direto, que existe na avançada e na qualificada, mas não na simples (veja o aviso acima). Na simples, o caminho é Reenviar convite. Se persistir, contate o suporte.

Pelo atalho da lista (menu de três pontos)

Não é preciso abrir o documento para essas ações: na sua lista de documentos, o menu de três pontos (⋮) ao lado de cada item dá acesso direto a abrir, reenviar convite, pausar, retomar, baixar e cancelar. As opções mostradas mudam conforme a situação do documento.

Esse menu ainda traz duas ações a mais:

• Continuar envio: retoma um rascunho que ainda não foi enviado. Volta tudo o que foi salvo: o nome do processo, todos os arquivos anexados e as configurações. Ao clicar em Enviar envelope, o envio segue o caminho normal, com a escolha de quando avisar os signatários. Salvar rascunho não é cobrado; só o envio.

• Excluir: remove o documento da sua lista. É diferente de Cancelar: cancelar encerra o processo de assinatura; excluir tira o documento da lista.