Esta página é a continuação de Assinatura Digital: como assinar documentos, onde estão os tipos de assinatura, a Central de Assinaturas e o envio.
Onde o documento assinado fica guardado
Aqui está a parte mais interessante da Assinatura Digital: depois que a última pessoa assina, ninguém precisa fazer mais nada. O sistema, sozinho, baixa o documento final já assinado e guarda automaticamente uma cópia dele na pasta do Data Room que foi escolhida no passo 4 do envio. Essa cópia aparece no Data Room com um selo visual, "Assinado digitalmente por nós", bem na linha do documento, deixando claro que aquele arquivo específico já passou pelo processo de assinatura.
Existe uma situação especial que vale explicar, para não causar estranheza mais tarde. Se, por acaso, já existir naquela mesma pasta um documento idêntico, com exatamente o mesmo conteúdo, o sistema não sobe um arquivo novo, só marca o documento que já existia como assinado. Só que, na prática, isso quase nunca acontece, porque o processo de assinatura grava carimbos e selos no próprio arquivo, o que muda o conteúdo dele. Por isso, o mais comum é nascer um documento novo, com "(assinado)" no nome, ao lado do documento original que já estava ali. Ver dois documentos parecidos no Data Room depois de assinar algo que já estava lá é normal e esperado, não é um erro do sistema.
O documento assinado no Boards e na Sonarview Sign
Vale entender onde o documento assinado fica, porque isso muda o que você deve fazer no dia a dia.
A cópia do Data Room, aqui no Boards, é a que interessa: ela é sua, fica ao lado do resto dos seus documentos, conta no espaço do plano da organização e é dela que saem os downloads do dia a dia. É a cópia que você deve tratar como o original.
O documento também fica guardado na Sonarview Sign, o serviço que conduz a coleta das assinaturas. Para buscar um documento antigo, procure sempre pelo Data Room, e não pelo link do e-mail de assinatura.
Existe uma situação em que a cópia não vem para o Data Room logo depois da assinatura, e ela depende do espaço do plano. Se o documento foi enviado com o espaço cheio, depois do aviso e do clique em "Estou ciente e quero enviar", e a assinatura terminou com o espaço ainda cheio, o documento assinado fica guardado na Sonarview Sign por 30 dias e, se o espaço não for ampliado até lá, será destruído. Ampliando ou liberando espaço antes disso, a cópia vem para o Boards e passa a contar no plano. Veja O espaço do plano: o aviso dos 80% e a assinatura com o espaço cheio.
Fora dessa situação, se alguma vez a cópia automática não aparecer no Data Room, fale com o atendimento, informando o nome do documento.
Uma limitação importante sobre quem pode ver o documento
Vale ser transparente sobre um ponto de atenção. O acesso interno ao Data Room, dentro da própria organização, funciona por organização inteira, e não pasta por pasta. Isto é, qualquer pessoa da empresa que tenha acesso ao Data Room consegue ver um documento assinado publicado em uma categoria, mesmo que essa pessoa não tenha participado da assinatura. A pasta escolhida no envio controla o acesso de convidados externos àquela categoria específica, mas não limita quem, dentro da própria empresa, pode ver o documento.
Por isso, escolher com cuidado a pasta de destino no passo 4 do envio é tão importante: é a principal forma de controlar quem, de fora da empresa, vai enxergar aquele documento assinado depois.