Este guia explica uma coisa que pode assustar quem vê pela primeira vez: você agenda uma campanha para 300 pessoas, chega a hora, e o cartão mostra Aquecendo o domínio em vez de sair tudo de uma vez. Não é erro nem lentidão. É uma proteção, e ela existe por um motivo caro.
O problema que isto resolve
Quando você manda e-mail para uma lista nova, uma parte dos endereços simplesmente não existe mais: a pessoa saiu da empresa, o domínio mudou, o endereço foi digitado errado na origem. O servidor do destinatário devolve a mensagem. Isso se chama devolução (em inglês, bounce).
Gmail, Outlook e os outros grandes provedores contam essas devoluções. Para eles, quem manda muita mensagem para endereço que não existe é quem comprou uma lista ou está usando uma base velha. A punição não cai sobre aquela campanha: cai sobre o seu domínio. As próximas mensagens passam a cair em spam, inclusive as que a pessoa pediu para receber.
Por isso o Sonarview Hub tem um limite próprio: se a devolução da sua organização passar de 8% em uma janela de sete dias, o envio de marketing da conta inteira é suspenso por 24 horas. É um freio de mão, e ele já foi puxado de verdade.
Antes de chegar aí, há um passo que você pode dar sozinho e que custa segundos: em Atrair > Segmentações, o botão Conferir endereços mostra QUAIS endereços da lista já se sabe que vão voltar, com o motivo, e deixa corrigir ou tirar cada um. Boa parte deles é erro de digitação e tem conserto. Veja "Conferir os endereços de uma segmentação antes de enviar".
Como funciona a proteção: duas conferências, não uma
Uma lista fria não sai inteira de uma vez. Ela passa por duas conferências, e é importante saber que são duas coisas diferentes, porque cada uma pega um tipo de problema.
Conferência 1: a amostra, antes do envio
Sai primeiro uma parte da lista, o sistema espera a resposta dos provedores, mede, e só então decide o que fazer com o resto.
O tamanho da amostra é proporcional ao tamanho da lista: 5% dos endereços, com mínimo de 10 e máximo de 100.
| tamanho da lista | quantos saem na amostra |
|---|---|
| 100 pessoas | 10 (o mínimo) |
| 300 pessoas | 15 |
| 700 pessoas | 35 |
| 2.000 pessoas ou mais | 100 (o máximo) |
Por que proporcional e não um número fixo. Uma amostra de 10 em uma lista de 700 pode dar sorte e voltar limpa mesmo quando a lista tem um endereço morto em cada cinco. Aconteceu: dez saíram, nenhum voltou, e os duzentos seguintes devolveram trinta e nove. Com uma amostra de 35 esse engano é praticamente impossível.
Conferência 2: durante o envio
A conferência não termina quando a amostra é aprovada. Enquanto a campanha dispara, a cada 25 e-mails o sistema volta a olhar quantos estão voltando. Se passar do limite, o envio para sozinho no meio do caminho e a campanha fica como Envio interrompido.
Isso existe porque uma lista pode passar na amostra e mesmo assim ser ruim. A amostra é uma fotografia do começo; a conferência durante o envio acompanha o filme inteiro.
Quando a amostra acontece
Só nos dois casos ao mesmo tempo:
-
a campanha vai para 100 contatos ou mais; e
-
o público é frio, ou seja, menos da metade dessas pessoas já recebeu algum e-mail seu antes.
Uma newsletter para a sua base de sempre não passa por amostra: aquelas caixas já provaram que existem. Uma lista de 40 pessoas também não: esperar meia hora para testar 40 endereços não protege nada e só atrasa você.
O que acontece, passo a passo
-
Chega a hora agendada. Sai a amostra. O cartão da campanha passa a mostrar Aquecendo o domínio.
-
O sistema espera 30 minutos. Nesse tempo os provedores respondem: entreguei, ou devolvi.
-
Passados os 30 minutos, a conta é feita. Se a devolução ficou em até 2%, o resto da lista sai sozinho, sem você fazer nada.
-
Se passou de 2%, a campanha para. O resto da lista não recebe nada, a campanha volta para Rascunho e você recebe um e-mail com os números.
-
Se o envio começar e as devoluções subirem no meio do caminho, ele para sozinho e a campanha fica em Envio interrompido.
Por que 30 minutos e não na hora
A devolução não é instantânea. O provedor recebe a mensagem, tenta entregar e só depois avisa que não conseguiu. Ler o resultado no segundo seguinte ao disparo daria sempre zero devolvidos: e zero devolvidos por falta de resposta não é a mesma coisa que zero devolvidos de verdade.
Por isso há uma segunda regra: além dos 30 minutos, o sistema só decide quando pelo menos 60% da amostra já deu algum sinal. Se os provedores estiverem lentos, ele continua esperando, e o cartão continua em Aquecendo o domínio. A espera tem um teto de 4 horas: passadas elas, ele decide com o que tiver.
Você também pode parar o envio na mão
Não é preciso esperar que o sistema decida. Enquanto a campanha estiver Enviando, o cartão dela mostra o botão Interromper envio.
Use quando notar qualquer coisa errada: muitas devoluções, texto errado, lista trocada, remetente errado.
O que acontece ao interromper:
-
o envio para e quem ainda não recebeu continua sem receber;
-
a campanha fica como Envio interrompido;
-
o que já foi enviado não volta atrás: e-mail enviado é enviado;
-
um lote que já tinha começado ainda termina, então pode sair mais alguma coisa nos 2 minutos seguintes. Isso é normal e está avisado na tela.
Para voltar, o mesmo cartão mostra Retomar. O envio continua de onde parou, com quem ainda não recebeu.
Se a sua reputação de remetente estiver acima do limite, o botão Retomar recusa e explica o motivo na tela. Não é falha: é a mesma proteção, dizendo que ainda não é hora.
A campanha foi barrada. E agora?
O e-mail que você recebe diz quantos endereços foram testados, quantos voltaram e quantos não receberam nada. A campanha está em Rascunho, com o conteúdo e o público intactos: nada foi perdido.
O que fazer, por ordem de efeito:
-
Os endereços que devolveram já saíram sozinhos. Quem devolve por endereço inexistente é marcado automaticamente e não volta a receber campanha. Não é preciso caçá-los na lista.
-
Ligue a validação ao importar. Na importação de contatos existe a opção de verificar o e-mail. Ela barra endereço com erro de escrita, domínio descartável e domínio sem servidor de e-mail.
-
Se a lista veio de coleta ou de base pública, vale conferir por amostragem se as pessoas ainda trabalham onde a lista diz. Cargo em conselho e diretoria muda com frequência, e o e-mail corporativo morre junto.
-
Depois de limpar, reagende normalmente. A campanha volta a fazer o teste com uma amostra nova.
O que a proteção NÃO consegue ver antes de enviar
Vale saber, porque poupa uma frustração.
A verificação de e-mail que roda na importação olha o domínio: se ele existe e se tem servidor de e-mail. Ela não consegue olhar a caixa. Nenhuma ferramenta consegue, sem escrever para ela.
Isso importa em um caso muito comum: domínio da empresa vivo, caixa da pessoa desativada. É o que acontece com quem trocou de emprego. A empresa continua lá, o endereço continua com aparência perfeita, e a caixa não existe mais.
Uma lista montada com um contato por empresa, uma agenda de executivos, por exemplo, tem exatamente esse perfil. Para essas listas, a conferência que funciona é a amostra e a conferência durante o envio, e é por isso que elas não podem ser desligadas.
O que você vê na tela
-
Aquecendo o domínio (amarelo, com a rodinha girando): a amostra saiu e o sistema está medindo. Passe o mouse por cima para ver quantos foram.
-
Enviando: a campanha passou no teste e o resto está saindo.
-
Barrada na amostra (vermelho, com a campanha em Rascunho): reprovou na amostra. Passe o mouse por cima para ver os números.
-
Envio interrompido (vermelho): o envio parou no meio, por decisão sua ou do sistema. O botão Retomar aparece no cartão.
Perguntas frequentes
Posso desligar a amostra? Não pela tela, e de propósito. A reputação do domínio é compartilhada por tudo o que a sua organização manda, inclusive proposta e contrato. Um disparo ruim atrapalha o resto.
As pessoas da amostra recebem de novo no envio final? Não. Cada contato recebe uma vez só por campanha.
E se eu cancelar a campanha durante o teste? Os da amostra já foram: e-mail enviado não volta atrás. O resto não sai.
A amostra conta no meu plano? Sim, ela conta como envios normais. Continua muito mais barato do que descobrir o problema com a lista inteira.
Interromper o envio apaga a campanha? Não. Ela fica guardada como Envio interrompido, com o conteúdo, o público e o que já foi enviado. O botão Retomar continua ali.
Por que ainda saíram alguns e-mails depois de eu clicar em Interromper? Porque o envio acontece em lotes, e um lote que já começou termina. São no máximo os 2 minutos seguintes, e a tela avisa disso antes de você confirmar.