Quando os documentos já estão organizados em pastas no computador (por exemplo, uma pasta de due diligence com subpastas por assunto), dá para enviá-la de uma vez, sem refazer a organização.
Passo a passo
- Escolha a pasta. Clique em Enviar pasta, no alto, e escolha a pasta no computador. O navegador pode pedir que você confirme o envio dos arquivos. Ou arraste a pasta do computador direto sobre uma pasta da árvore ou da lista. Se a pasta arrastada for grande demais (mais de 500 arquivos ou mais de 8 níveis de subpastas), a tela avisa, e o que ficou de fora vai em um segundo envio. Os limites estão no fim desta página.
- Confira o destino. A janela Enviar a pasta mostra em Para onde vai a pasta em que você estava (na página inicial do Data Room, você escolhe). Troque, se quiser, por qualquer categoria ou subpasta.
- Escolha a sociedade. Sociedade dos documentos vale para todos os arquivos do envio. Se ainda não sabe, deixe em Escolher depois.
- Decida sobre a pasta de cima. Com a chave Criar a pasta “nome” no destino ligada, o Data Room cria uma pasta com o nome da pasta enviada e põe as subpastas dentro dela. Desligada, as subpastas entram direto no destino.
- Revise a tabela. Cada arquivo ocupa uma linha, com o lugar onde vai ficar, o nome do arquivo e quatro campos já sugeridos: Título, Tipo, Assunto e Etiquetas. Um arquivo acima de 25 MB aparece marcado como “fica de fora” e não é enviado. Mude o que quiser, linha a linha. Em Para todos, um assunto ou uma etiqueta escolhidos ali vão para todas as linhas de uma vez. Se a pasta de destino tem uma classificação padrão, o assunto e as etiquetas dela entram onde a sugestão ficou vazia.
- Envie. O botão Enviar mostra quantos arquivos vão. Nada é gravado antes desse clique. Os arquivos sobem um por vez, e a janela mostra o andamento de cada um.
- Abra a pasta. No fim, a janela diz quantos ficaram prontos e quantos tiveram problema, com o motivo. Abrir a pasta leva você direto à pasta que acabou de ser enviada.
As subpastas do computador viram subpastas do Data Room, com os mesmos nomes. Se já existe, no mesmo lugar, uma pasta com o mesmo nome, os arquivos entram nela, sem criar uma segunda.
O que fica pendente
Um arquivo sem sociedade, sem assunto ou sem etiqueta sobe do mesmo jeito, marcado como . Um arquivo que fica sem tipo entra com o tipo . Antes do envio, a janela avisa quantos arquivos estão com algum desses campos em branco. Depois, você completa em ou pelo selo na lista.