O que você vai aprender
Como mandar uma foto, um vídeo, um áudio ou um documento para o cliente sem sair do Sonarview Hub, o que fazer quando o envio é recusado, e como ver as fotos e abrir os documentos que chegam na conversa. A lista de conversas, o arquivamento e a pausa da IA estão no artigo Conversas de WhatsApp: arquivar, etiquetas e o que acontece quando você responde pelo celular.
Mandar um arquivo
- Se quiser uma legenda, escreva o texto no campo de resposta antes.
- Clique em Anexar, com o ícone de clipe, na barra embaixo do campo.
- Escolha o arquivo no computador. Ele sai na hora, com o texto do campo como legenda, e o botão mostra Enviando... até terminar.
O arquivo sai pelo mesmo número por onde a conversa corre. Na conversa, o envio aparece como uma linha com a legenda ou, sem legenda, com o nome do arquivo.
O que você pode mandar
| Tipo | O que o cliente recebe |
|---|---|
| Foto | A imagem, como se você a tivesse mandado pelo celular. |
| Vídeo | O vídeo, com o botão de tocar. |
| Áudio | Um áudio para ouvir. |
| Documento (PDF, Word, Excel, PowerPoint, TXT, ZIP e outros) | Um arquivo para baixar, com o nome que ele tem no seu computador. |
O nome do arquivo importa. É ele que o cliente vê, e é por ele que a pessoa vai procurar o arquivo no telefone daqui a um mês. Um arquivo chamado “Proposta Comercial Loja Centro.pdf” se acha; um chamado “doc_final_v3.pdf” não.
Os limites
| Limite | Por quê |
|---|---|
| 16 MB por arquivo | É o limite do Hub, igual ao que o WhatsApp aplica a vídeos e áudios. Acima disso, o Hub recusa antes de enviar. |
| Espaço do plano | Cada arquivo enviado fica guardado no Hub e ocupa o armazenamento da organização. O quanto cabe está em Configurações › Faturamento › Meu plano. |
| Mensagens do plano | Cada envio conta como uma mensagem de WhatsApp no limite do mês. |
| Um arquivo por envio | Para mandar três fotos, são três envios. Assim cada uma tem a legenda dela, e uma que falha não derruba as outras. |
Se o envio falhar
O arquivo não aparece na conversa. A ordem é: o Hub guarda o arquivo, tenta enviar e só escreve a linha na conversa depois que o WhatsApp aceitou o envio. Se falhar, você vê o aviso do erro, e a conversa continua sem a linha.
A razão é prática. Um arquivo que aparece na conversa mas nunca chegou ao cliente é pior do que um erro: você segue achando que a pessoa já leu a proposta, e ela está esperando.
Quando o envio é recusado
| O aviso diz | O que fazer |
|---|---|
| “Arquivo acima de 16 MB. O WhatsApp não aceita.” | Comprima o arquivo ou mande um link. |
| “O plano chegou ao limite de mensagens de WhatsApp deste mês.” | Veja o limite em Configurações › Faturamento › Meu plano. |
| “Não enviado: a organização só responde pelo número por QR; para iniciar, use o número oficial.” | O número da conversa está ligado por QR, e o contato nunca escreveu para ele (ou a mensagem dele foi apagada). O arquivo sai depois que o contato escrever. Veja o artigo Número ligado por QR: a sua empresa responde a quem já escreveu. |
| “A janela de 24 horas fechou...” | Só no número oficial: passadas 24 horas da última mensagem do cliente, só sai um modelo aprovado. Use Enviar modelo, no alto da conversa. Quando o cliente responder, o arquivo volta a sair. |
| “Falha ao enviar pelo WhatsApp. Confira se o número está conectado.” | O número pode ter caído. Veja como religar no artigo Usar o WhatsApp no Sonarview Hub: conectar o número, acompanhar conversas e ligar o agente de IA. |
Se o armazenamento do plano estiver cheio, o arquivo também não sai. Veja o espaço em Configurações › Faturamento › Meu plano.
Vídeo, localização, contato e enquete: o que aparece na conversa
Quando o cliente manda alguma coisa que não é texto nem foto, a conversa mostra uma linha dizendo o que chegou.
| O que o cliente mandou | O que você vê na conversa |
|---|---|
| Vídeo | A legenda do vídeo, se ele tiver uma. Sem legenda, aparece “[vídeo recebido]”. |
| Localização | O nome do lugar e as coordenadas, por exemplo “[localização: Praça da Sé (-23.55000, -46.63400)]”. A localização ao vivo vem marcada como tal. |
| Cartão de contato | O nome e o telefone de quem foi indicado, por exemplo “[contato: Maria, +55 41 99999-0000]”. Se vierem vários de uma vez, aparecem os dez primeiros e a conta do resto. |
| Enquete | A pergunta e as opções, por exemplo “[enquete: Qual dia? (Terça · Quinta)]”. |
| Algo que o Hub ainda não sabe mostrar | Uma linha dizendo o tipo. Você vê que a pessoa mandou alguma coisa e pode perguntar a ela. |
O vídeo em si não fica guardado na conversa, e isso é de propósito: um vídeo de WhatsApp costuma ter dezenas de megabytes. Fica o registro de que ele chegou, com a legenda. Para assistir, abra a conversa no WhatsApp do celular.
O aviso de que uma mensagem foi apagada ou editada pela pessoa não vira linha: ele não é uma mensagem, e mostrar esse aviso na conversa encheria a tela de linhas vazias.
Ver as fotos e abrir os documentos da conversa
A foto aparece dentro da mensagem. Clique nela para abrir em tamanho grande, em uma aba nova. O vídeo tem um player para assistir ali mesmo. O documento aparece como Baixar o documento: o arquivo vai para o seu computador e você o abre no programa de costume.
Isso vale para o que o cliente manda e para o que a sua equipe manda pelo celular. Documentos recebidos de até 20 MB ficam guardados; acima disso, a conversa mostra só o nome do arquivo.
Por que o documento baixa em vez de abrir na tela? Porque o arquivo vem de quem mandou, e o Hub não abre dentro do sistema um arquivo de terceiros. Baixar é o jeito seguro.
A mensagem diz “Arquivo indisponível”. O Hub guardou só o texto daquela mensagem. Acontece com as mensagens que vieram do histórico do celular, quando o número foi ligado, e com fotos e documentos recebidos antes de 30/09/2026. Para ver o arquivo, abra a conversa no WhatsApp do celular.
Foto e arquivo entram mesmo quando a IA não os lê
Quem administra a conta escolhe se a IA interpreta as fotos e os documentos que chegam, em Configurações › WhatsApp › Como a inteligência conversa, no bloco Filtro de Mídias (chaves Processar imagens e Processar documentos). As duas vêm desligadas, porque interpretar imagem consome créditos de IA.
Ligada ou desligada, a mensagem entra na conversa. Com a chave desligada, a IA não lê o arquivo e o cliente recebe o aviso de que ele não pôde ser lido automaticamente (o texto se ajusta no campo Mensagem quando mídia é ignorada). No número de uma pessoa com a IA desligada, esse aviso não sai.
Perguntas que aparecem sempre
Mandei um arquivo e o cliente diz que não recebeu. Confira se ele aparece na conversa. Se não aparece, o envio falhou e nada foi mandado. Se aparece, o WhatsApp aceitou o envio: peça para a pessoa procurar na conversa do telefone dela, porque arquivos grandes às vezes ficam para baixar depois.
Posso mandar arquivo pelo número oficial e pelo número ligado por QR? Pode, nos dois, e a tela é a mesma. Pelo número por QR, só para quem já escreveu para aquele número. Pelo oficial, dentro da janela de 24 horas.
Resumo rápido
- Anexar, na barra embaixo do campo de resposta, manda foto, vídeo, áudio e documento de até 16 MB, na hora. A foto recebida aparece na mensagem, o vídeo toca ali mesmo, e o documento sai em Baixar o documento.
- Se o envio falhar, nada aparece na conversa. Um arquivo que consta na conversa é um arquivo que saiu.
- Pelo número ligado por QR, mensagem e arquivo só saem para quem já escreveu para aquele número.