Toda organização tem um espaço incluído no plano para guardar arquivos: os documentos do Data Room, os anexos, os materiais de reunião, as atas e tudo o que é enviado ao Sonarview Boards. Este artigo explica onde acompanhar esse espaço, o aviso que aparece quando ele está perto de acabar e o que acontece quando ele acaba, principalmente com os documentos que vão para assinatura.
Onde ver quanto espaço já foi usado
Em Configurações, o cartão Espaço da organização mostra o total em uso, quanto o seu plano inclui e quanto ainda cabe, com uma barra e a divisão por área (Data Room, Investidores, Correio, Caderno e as demais). É por essa divisão que se descobre onde o espaço está sendo usado. O cartão aparece para quem administra a organização.
A partir de 80%: o convite para ampliar
Quando a organização chega a 80% do espaço do plano, o Boards passa a avisar:
- no cartão Espaço da organização, a barra fica vermelha e a frase diz quanto ainda cabe e o que muda quando o espaço acabar;
- na Assinatura Digital e na tela da ata, onde se manda um documento para assinatura, aparece um aviso com a porcentagem já usada e o botão Ampliar espaço.
O botão Ampliar espaço leva ao cartão de espaço em Configurações. Ali, o mesmo botão explica como contratar mais espaço, o que é feito pela sua conta Sonarview, junto com o restante da assinatura. Se precisar de mais espaço logo, fale com o atendimento.
Nessa faixa, tudo continua funcionando como antes. O aviso é um convite para ampliar o espaço com calma, antes que ele acabe.
Com o espaço cheio: o que muda
Quando o espaço do plano acaba, duas coisas acontecem:
- Novos arquivos, fora da assinatura, não são aceitos. O envio de um anexo ou de um documento novo é recusado até que volte a haver espaço. Para isso, dá para contratar mais espaço ou apagar em definitivo arquivos que já não são necessários.
- O envio para assinatura continua. Mandar uma ata ou um documento para assinatura segue funcionando com o espaço cheio. A diferença é que, antes de enviar, a tela pede a sua ciência.
Mandar para assinatura com o espaço cheio: a sua ciência
Com o espaço cheio, ou quando o documento não cabe no que sobra, a tela mostra este aviso antes do envio:
O espaço do plano da sua organização está cheio. O envio para assinatura continua normalmente. Depois de assinado, o documento fica guardado na Sonarview Sign por 30 dias e, se o espaço não for ampliado até lá, será destruído. Se você ampliar ou liberar espaço antes disso, ele passa a contar no seu plano e continua guardado.
Para seguir, clique em Estou ciente e quero enviar. O envio continua normalmente, e o Boards registra a sua ciência: quem clicou, quando, qual documento, o espaço usado naquele momento e o texto exato do aviso. Se preferir, você pode ampliar ou liberar espaço antes e enviar depois, sem o aviso.
O aviso aparece nas telas de onde se manda algo para assinatura: a tela da ata, a tela do documento na Assinatura Digital e a declaração de desimpedimento de quem está sendo nomeado.
Depois da assinatura: os 30 dias
Quando um documento enviado com a ciência termina de ser assinado e o espaço continua cheio, a cópia assinada não vem para o Boards: ela fica guardada na Sonarview Sign por 30 dias. A partir daí, há dois caminhos, os mesmos que o aviso descreve:
- Ampliar ou liberar espaço dentro dos 30 dias. Contratando mais espaço, ou apagando arquivos até a organização voltar a caber no plano, o prazo deixa de valer. O documento assinado vem para o Boards, na pasta escolhida no envio, passa a contar no espaço do plano e continua guardado.
- Deixar o espaço cheio. Passados os 30 dias sem espaço, o documento assinado é destruído, como o aviso informou.
O prazo só existe para o documento enviado depois do aviso e do clique em Estou ciente e quero enviar. Um documento enviado quando ainda havia espaço fica guardado normalmente e conta no espaço do plano, mesmo que a organização encha enquanto as assinaturas estão sendo colhidas.
Apagar arquivos para liberar espaço
Apagar em definitivo é uma das formas de voltar a caber no plano. Antes de apagar, a tela avisa que o arquivo será apagado e que a ação não pode ser desfeita, e o Boards registra quem pediu, quando, quais arquivos e o texto do aviso confirmado. A ata, o Livro de Atas e os documentos do arquivo de atas não podem ser excluídos. Veja Perguntas frequentes e Onde o documento assinado fica guardado.