Esta página explica o que acontece quando um documento ou uma ata é cancelado enquanto está na assinatura, e por que, em alguns casos, o documento cancelado não pode ser excluído. Os tipos de assinatura, a Central de Assinaturas e o envio estão em Assinatura Digital: como assinar documentos e onde eles ficam guardados.
Onde se cancela
- Documento: na tela do documento, botão Cancelar assinatura. Antes de cancelar, a tela pergunta: “Cancelar este pedido de assinatura? Os signatários não poderão mais assinar.”
- Ata: na tela da ata, botão Cancelar e refazer, que aparece quando a ata está Aprovada ou em assinatura. A ata fica com a situação Cancelada e a reunião fica livre para gerar uma ata nova. A ata não se exclui; veja A ata da reunião: da geração à assinatura e ao Livro de Atas.
Cancela quem pode mandar aquele documento ou aquela ata para assinatura.
O que o Boards faz quando você cancela
Se o pedido já chegou à Sonarview Sign, o serviço que colhe as assinaturas, o Boards pede o cancelamento lá também. Se a Sign não responder naquele momento, a tela mostra o motivo e nada é marcado como cancelado: tente de novo depois.
Logo depois do clique em enviar, enquanto o documento ainda está saindo para a assinatura, o cancelamento espera. A tela diz “O envio para assinatura está em andamento. Tente de novo em instantes.”. Aguarde um pouco e cancele de novo. Um envio que ficou parado por mais de 2 minutos já pode ser cancelado.
Se o pedido chegar à Sign depois de o documento ter sido cancelado aqui, o Boards pede o cancelamento dele lá também, e repete o pedido enquanto a Sign não confirmar.
Se alguém assinar na Sign depois do cancelamento
Pode acontecer de um signatário concluir a assinatura na Sign depois de o documento ter sido cancelado aqui, ou de a assinatura ter terminado na Sign antes de o cancelamento chegar lá. Nesses casos:
- O documento continua Cancelado no Boards. A ata cancelada não volta a ser Assinada e não entra no Livro de Atas.
- O arquivo assinado é guardado no Boards como evidência do que aconteceu, e conta no espaço do plano.
- A tela do documento ou da ata mostra um aviso, como “Este documento foi assinado na Sign depois de cancelado aqui. O arquivo assinado está guardado.” ou, quando a assinatura terminou antes de o cancelamento chegar, “Este documento foi assinado na Sign antes de o cancelamento chegar. O arquivo assinado está guardado.”. Se o arquivo ainda não pôde ser guardado, a frase diz isso, e o Boards tenta de novo.
- Só quem administra o colegiado vê esse aviso e baixa o arquivo assinado. As demais pessoas com acesso baixam o documento original: na tela do documento, o botão diz Baixar original.